Het maken van een basisrooster is een grote en complexe taak. Zeker als u voor de eerste keer zelf een basisrooster maakt, kunt u last hebben van alle keuzes die u moet maken. Op deze pagina geven we u wat (algemene) handvatten bij het maken van uw basisrooster.

Deze pagina bevat algemene adviezen. Iedere school is anders en niet alle adviezen kunnen op u van toepassing zijn. Denk goed na wat past bij uw school. Bij twijfel kunt u altijd contact opnemen met Zermelo voor advies.

Algemene tips

• Voordat u start met roosteren zorgt u dat uw randvoorwaarden een goede vertaling zijn van uw roosterbeleid. Uw randvoowaarden zijn een weergave van de eisen en wensen die u heeft voor uw rooster. Controleer dus ook alle randvoorwaarden die er nog in staan vanuit voorgaande jaren.

• Waar verwacht u pijnpunten? Door deze pijnpunten vooraf te analyseren en als eerste in te roosteren vergroot u de kans dat u een rooster krijgt zonder problemen. Heeft u bijvoorbeeld één biologielokaal én 40 lessen te geven, wat niet past? Of een docent met vijf klassen die slechts twee dagdelen beschikbaar is?

• Maak een proefrooster in een vroeg stadium. In een eerste versie van uw rooster ziet u goed waar de problemen zitten en of er toch een foutje in uw randvoorwaarden is geslopen.

Bepaal uw schooltype

Verschillende scholen vragen om verschillende roosterstrategieën. We maken op deze pagina onderscheid in drie schooltypes:

• VMBO basis/kader: onderwijs met relatief weinig keuzevakken en een groot praktijkonderdeel.
• MAVO/HAVO/VWO: onderwijs met relatief veel keuzevakken, waarbij de groepssamenstelling (gedeeltelijk) door de roostermaker bepaalt mag worden.
• Kleinschalig onderwijs: onderwijs waarbij u het rooster niet of slechts voor een klein deel met de automaten maakt.

VMBO basis/kader

1. De stamklassen. Wie deelt op uw school de stamklassen in? De school of het rooster (via de roostermaker)? Als de school dit bepaalt voert u de stamklasindelingen in bij Leerlingen > Groepsindelingen. U fixeert deze door de fixatiemodus aan te klikken en vervolgens de stamklas van de leerling aan te klikken. Als het rooster de stamklas bepaalt doet u hier verder niets en neemt u de stamklasindeling mee met clusteren. Dit leggen we uit in stap 3.

2. Het praktijkrooster. Een belangrijk deel van het rooster. Wie maakt het praktijkrooster? Is dat de praktijksectie of de roostermaker? Als de praktijksectie het rooster maakt, dan roostert u deze via de domeinen in en fixeert u deze lessen. Als de roostermaker dit mag doen heeft u meer vrijheid en gebruikt u combinatieblokken en/of telgroepen om het praktijkrooster erin te krijgen. Voor de roosterbaarheid adviseren we u wel met klem het volgende in acht te nemen: samen theorie is tegelijkertijd praktijk. 

Bij Roosteren > Structuur > Combinatieblokken bewerken richt u een combinatieblok in van praktijklessen die u tegelijkertijd wilt roosteren. In het voorbeeld hebben we de praktijklessen van b3/k3 gekoppeld in drie setjes. Twee blokken van 3 uur achter elkaar en één blok van 2 uur achter elkaar. De automaat heeft zo volledige vrijheid om de blokken neer te zetten waar ze handig zijn, maar roostert de lessen wel altijd tegelijkertijd. Als u de lessen voorziet van een lokaal en deze fixeert houdt de automaat hier ook rekening mee. Let u er bij het maken van de combinatieblokken wel op dat u de juiste docenten in het juiste blok zet, anders krijgt u blokuren die door verschillende docenten gegeven moeten worden. 

Als u niet vooraf wilt bepalen in welke volgorde u de lessen roostert, werkt u met telgroepen. Bij Roosteren > Randvoorwaarden > Telgroepen > Telgroepen maakt u een telgroep aan van uw praktijklessen en vult vervolgens bij Eigenschappen van Telgroep het aantal posities waarop de lessen moeten komen in. 

Als u tevreden bent over het praktijkrooster fixeert u het. Zo voorkomt u dat, bij later gebruik van de roosterautomaten, de praktijklessen verplaatst worden.

3. De AVO-vakken. Deze vakken wilt u rondom het praktijkrooster inroosteren. Controleer of u baat heeft bij een clusterschema. Dit kan bijvoorbeeld spelen als u enkele keuzevakken zoals nask of du heeft. Maak de clusterschema's bij Roosteren > Clusteren > Clusteren met Phoenix. Hoe u dit doet leggen we hier uit. Met het clusterschema deelt u de leerlingen zo efficient mogelijk in groepen in. Uw rooster wordt zo compacter. Bent u klaar met clusteren of heeft u geen vakken om te clusteren? Gebruik dan de automaten om te roosteren. U kunt de volledige afdelingen selecteren, uw praktijkrooster is immers al gefixeerd.

U begint met 'het moeilijkste'. Op de meeste scholen zijn dit de bovenbouw afdelingen. U kunt zelf testen of het voor u verstandiger is om alle bovenbouw afdelingen ineens te selecteren of per afdeling te werken. Selecteer afdelingen die veel gekoppelde lessen hebben altijd gelijktijdig. 

Het clusteren en roosteren kunt u ook met Atlas Nexus doen. Hoe u dit doet leggen we op de handleidingpagina's van Atlas Nexus uit, zie Roosteren met Atlas Nexus.

4. De lokalen. De lokalen die u op voorhand al weet (u heeft bijvoorbeeld maar één muzieklokaal), zet u voor het roosteren al op de lessen met een lokaalfix. De rest van uw lokalen roostert u met de lokalenautomaat. Dit leggen we verderop in dit artikel uit.

MAVO/HAVO/VWO

1. Clusterschema's. Na het ingeven van de gegevens en uw randvoorwaarden begint u met het clusteren van uw clusterafdelingen. Maak voor iedere clusterafdeling een eigen clusterschema. Binnen deze afdeling optimaliseert u de groepsindelingen en gelijktijdigheden. Een uitgebreid stappenplan over clusteren hebben we in een artikel voor u klaarstaan, zie  Stappenplan clusteren. Bundelen van afdelingen adviseren we alleen in situaties waarin het merendeel van de lessen gekoppeld is (u heeft bijvoorbeeld een gymnasium en een atheneum afdeling die wel alle lessen samen volgen). 
2. Beoordeel de volgorde waarin u gaat roosteren. U roostert altijd van moeilijk naar makkelijk. Wat voor u het moeilijkste is verschilt per school. Doorgaans is de afdeling met de grootste roosterbreedte (afkomstig uit het clusterschema) de moeilijkste afdeling. Sommige scholen weten van oudsher dat één bepaalde afdeling altijd lastig is. Ook kan een bepaalt vak (vaak lo) of een bepaalde docent als struikelblok ontstaan waardoor het raadzaam is om deze als eerste of één van de eersten in te roosteren. 
3. Rooster elke afdeling een keer apart in, via het roosterplan of gebruik de roosteranalyse. Zo krijgt u een beeld van de problemen die er per afdeling spelen. Ook heeft u kleine foutjes in uw gegevens en randvoorwaarden snel boven water. Controleer of u uw bij stap 2 bepaalde volgorde nog steeds klopt. Hoe u het roosterplan gebruikt leggen we uit op de handleidingpagina Werken met het Roosterplan.
4. Begin met roosteren. U begint met eventuele struikelblokken, vervolgens roostert u de moeilijkste afdeling en werkt zo richting de gemakkelijkste afdelingen. Het roosteren kunt u op twee manieren aanpakken.
   • Roosterplan. U begint met de moeilijkste afdeling (gebruik Roosterplan) of de moeilijkste bottleneck (bijvoorbeeld vak, docent, telgroep, gebruik Roosterplan+). Nadat u één afdeling met het roosterplan heeft geroosterd zet u deze afdeling neer. U gaat verder met een nieuwe afdeling waarvan u ook het roosterplan laat optimaliseren. De uitkomst zal anders zijn dan uw eerder gevonden rooster omdat er al een afdeling ingeroosterd staat. Zo gaat u door tot u alle afdelingen ingeroosterd heeft. Deze stap kunt u zowel lokaal als met Atlas uitvoeren.

• • Desktop automaat. U selecteert in het profiel Afdeling+ of Lesgroep+ de moeilijkste afdeling. Deze plaatst u met de plaatser. Als u tevreden bent laat u deze kort optimaliseren met de optimalisator. Vervolgens herhaalt u deze stappen met de volgende afdeling tot u alle afdeling erin heeft zitten. Als laatste selecteert u alle afdelingen tegelijkertijd en laat u de optimalisator lang draaien om het rooster te optimaliseren. Deze stap kunt u zowel lokaal als met Atlas uitvoeren. 

Verschil tussen roosterplan en desktop automaat U kiest zelf of u met het roosterplan, de desktop automaat of beiden werkt. Het roosterplan focust zich op de lessen van één afdeling waarbij hij de lessen van een andere afdeling niet mag verplaatsen. De desktop automaat focust zich op de lessen van één afdeling maar mag de lessen van een andere afdeling wel verplaatsen om het resultaat van de geselecteerde afdeling te verbeteren. Het roosterplan vervangt de lessen van andere afdelingen tijdelijk door blokkades. Deze methodiek zorgt ervoor dat het roosterplan meer mogelijkheden heeft binnen de geselecteerde afdeling. De desktop automaat kan de lessen niet verplaatsen naar, maar wel omwisselen met posities waar al een botsende les staat. Dit kan ook met lessen van een andere afdeling. Daarom heeft de desktop automaat meer mogelijkheden buiten de geselecteerde afdeling. U kiest zelf welke methode het beste bij uw specifieke situatie past.

Tip 1

Stuit u tussendoor op een probleem wat de roosterautomaat niet direct oplost? Ga eerst met dat probleem aan de slag alvorens u doorgaat met de volgende afdeling. Problemen waar de automaat bij een nagenoeg leeg rooster niet uitkomt worden zeker niet opgelost in een vol roosterbestand. 

Tip 2

Soms kan het aanpassen van de volgorde van de afdelingen invloed hebben op uw eindresultaat. Probeer dit gerust uit in meerdere versies. 

Tip 3

U kunt, nadat u een afdeling heeft geroosterd en voordat u begint aan een volgende afdeling, het clusterschema van de volgende afdeling kort optimaliseren. Zo houdt deze rekening met de lessen die al ingeroostert zijn. Voordeel hiervan is dat het rooster van de volgende afdeling iets beter kan passen omdat de groepen aangepast worden aan de lessen die al geroorsterd zijn. Nadeel is dat het niet meer het optimale clusterschema voor die specifieke afdeling is. U kiest zelf wat het beste bij uw specifieke situatie past. 

Het clusteren en roosteren kunt u ook met Atlas Nexus doen. Hoe u dit doet leggen we op dehandleidingpagina's van Atlas Nexus uit, zie Roosteren met Atlas Nexus.

Inroosteren van (zeer) kleinschalig onderwijs

Heeft u te maken met een onderwijsvorm waarbij uw rooster grotendeels voor u wordt bepaald of waar er bijzonder weinig mogelijkheden zijn? Dan wilt u waarschijnlijk uw rooster alleen maar invoeren. Dit doet u in de domeinen. Filter op de juiste klas/afdeling/docent en typ de dag en het uur in. Vervolgens fixeert u de lessen door de kolom Fixed te vullen.

Controleer bijzonderheden

Zoveel scholen, zoveel wensen. Hieronder noteren we een aantal situaties die vrijwel altijd invloed op het rooster hebben. We adviseren van tevoren goed na te denken welke invloed dit heeft op uw rooster en waar in het proces u dit inroostert.

• Keuzebanden / flexbanden. Mogen reguliere lessen wel/niet in de band staan? Is bekend op welke momenten deze banden moeten komen en welke groepen er tegelijkertijd aan deelnemen? 
• Leerlingen met maatwerkvakken. In welke mate krijgen deze leerlingen roostergarantie bij deze vakken?
• Gefixeerde lessen. Moeten deze zeker op deze positie of is bijvoorbeeld een gelijktijdigheid voldoende?
• Leerlingbotsingen. Verwacht u gebruik te moeten maken van stapellessen (leerling die twee of meer lessen tegelijkertijd op het rooster heeft). In hoeverre is dit acceptabel en bij welke lessen/leerlingen?
• Lokaalkrapte. Zijn er lokalen waarbij u krapte verwacht? Denk hierbij aan de lokalen van praktijkvakken (bwi, groen, muziek, lo, et cetera), maar ook bijvoorbeeld aan de theorielokalen. Als u 50 groepen hebt en slechts 45 theorielokalen is het wel wenselijk dat deze niet alle 50 tegelijkertijd een theorieles op het rooster krijgen.
• Onderwijskundige concepten. Zijn er onderwijskundige wensen die het rooster beinvloeden? Denk aan paralleliteitseisen (alle mentorlessen van de brugklas moeten op één moment) of bijvoorbeeld een zeer afwijkend blokuren patroon (alle blokuren zijn setjes van 2, maar bij één vak moeten het setjes van 3 zijn).
• Tijdvak 2. Zijn er verwachte wisselingen in latere tijdvakken waar we rekening mee moeten houden? 

Lokalen

Na het inroosteren van de lessen is het belangrijk dat uw lessen een lokaal krijgen toegewezen. Hierbij houdt u rekening met de eisen, wensen en beperkingen die de vakken, lokalen, groepen en docenten meebrengen. Deze heeft al eerder ingevoert bij Roosteren > Randvoorwaarden > Lokalen > Invoer lokaalwensen. U geeft uw lessen een lokaal geven met de lokaalautomaat (zie Automatisch lokalen roosteren) of doet dit handmatig ( Handmatig lokalen roosteren). De meeste scholen roosteren de lokalen eerst met de lokaalautomaat en voeren vervolgens handmatig nog enkele wijzigingen door.