Sinds november 2023 werkt u met hoofd- en nevencontracten voor medewerkers die aan meerdere projecten in hetzelfde portal verbonden zijn. De medewerker heeft zijn aanstellingen en verloven op het hoofdproject. Ook het Persoonlijk Budget of de Starterregeling regelt u op het hoofdcontract. Maar de medewerker wordt ook ingezet op het nevenproject.
De aanstellingen en verloven op het hoofdproject zorgen voor een aantal beschikbare uren. Een gedeelte van deze uren zijn bedoeld om ingezet te worden op een nevencontract. Het restant van de uren is bedoeld voor het hoofdcontract:
In dit artikel leggen wij u uit hoe u op de juiste wijze de inzet op het nevenproject verwerkt, zowel in planning als voor het onderhoud. We bespreken drie situaties:
Docent werkt op twee scholen
Docent gaat, naast zijn planningsinzet op een nevenproject, een vervanging doen op het nevenproject
Docent, met een planningsinzet op een nevenproject, gaat met zwangerschapsverlof
Wanneer u docenten deelt met andere scholen in uw portal is het zeer belangrijk dat zowel de formatiebeheerders als de roostermakers met elkaar afstemmen en samenwerken. De formatiebeheerder op het hoofdcontract ziet in het scherm Personeel > Formatie > Totaal de totale inzet, planning + onderhoud, van de docent over alle projecten, maar ook de totale inzet per project.
1. Docent werkt op twee scholen
Docent mnoo heeft een aanstelling van 0,75fte op De MAVO en wordt 0,25 fte daarvan ingezet op De HAVO. Dat betekent docent mnoo voor 0,25 * 1659 = 415 klu beschikbaar is voor De HAVO. Docent mnoo is dus 0,75 * 1659 - 415 = 829 klu beschikbaar voor De Mavo.
1.1 Inzet op nevenvestiging
Zowel de formatiebeheerder van het hoofdproject, De MAVO, als de formatiebeheerder van het nevenproject, De HAVO, kunnen de inzet op het nevencontract invoeren bij Personeel > Overzicht > Inzet vestigingen (details):
Zermelo berekende een Planning (fte) van 415 / 1659 = 0,2502 fte, maar de formatiebeheerder heeft er handmatig 0,2500 fte van gemaakt. Dat verschil komt doordat 0,25 * 1659 = 415 klu een afgerond aantal uren is.
In scherm Personeel > Formatie > Planning aanstellingen en verlof zien beide formatiebeheerders dit terug.
Vervolgens wordt er voor de beide projecten met de bijbehorende Projectinstellingen en Formatiefuncties voor de DESK, AST, ontwikkeltijd, beschikbare dagen en dagdelen, max. lessen enzovoorts gewerkt.
1.2 Persoonlijk Budget
De toepassing van het Persoonlijk budget regelt de formatiebeheerder van het hoofdproject. Het is wel mogelijk om les- en/of taakverlichting te verdelen over de projecten. De formatiebeheerders stemmen af hoeveel les- en taakverlichting op de verschillende projecten wordt toegekend. Zij maken daarvoor een handmatige aanpassing in het scherm Personeel > Formatie > Planning aanstellingen en verlof.
De formatiebeheerder van het hoofdproject kan de totale inzet van deze docent in de gaten houden zoals al eerder is genoemd in het scherm Personeel > Formatie > Totaal.
1.3 Formatiekaart
De docent krijgt op beide projecten een formatiekaart. Op de formatiekaart op het hoofdproject is duidelijk te zien dat er ook inzet is op een nevenproject.
1.4 Bekostiging
Wanneer u gebruik maak van de Budgetmodule in Zermelo en de bekostiging van de inzet op het nevenproject wordt ook gedaan door nevenproject, dan moet de formatiebeheerder van het hoofdproject dat invoeren bij Personeel > Financieel > Bekostiging inzet nevenvestigingen. Daarbij geeft de formatiebeheerder handmatig aan hoeveel klokuur en euro's er bekostigd worden door het nevenproject en bij welke geldstroom deze bekostiging hoort.
2. Docent gaat een vervanging doen op het nevenproject
Docent mnoo met een aanstelling van 0,75fte op De MAVO, het hoofdproject, en een inzet van 415 klu (0,25 fte) op De HAVO, het nevenproject, gaat een vervanging doen op De HAVO.
De formatiebeheerder van het nevenproject zet docent mnoo in als vervanger op de gebruikelijke wijze.
2.1 Bepalen omvang onderhoudsaanstelling
De onderhoudsaanstelling voert de formatiebeheerder van het hoofdproject in, maar de formatiebeheerder van het nevenproject bepaalt de omvang. Daarbij bepaalt de formatiebeheerder van het nevenproject of er ook AST en DESK moet worden toegekend, en zo ja hoeveel AST en DESK dat is.
Stel er hoeft geen AST of DESK te worden toegekend, dan voert de formatiebeheerder van het hoofdproject een onderhoudsaanstelling ter grote van 116 klu in, de vinkjes voor AST en DESK blijven uiteraard uit.
Stel er moet wel AST en DESK worden toegekend. In dat geval berekent de formatiebeheerder van nevencontract hoeveel dat is. Vervolgens geeft deze formatiebeheerder aan de formatiebeheerder van het hoofdproject door wat de omvang is van de totale onderhoudsaanstelling:
Totale onderhoudsaanstelling in klu = Aantal klu voor lessen/taken + Aantal klu AST + Aantal klu DESK
Voor de berekening van het aantal klu AST en aantal klu DESK kunnen de Projectinstellingen van het nevencontract gebruikt worden in combinatie met een verhoudingstabel:
De formatiebeheerder op het hoofdproject voert in dit geval een onderhoudsaanstelling is met een omvang van 134 klu. Maar ook nu worden er geen vinkjes gezet voor AST en DESK. U wilt immers geen AST en DESK in het onderhoud op het hoofdproject krijgen.
2.2 Inzet op nevenvesting
Zowel de formatiebeheerder van hoofdproject als de die van het nevenproject kunnen nu via Personeel > Overzicht > Inzet vestigingen (details) de juiste inzet op het nevenproject invoeren. De formatiebeheerder voert het Totaal (klu) in en Onderhoud (klu), Zermelo berekent Planning (klu).
De formatiebeheerder van het nevenproject voert bij Personeel > Formatie > Aanstellingen onderhoud het aantal klokuur voor AST en DESK.
2.3 Formatiekaart
Op de formatiekaart op het hoofdproject, De MAVO, ziet u dat er uren naar het nevenproject gaan. Op het nevencontract, De HAVO, ziet u de klokuren beschikbaar voor docent mnoo voor de vervanging.
2.4 Bekostiging
Ook nu geldt dat wanneer u gebruik maak van de Budgetmodule in Zermelo en de bekostiging van deze onderhoudsaanstelling voor de inzet op het nevenproject bij het nevenproject ligt, dan moet de formatiebeheerder van het hoofdproject dat invoeren bij Personeel > Financieel > Bekostiging inzet nevenvestigingen. Daarbij geeft de formatiebeheerder weer handmatig aan hoeveel klokuur en euro's er bekostigd worden door het nevenproject en bij welke geldstroom deze bekostiging hoort. In het scherm Personeel > Aanstellingen > Aanstellingen onderhoud ziet u wat de kosten zijn van deze aanstelling.
3. Docent gaat met zwangerschapsverlof
Docent mnoo met een aanstelling van 0,75fte op De MAVO, het hoofdproject, en een inzet van 415 klu (0,25 fte) op De HAVO, gaat gedurende jaar met zwangerschapsverlof. Deze medewerker is dus een bepaalde periode van het schooljaar niet inzetbaar op beide projecten.
3.1 Onderhoudsverlof op hoofdproject
De formatiebeheerder van het hoofdproject voert het zwangerschapsverlof als onderhoudsverlof in. Dit leidt tot een verminderde inzet van 453 klu. Ook in dit geval zet de formatiebeheerder geen vinkjes voor reductie AST en reductie DESK, zodat de reductie AST en reductie DESK niet berekend wordt over het gehele verlof op het hoofdproject.
3.2 Onderhoudsverlof op nevenproject
Een gedeelte van dit onderhoudsverlof vindt plaats op het nevenproject, daar is docent natuurlijk ook tijdelijk niet inzetbaar. U voert bij Personeel > Overzicht > Inzet vestigingen (details) bij Verlof onderhoud (klu) in de omvang van het verlof op het nevencontract. De berekening die daar bij hoort is:
( Planning (klu) op nevenproject / Totaal (klu) ) x verlofomvang (klu)
En voor deze situatie met docent mnoo:
( 415 / 1244 ) x 453 = 151 klu
met Totaal (klu) = 0,75 fte x 1659 = 1244 klu
3.3 Reductie van AST en DESK
De formatiebeheerders van het hoofdproject en nevenproject bepalen voor hun eigen project of er sprake is van een reductie van de AST en/of de DESK. In het scherm Personeel > Formatie > Verlof onderhoud voert u handmatig de reductie van AST en DESK in. U kunt voor de berekening van de omvang hiervan gebruik maken van de Projectinstellingen en een verhoudingstabel:
De beide projecten hebben andere Projectinstellingen voor de berekening van AST.
3.4 Vervanging
De formatiebeheerders van het hoofdproject en nevenproject regelen voor hun eigen project de vervanging van de lessen en taken van docent mnoo.
3.5 Formatiekaart
Op de formatiekaart van docent mnoo op het hoofdproject, De MAVO, ziet u dat er verlofuren naar het nevenproject gaan. Op de nevencontract, De HAVO, ziet u deze verlofuren terugkomen. Docent mnoo is 302 klokuren niet beschikbaar voor De MAVO en 151 klokuren niet beschikbaar voor De HAVO.