De spin in het web
Voor roostermakers zijn de komende maanden de drukste van het jaar. Rond de jaarwisseling wordt een nieuw roosterproject opgestart. Iedereen in ons vak is druk bezig met het vullen van het portal: lessentabellen, prognoses, verwachte groepen en natuurlijk formatie en lessenverdeling. Het Zermelo portaljargon vliegt je om de oren! Nu ook de nieuwe brugklasinschrijvingen bekend zijn, begint het plaatje steeds duidelijker te worden van hoeveel lessen er gegeven moeten worden én wie ze gaat geven.
Het blijft een grote uitdaging om dit hele proces te organiseren en overzichtelijk te houden. Het laatste wat je wilt, is dat alle belanghebbenden op hun eigen eiland zitten te werken en dat informatie te laat, dan wel onvolledig in het portal terecht komt. Kortom: een goede taakverdeling, workflow én methode om informatie te delen zijn onontbeerlijk! We praten met Maartje Marinus, coördinerend roostermaker van VOBO Scholen in Best en Oirschot, over de roostervoorbereiding. Hoe pakken zij dit aan en houden ze de chaos buiten de deur tijdens de belangrijkste periode van het roosterproces?
“Als coördinerend roostermaker ben ik de spin in het web, hoewel het soms ook lijkt op een duizendpoot die overal aan lijntjes trekt om informatie in te winnen. Het invoeren van de informatie in het portal gebeurt eigenlijk centraal door mij, maar we hebben een paar belangrijke plaatsen om alles te bundelen zodat de gegevens makkelijk doorzoekbaar zijn. We maken vooral gebruik van twee gedeelde Excel-bestanden. Met één van deze bestanden houden we bijvoorbeeld de instromers in de gaten. Buiten de nieuwe brugklassen komen er natuurlijk ook leerlingen binnen in de hogere afdelingen. Die aanmeldingen kunnen op allerlei plaatsen binnen komen, bijvoorbeeld bij leerlingcoördinatoren. Daarom is het heel belangrijk dat iedereen nieuwe instromers op een uniforme manier kan invoeren. Alle informatie komt netjes in dit excel-bestand terecht. Bijvoorbeeld of leerlingen een plaatsingsplicht meenemen of wat de gewenste vakkenpakketten zijn. Zo heeft iedereen dezelfde, altijd actuele, informatie en voorkomen we dat we over verschillende situaties praten. Aan de ene kant hebben we dat document gemaakt om de nieuwkomers bij te houden, maar ook om latere veranderingen in de gaten te hebben. Het overzicht raakt anders zoek, maar dankzij dit bestand weten we alles.”
Er zijn veel factoren die meespelen voor het komende basisrooster, zoals leerlingaantallen, omvang en aantal geplande lesgroepen. Hoe regelt VOBO dat? Is er een roosterbeleidsdocument?
“Daarvoor hebben we een ander Excel-document, wat wij ‘Roostercommunicatie’ noemen. Dit is gedeeld tussen de roostermakers en teamleiders. Alleen de mensen die er echt iets in moeten kunnen wijzigen, hebben bewerkrechten. In de Roostercommunicatie verwerken we allerlei informatie over ons rooster: alles over roosterwensen, vergaderingen die gepland moeten worden, medische eisen voor werkduur of lokaalinrichting, voorkeuren voor blokuren of losse uren per vak en docent, specifieke lessenverdelingen en lokaalverdeling. Ook over de leerlingrandvoorwaarden noteren we hier alles: voorwaarden voor weekspreiding, tussenuren enzovoorts. Alles is netjes geordend in tabbladen zodat het een makkelijk te doorzoeken levend naslagdocument is. Eigenlijk is het een soort roosterbeleidsdocument, alleen niet statisch. In een aparte kolom wordt aangegeven of de informatie al verwerkt is, bijvoorbeeld als randvoorwaarde in Zermelo. Het is ontzettend fijn dat je op deze manier niet afhankelijk bent van email. Als je al deze informatie had moeten inwinnen en updateten via email, was je het spoor al snel bijster geweest.”
Een niet-statisch document moet natuurlijk geregeld aangepast worden als er grote veranderingen zijn die voor het nieuwe schooljaar gelden! Hoe werkt dat?
“Op het moment dat ik een nieuw roosterproject aanmaak, kopieer ik het Roostercommunicatie-bestand en maak ik ook daar een versie van het nieuwe schooljaar voor aan. Voor een groot deel kan dat bestand hetzelfde blijven, net als bij een roosterproject van Zermelo. Gedurende de roostervoorbereiding gaan we de informatie dan aanpassen waar dat nodig is. Daar is bij ons wel wat haast mee geboden omdat onze docenten vóór 1 juni te horen moeten krijgen wat hun vrije dagen gaan worden. Er moet dus al snel geroosterd kunnen worden en daarom zijn we er vrij scherp op dat alles op tijd en correct staat ingevuld in de Roostercommunicatie.”
Een flinke uitdaging elk jaar opnieuw, maar een goede voorbereiding is het halve werk! We wensen Maartje en alle andere roostermakers (en roostervoorbereiders) succes dit roosterseizoen!
