In dit artikel delen we de highlights van de workshop Formatie-update in vogelvlucht van het Formatie-event 2025.

Kleine verbeteringen

Takenverdeling: Modus plaatsen/bewerken

In het scherm Personeel > Takenverdeling > Takenverdeling is de modus plaatsen/bewerken verwijderd. Een taak toekennen, aanpassen of verwijderen doet u door de cel aan te klikken en te bewerken:

Leerlingtelling pakket + afd. % houdt ook rekening met verwachte instroom

Wanneer u met de leerlingtelling pakket + afd. % werkt in het Geplande groepen scherm, houdt de software nu ook rekening met de handmatig ingevoerde instroom bij Onderwijs > Afdelingen.

Aanpassing salarisschalen

De salarisverhoging van 1 januari 2025 is verwerkt in de salaristabellen in Zermelo. Denkt u er aan om te controleren of uw medewerkers in juiste schaal en trede zitten, vooral voor medewerkers in de schalen 5, 8 en 11. U kunt schaal en trede importeren bij Personeel > Financieel > Indicatie werkgeverskosten. Bij de Projectinstellingen geeft u aan welke salaristabel u wilt gebruiken.

Vermindering ontwikkeltijd bij onderhoudsverloven

Bij Personeel > Formatie > Verlof onderhoud is mogelijk om handmatig vermindering van de ontwikkeltijd in te voeren.

Dit is ook terug te zien op de formatiekaart van de medewerker.

Update verloven en afwezigheden

Incidentele verloven bundelen tot één onderhoudsverlof

De formatiebeheerder heeft nu meer inzicht in de (incidentele) afwezigheden. Zodra een incidentele afwezigheid leidt tot een langer durend onderhoudsverlof, kunnen de incidentele afwezigheden gebundeld worden zodat er één onderhoudsverlof aanwezig is.

Na bundeling zien we bij de Verloven:

Dit onderhoudsverlof is ook zichtbaar op de formatiekaart van de medewerker.

Onderhoudsverlof tonen op tabblad Afwezigheden

Een aangemaakt onderhoudsverlof kan in de eerste dagen/weken wellicht effect hebben op het dagrooster. Wanneer er nog geen vervanger is aangesteld, kan het verlof zichtbaar worden gemaakt bij de afwezigheden.

Dit doet u door een vinkje te plaatsen bij het aanmaken van een verlof (Tonen op tabblad Afwezigheden).

Bij Personeel > Afwezigheden is het verlof zichtbaar:

De (dag)roostermaker kan vervolgens een incidentele afwezigheid aanmaken zodat er in het dagrooster een vervanger kan worden ingeroosterd. Of de les komt te vervallen.

Eigen verloftypes toevoegen en koppelen aan bestaande categorie

Het is inmiddels mogelijk om eigen verloftypes aan te maken. Deze worden gekoppeld aan één van de bestaande categorieën. Op deze wijze kan bijvoorbeeld de term PB-basis of PB-aanvullend verlof vervangen worden. Het eigen verloftype wordt getoond op de formatiekaart van de medewerker. In onderstaande afbeelding zijn er drie eigen verloftypes aangemaakt: Snipperdag, Kleine BAPO en Grote BAPO. Ze worden gekoppeld aan PB-basis en PB-aanvullend verlof. 

Op de formatiekaart worden de eigen verloftypes getoond: 

AFAS-verlofsynchronisatie

De AFAS-koppeling van Zermelo is uitgebreid met een verlofsynchronisatie. Met deze uitbreiding is het mogelijk om naast persoonsgegevens, aanstellingen en formatieverdeling ook verzuim en verlof te synchroniseren. Een formatiespecialist van Zermelo verzorgt de implementatie.

Heeft u interesse in de AFAS-koppeling of heeft u al een AFAS-koppeling en wilt u deze uitbreiden met de verlofsynchronisatie? Mail naar formatie@zermelo.nl.

Bij Werken met AFAS-koppeling leest u meer over het gebruik van de AFAS-koppeling.

Projectinstelling: Is uit PB-basisrecht verlof sparen toegestaan?

In de CAO-VO is niet meer vastgelegd dat sparen een recht is. De school kan nu zelf per project instellen of de uren uit het PB-basisrecht gespaard mogen worden. Dat doet u bij de Projectinstellingen. Als sparen niet is toegestaan, worden niet opgenomen uren niet aan de spaarpot toegevoegd.

Beschikbaarheden en Roosterwensen

Wanneer een medewerker een planningsaanstelling van 0 fte heeft, hoort daar nu een beschikbaarheid van 5 dagen en 10 dagdelen bij. Dat was 0 dagen en 0 dagdelen en dat was erg onhandig voor de roostermaker bij het voorbereiden van het nieuwe rooster.

In het scherm van de Roosterwensen heeft Zermelo ook twee kolommen toegevoegd:

• Te plannen lessen

• Lessenverdeling in peilweek, inclusief vervanging

Dat betekent dat u beter zicht heeft op de verhouding tussen aantal te geven lessen en beschikbaarheid. In de kolom Plan.les staat het aantal lessen dat de medewerker zou moeten geven en de in de kolom Les peilw. staat het daadwerkelijke aantal voor de geselecteerde peilweek.

Nevencontracten

Wanneer u werkt met nevencontracten kunt u nu eenvoudig de bekostiging verdelen over het hoofdproject en nevenprojecten. Zermelo vult automatisch de klokuren aan inzet op het nevenproject in bij een nieuwe invoer in het scherm Personeel > Financieel > Bekostiging inzet nevenvestiging. Vervolgens kan Zermelo ook voor u de kosten in euro's overhevelen naar het nevenproject met de knop <Bereken bekostiging>.

Nevencontracten zijn nu ook te importeren. Daarvoor doorloopt u de volgende stappen:

1. Bij hoofdprojecten medewerkers selecteren en exporteren.

2. Bij nevenproject de export importeren.

3. Kolommen Hoofdvestiging en Hoofdteam > niet gebruiken.

4. De contracten worden nu als nevencontract aangemaakt.

Export voor Strategische Personeelsplanning in het Scenariomodel-VO van het VOION

Voor het maken van een strategische personeelsplanning kunt u gebruik maken van het Scenariomodel-VO van het VOION met behulp van de SPP-module. Het VOION maakt voor u een berekening voor de benodigde formatie voor de komende 10 jaar op basis van uw huidige formatie. Daarvoor importeert u formatiedata in het model. Deze formatiedata exporteert u eenvoudig uit Zermelo. Dat doet u via Koppelingen > Exports> Strategische Personeelsplanning.

Meer informatie hierover leest op onze handleiding.

Planningsaanstellingen in een nieuw project

Wanneer u een nieuw project voor het komende schooljaar aanmaakt, worden de planningsaanstellingen sinds de release november 2025 automatisch meegenomen op basis van onderstaand schema: 

Controleer zelf de juistheid van de gegevens, eventueel met behulp van de AFAS-koppeling.