Een lang gekoesterde en zeer belangrijke ontwikkelwens is vanaf heden in vervulling gegaan; het verwijderen van gebruikers en roosterprojecten. Een belangrijke stap in de veiligheid van persoonsgegevens. Uiteraard zijn de gegevens die u ingeeft in uw portal veilig, maar onnodige gegevens horen hier niet thuis. Met deze nieuwe functionaliteit heeft u zelf volledige controle over het bewaren van uw data in uw portal om zo te voldoen aan de AVG-wetgeving.

Verwijderen = weg

U kunt nu gebruikers die niet meer aan een actief roosterproject gekoppeld zijn verwijderen. Houdt u er rekening mee dat verwijderen definitief is en dus onomkeerbaar. Deze mogelijkheid is er voor zowel leerlingen, werknemers als ouders. Ook het verwijderen van gearchiveerde roosterprojecten is nu mogelijk.

Projecten verwijderen

Om een roosterproject te verwijderen, moet het project minimaal een week gearchiveerd zijn. Dit om te voorkomen dat u per ongeluk een project verwijdert.

U kunt dit zien in het scherm Roosterprojecten als u filtert in de kolom ‘Actief’. De tooltip toont het moment van archiveren.

Er is een uitzondering voor toekomstige projecten. Deze moeten minimaal 30 minuten gearchiveerd zijn. Zo kunt u een foutief aangemaakt project toch snel verwijderen om een nieuw project voor dat schooljaar aan te maken.

Gebruikers verwijderen

Leerlingen, werknemers en ouders kunt u handmatig of in bulk verwijderen. De optie om te archiveren blijft uiteraard ook beschikbaar. Gebruikers die u heeft gearchiveerd zijn niet meer standaard zichtbaar, maar op de achtergrond nog wel aanwezig. Gebruikers die u verwijdert zijn echt weg.  

Om een gebruiker te verwijderen gaat u naar Beheer > Gebruikers toe en selecteert u de betreffende gebruiker. Via Verwijderen > Verwijderen uit roosterprojecten verwijdert u de gebruiker. Deze optie is ook in bulk uit te voeren.

Verwijdervoorstel

Via Beheer > Gebruikers > Verwijderen > Verwijdervoorstel krijgt u een voorstel van de software welke gebruikers u kunt verwijderen. U ziet alleen gebruikers die:

• Niet deelnemen aan een actief roosterproject

• Niet deelnemen aan een gearchiveerd roosterproject

U bepaalt vervolgens zelf welke van deze gebruikers u wilt verwijderen.

Het verwijderen van gebruikers is ook toegevoegd op de handleidingpagina gebruikers toevoegen en verwijderen

Bewaartermijn instellen roosterprojecten

U kunt zelf bepalen welke roosterprojecten u wilt verwijderen, maar de software kan u ook verwijdervoorstellen geven. In het Admin-paneel vindt u een nieuw kopje ‘Privacy en AVG’. Hier kunt u een bewaartermijn instellen in jaren. Standaard staat deze termijn op 7 jaar ingesteld. De ingestelde bewaartermijn heeft invloed op het verwijdervoorstel dat het portal u kan geven.

Let op: ook als de bewaartermijn niet verstreken is, kunnen projecten verwijderd worden.

Archiveer- en verwijdervoorstellen

In het scherm Beheer > Roosterprojecten vindt u de nieuwe opties ‘Archiveervoorstel’ en ‘Verwijdervoorstel’. Deze helpen u om oude projecten netjes op te ruimen:

• Projecten komen in het archiveervoorstel naar voren zodra het project is afgelopen.
  Gearchiveerde projecten kunt u, indien gewenst, altijd weer actief maken om de inhoud weer te bekijken.

• Projecten komen in het verwijdervoorstel als het project is afgelopen én de ingestelde bewaartermijn is verstreken.

Waarschuwing voor nevencontracten

Als u een project wilt verwijderen kunt u een waarschuwing krijgen over werknemer met nevencontracten. Als u het project met het hoofdcontract van die werknemer verwijdert, verliest u formatiegegevens.
Wij raden u sterk aan éérst een ander hoofdcontract aan te wijzen alvorens u het project met het hoofdcontract verwijdert.