Tijdens het Zermelo Symposium op 12 maart 2025 hebben we verschillende keuzeworkshops aangeboden. Van enkele presentaties publiceren we een korte samenvatting. Op deze pagina vindt u de belangrijkste punten van de workshop Word een dagroosterexpert in 45 minuten!

1.Het opstarten van de dagroostermodule

Dit kan op 3 manieren:

• via onderhoud → dagroosteren

• via roosteropties (snelkoppeling)

• via de toets F5

2.  Informatie over de vervangselector

Wie is de meest geschikte vervanger? Als u een les heeft geselecteerd die vervangen moet worden, dan kunt u in de vervangselector zien wie er een geschikte vervanger is. U kunt naar verschillende criteria kijken:

• Wie is volgens Zermelo de meest geschikte persoon? (inzetbelet; nummer 1 in de afbeelding: het laagste getal geeft de meest geschikte persoon weer)

• Dezelfde sectie, nummer 2 in de afbeelding; voor bijvoorbeeld een LO les kunt u iemand uit dezelfde sectie kiezen

• Heeft iemand nog wel ruimte om te vervangen? U kijkt hierbij naar het verschil tussen vervangquotum (=aantal lessen dat iemand kan vervangen) en vervanggeschiedenis (=aantal lessen dat diegene al vervangen heeft); nummer 3 in de afbeelding.

3. Vervangers uitschakelen

Standaard wordt een docent met lesuitval aangemerkt als potentiële invaller. Maar wat als het schoolbeleid anders bepaalt? Dan kunt u dit uitschakelen. Ga hiervoor in de vervangselector naar opties → instellingen → <H> en zet deze op 0 ipv 1.

4. Lokalen kleuren in de vervangselector

Als u 2 vestigingen heeft, dan kunt u in de vervangselector in kaart brengen wie de pendelaars zijn. Dit kunt u gebruiken om bijvoorbeeld te voorkomen dat een pendelaar op de vestiging waar die op dat moment niet is, een vervanguur krijgt. Ga hiervoor naar vervangselector → kleuren en kleurbepalers → kleuren.... Kies voor de regel <lokaal> en gebruik het kleurenpalet om te kleuren. 

Terug in de vervangselector klikt u op kleuren en kleurbepalers → lokalen. Nu zijn de gekleurde lokalen zichtbaar. 

5.  Gegevens in de lokaalselector

In de lokaalselector kan het prettig zijn om meer informatie over een lokaal zichtbaar te hebben. Bijvoorbeeld de capaciteit van het lokaal, of welk vaklokaal het is.

A. Ga in de dagroostermodule naar weergave → celinhoud. Kies voor de regel: Vervangroosterscherm Breed: selectoren. Kies nu voor het domein <lokaal>. U kunt nu een regel toevoegen onder de bestaande regel en via het filter aan de rechterzijde Capaciteit selecteren. Deze wordt nu zichtbaar in de lokaalselector van de dagroostermodule.

B. Als u in de lokaalselector wilt instellen welk soort lokaal het is, dan gaat u eerst naar het lokaaldomein om een extra eigenschap toe te voegen. Ga in het hoofdscherm van de desktop naar projectbeheer → domeinen → lokaal. Maak een extra eigenschap aan via bewerken → extra eigenschap →  → en type achter NIEUW ==> Vaklokaal.

Vul vervolgens deze extra eigenschap met uw informatie. Terug in de dagroostermodule kunt u via stap 5A. de lokaalselector van een extra regel voorzien met de informatie over de vaklokalen.

Dit is dan het resultaat:

6. Gegevens in de klasselector

Soms is het handig om snel te weten wie de mentor is van een stamklas. U kunt dit dan opzoeken in uw portal, maar sneller is het om dit zichtbaar maken in de docentenselector. Daarvoor zult u eenmalig moeten instellen in het docentendomein wie de mentoren van de klassen zijn. 

A. Ga naar projectbeheer → domeinen → groep. Maak hier een extra eigenschap aan, zoals beschreven bij stap 5B boven. 

Vul nu de extra eigenschap <mentoren> met de afkortingen van de mentoren per klas.

B. Ga terug naar de dagroostermodule en ga naar weergave → celinhoud. Kies hier weer voor Vervangroosterscherm Breed: selectoren. Ga naar domein <groep>. Ook hier kan een 2e regel aan toegevoegd worden. Kies in het filter voor <mentoren>. Nu is er in de klasselector een extra regel, waarin de mentor van de groep te lezen is. In het voorbeeld hieronder zijn de eerste klassen voorzien van de mentor.

7. Gegevens in de docentselector

In de docentenselector is ook meer informatie weer te geven. Bijvoorbeeld wat de volledige naam van een docent is of in welk kernteam de docent zit.

A. Ga voor de volledige naam weer naar weergave → celinhoud en kies opnieuw voor Vervangroosterscherm Breed: selectoren. Ga nu naar domein <docent>. Maak een extra regel aan en kies in het filter voor Naam voluit. Terug in de dagroostermodule, ziet u nu bij de docentenselector de afkorting en daaronder de volledige naam.

B. Als u aan wilt geven in welk kernteam docenten zitten, gaat u naar het hoofdscherm van de desktop. Kies voor docenten → kernteams. Via opties → nieuw kernteam maakt u nieuwe kernteams aan. In het voorbeeld is gekozen voor onderbouw en bovenbouw:

Vervolgens klikt u op <Leerlingen> om de afdelingen te verdelen over de kernteams. Hierna klikt u op docenten om de docenten in de juiste kernteams te plaatsen. Het aantal lessen dat de docenten werkzaam zijn in de afdeling wordt getoond.

Als u nu teruggaat naar de dagroostermodule, dan klikt u in de docentselector op filter en kiest u voor kernteams. Er komt dan een klein dropdown scherm met de bestaande kernteams en daaruit kunt u kiezen. De docenten die bij dat kernteam horen, ziet u nu in de selector in beeld. Via docentselector → filter → Toon alle, zijn alle docenten weer in beeld.

8. Afwezige docenten

Als u snel in beeld wilt hebben welke docenten afwezig zijn, klikt u in de docentselector op filter → afwezige docenten. U kunt nu kiezen voor een bepaalde dag of alle dagen. Nu zijn de afwezige docenten van deze dag(en) in beeld.

9. Wisselen van tijdrastervariant

Er zijn diverse manieren om een les van tijdrastervariant te laten wisselen. 

• dit kan via Ctrl-L in het lesdomein, of via de 0 toets.

• daarnaast is er een optie die prettig is als er meerdere lessen van tijdrastervariant moeten wisselen. Ga naar gebied → lestijdvariant per les. Filter de juiste vestiging, afdeling en vak/dag. Door een andere variant aan te klikken, wisselt u van tijdrastervariant. Ook kan dit in bulkwijziging.

10. Meldingen uitschakelen

A. Lokaalbotsing uitschakelen: Als u niet steeds de melding wilt krijgen dat er botsende lokalen zijn, dan kunt u deze accepteren via <SHIFT L>. Ook kan dit via gebied → accepteer lokaalbotsing. De blauwe kleur verdwijnt nu uit uw lokaalselector.

B. Leerlingbotsing uitschakelen: als u een bewuste leerlingbotsing hebt in uw rooster en u wilt niet dat de klasselector donkerrood kleurt, dan kun u de botsing accepteren via de knop <X>. Ook kan dit via gebied → accepteer leerlingbotsing.

11. De absentie van een leerling blijft behouden

Als een leerling absent is gemeld, dan komt bij het activiteiten- en afwezigheidsscherm afsluiten, in het scherm van onnodige lesuitval, de melding dat deze leerling meedoet met de les. Het is dan aan u om de leerling absent te laten blijven. Eerder moest dit iedere keer opnieuw, als het activiteiten- en afwezigheidsscherm gesloten werd, met een grote kans dat dit 1 of meerdere keren vergeten werd, maar tegenwoordig blijft de absentie behouden na de eerste keer.

12. Gekoppelde lessen en 1 groep valt uit

Als je gekoppelde lessen hebt, bijvoorbeeld met 2 docenten, en 1 docent valt uit. Zermelo geeft dan aan dat de les voor beide groepen doorgaat met 1 docent. Dit is misschien niet wenselijk, u wilt 1 van de 2 lesgroepen laten uitvallen. Ga dan naar het activiteiten- en afwezigheidsscherm. Verwerk de absentie van 1 van de 2 docenten en laat de les doorgaan.

Vervolgens gaat u in hetzelfde activiteiten- en afwezigheidsscherm naar de lesgroepen en maakt u 1 van de 2 klassen of lesgroepen lesvrij.

U ziet nu in het synchronisatiescherm dat er leerlingen afwezig gemeld zijn, maar dat de les doorgaat. Dit accepteert u. Let op! Nu krijgt u de melding dat er onnodig absent gemelde leerlingen weer meedoen met de les. Zorg dat deze absent gemeld blijven!

Als u dan weer in de dagroostermodule kijkt, ziet u dat weliswaar de lessen zijn blijven staan, maar als u via <SHIFT A> de leerlingdeelname ziet, dan ziet u dat alle leerlingen van de ene klas zijn afgemeld. Dit is ook wat de leerlingen in de WebApp te zien krijgen.

13. Een activiteit inroosteren met een toetsgroepje

De leerlingraad vergadert op maandagmiddag lesuur 8 en 9 en dit moet in het rooster van de leerlingen komen. Hoe verwerkt u dit het snelst? Maak een toetsgroepje aan dat alle leerlingen bevat.

• Zorg ervoor dat het roosterbestand het roostertype <toetsrooster> erbij krijgt.

• Open de toetsroostermodule

• Maak een blanco toets aan

• klik met de rechtermuisknop in het vakje bij de kolom toetsgroepen en voeg een toetsgroep toe

• klik met de rechtermuisknop opnieuw in dit vakje en bewerk de toetsgroep

• selecteer per afdeling de leerlingen

• verwijder de toetsgroep weer

• ga nu naar de dagroostermodule en ga naar het activiteiten- en afwezighedenscherm

• maak een activiteit aan in een lokaal, of bij een docent, als er een docent is die aanwezig moet zijn

• selecteer nu aan de rechterzijde van je scherm om welke lesgroep het gaat door met de linkermuisknop in dit vakje te klikken. Alle lesgroepen openen nu, inclusief het zojuist aangemaakte toetsgroepje. Selecteer deze

• de activiteit staat nu ingeroosterd in je dagroostermodule bij de betreffende leerlingen.

14. Een deel van een groep heeft een toets.

Als een deel van een groep een toets heeft en de les gewoon doorgaat, dan ontstaat er een botsing op het moment dat u de toets roostert (zonder groepen vrij te maken). Deze botsing krijgt u het beste in beeld als u <SHIFT A> gebruikt.

<SHIFT A> kunt u zowel bij de toets als de les gebruiken om leerlingen af te melden. In het scherm Leerlingen afmelden kunt u klikken in de kolom Afgemeld? en de leerling wordt van de les of toets gehaald.

15. Meer informatie over toetsen en mondelingen in het dagrooster

In het dagrooster ziet u de toetsen van een klas of lesgroep staan. Om meer informatie hierover te zien te krijgen, hoeft u niet direct de toetsroostermodule op te starten. Klik op <W> en u ziet een overzicht van de toets die u heeft geselecteerd. Als u in dit scherm Weergave van toetsen binnen de dagroostermodule op Toon alle leerlingen klikt, dan ziet u ook alle leerlingen die bij de toets aanwezig moeten zijn.

Om direct naar de toetsroostermodule te gaan om deze geselecteerde toets te bewerken, bijvoorbeeld te voorzien van een andere surveillant of lokaal, hoeft u niet meer de dagroostermodule te verlaten en de toetsmodule te openen. Gebruik <T> en de geselecteerde toets kunt u bewerken in het scherm roosteren in tijd. Als u dit scherm sluit met het groene vinkje, bent u direct weer terug in de dagroostermodule.

Voor mondelingen geldt dit ook: via de knop <W> ziet u meer informatie over de mondelingen en welke leerlingen deelnemen. Via <SHIFT L> komt u in de mondelingenmodule in het scherm roosteren in tijd. Hier kunt u de mondelingen eventueel bewerken en via het groene vinkje komt u weer terug in de dagroostermodule.

16. Alle dagen en/of uren in beeld

Vind u het scherm te vol? Of passen de uren er niet lekker op? Dit is aan te passen!

Via weergave → dagroosterpositie kunt u kiezen voor de optie Dagen buiten. De uren worden nu meer gecomprimeerd weergegeven. U ziet nu dat alle dagen geselecteerd zijn. Aan de linkerzijde van het scherm staan de dagen onder elkaar en kunt u makkelijk van de ene naar de andere dag klikken. Als u een les naar een andere dag wilt verplaatsen, dan kunt u via weergave → dagpositie → dagen verticaal de lay-out weer aanpassen naar de standaard.

17. Informatie weergeven in het activiteiten- en afwezigheidsscherm

Open het activiteiten- en afwezigheidsscherm, ga naar weergave. Hier is de optie Kies extra lesinformatie. Hier kunt u extra informatie laten zien over de les (aanklikken in het filter aan de rechterzijde, nummer 1), eventueel kunt u hiervoor een extra regel aanmaken (nummer 2). In de kolom <Context> kunt u kiezen of dit voor docenten, lesgroepen of lokalen (nummer 3). 

Als u nu via weergave kiest voor Toon extra lesinformatie, dan is de lesinformatie zichtbaar.