Schakelen met AFAS

Dat Zermelo gekoppeld kan worden met een aantal externe pakketten is vast bekend. Door de dynamische roosterkoppeling met Magister of Somtoday is het snel zichtbaar maken van roosters en roosterwijzigingen in die omgevingen eenvoudig. Somtoday en Zermelo kunnen bovendien samen allerlei gebruikersgegevens synchroon houden. Dat zijn slechts twee bekende voorbeelden. Sinds kort is er een nieuwe koppelmogelijkheid met AFAS. Een aantal scholen heeft hier succesvolle pilots mee gedraaid en de koppeling met AFAS is sindsdien een vaste mogelijkheid voor scholen die de Zermelo Formatielicentie hebben.

Pilot project

We praten met Jerry Nelemans, sinds drie jaar roostermaker van de Katholieke Scholengemeenschap Etten-Leur. KSE is één van de scholen waar de AFAS-koppeling als pilot project werd ingevoerd. Met zo’n 2500 leerlingen verdeeld over MAVO, HAVO en VWO zijn er de nodige afdelingen en stamklassen. Om in alle lessen en onderwijsondersteuning te voorzien kent de school rond de 240 personeelsaanstellingen. Een goede koppeling tussen roosterprogramma en HR-software is dus geen overbodige luxe! “Wij werken met maar één vestiging en voor ons was het echt heel handig,” aldus Jerry. “Ik durf te zeggen dat de koppeling voor nog grotere instellingen met meer vestigingen een nog veel grotere uitkomst is! Je kunt zo veel discussie over verschillen in gegevens tussen administratiesystemen voorkomen.”

De koppeling tussen AFAS en Zermelo slaat een brug tussen twee systemen die voor de school onmisbaar zijn: “In AFAS hebben we het salarisbeheer, alle verloven en aanstellingsdetails verwerkt. Delen van die informatie heb ik ook nodig in Zermelo, omdat naast het roosteren natuurlijk dáár de formatie plaatsvindt. Voordat we de AFAS-koppeling hadden wilde het wel eens gebeuren dat in AFAS en Zermelo toch verschillen opdoken in aanstellingen en andere informatie. Als je zulke verschillen tegenkwam was het altijd uitzoeken geblazen: welk systeem heeft het bij het rechte eind? Met de koppeling tussen AFAS en Zermelo ben je daar vanaf. De informatie spiegelt nu een stuk beter.”

“Over het traject om de koppeling te implementeren zijn we echt heel tevreden. Omdat het een pilot was, kregen we veel begeleiding. Met Dian Heerkens van Zermelo hebben we eerst de koppeling geactiveerd voor de testomgeving. De eerste lijst met verschillen tussen wat Zermelo wist en waar AFAS mee kwam heb ik samen met Dian doorgenomen. Daarin konden we al snel zien welke informatie goed door kwam en waar nog wat dingen glad gestreken moesten worden. Naderhand konden we met vragen altijd terecht bij Dian als begeleider van de pilot. Daar was ik echt wel blij mee!”

In de praktijk

“In het dagelijks werk is de koppeling eigenlijk heel eenvoudig te gebruiken. Je krijgt een overzicht van de informatie die in AFAS staat over een bepaalde medewerker en als er verschillen zijn met Zermelo kun je die rechttrekken. Bijvoorbeeld door een onbekende medewerker binnen te halen of aanstellingsdetails aan te passen. Dat levert voor de roostermaker ook een praktisch voordeel, buiten het feit dat de informatie altijd gelijk is. Het scheelt je namelijk klikwerk als er nieuwe docenten of aanstellingen aangemaakt moeten worden. Als de zaken aan de AFAS-kant goed worden ingevoerd dan zorgt de koppeling dat alles netjes wordt gesynchroniseerd met Zermelo. Geen extra klikwerk om gebruikers aan te maken of aanstellingen goed te zetten.”

“Dat levert overigens ook wel een nieuwe dimensie in de samenwerking op. Omdat de twee systemen nu gekoppeld zijn moet je als Zermelo- en AFAS-gebruikers wel wat nauwer samenwerken. Dan heb je het vooral over de snelheid waarmee informatie ingevoerd en geaccordeerd wordt. Stel dat er een nieuwe docent komt en dat je daar al mee wilt roosteren. Dan ben je voor de informatie afhankelijk van de informatie die over de AFAS-koppeling komt. Als die invoer eerst geaccordeerd moet worden zit iedereen daarop te wachten en kun je niet verder. Je moet je als administratie en roosterkamer dus wat meer bewust zijn van elkaars prioriteiten. Even de zaken met elkaar doorspreken zodat er wat vaart achter de essentiële dingen gezet kan worden. Dan komt alles in orde.”

“Buiten die prioriteiten in de samenwerking is er nog iets waar je bij moet nadenken als Zermelo-gebruiker: welke gegevens wíl je eigenlijk allemaal hebben? Zoals de koppeling werkt komen alle bij AFAS bekende mensen door met hun aanstellingen. Maar veel van die collega’s, ik noem maar een HR-medewerker, heb ik in Zermelo helemaal niet nodig. Ik moet vooral de medewerkers hebben waarmee geroosterd moet worden en die in de formatie opgenomen moeten worden. Je kunt die mensen wel negeren in de koppeling, zodat het systeem niet meer vraagt om ze te synchroniseren, maar dan ben je al een paar handelingen verder. Misschien kunnen we de doorvoer ook wel beperken aan de AFAS-kant. Dat willen we verder uitzoeken.”

“We hebben plannen om de koppeling in de toekomst breder in te zetten dan we nu doen. Voorlopig synchroniseren we alleen de gebruikers en de aanstellingen, zodat de juiste informatie doorkomt om formatie te doen met Zermelo. Maar natuurlijk tellen verloven ook mee, dus die willen we later ook gaan synchroniseren. Op die manier gaan we steeds meer informatie kloppend krijgen in beide systemen. Dat is voor de toekomst alleen maar goed!”