Tijdens het Zermelo Symposium op 12 maart 2025 hebben we verschillende keuzeworkshops aangeboden. Van enkele presentaties publiceren we een korte samenvatting. Op deze pagina vindt u de belangrijkste punten van de workshop Verloven: van afwezigheid via incidenteel verlof naar onderhoud.

In november 2024 is de nieuwe pagina Verloven Incidenteel in de Zermelo Portal toegevoegd. Hierdoor is het gemakkelijker geworden om afwezigheden te laten controleren en beheren door de formatiebeheerder. 

Tijdens het symposium in 2025 hebben we de volgende onderwerpen toegelicht:

• Afwezigheid of verlof?

• Aanmaken nieuwe verloftypes en koppelen aan afwezigheidstypes

• Langdurig zieke werknemer; afwezigheid wordt ziekteverlof

• Compensatieverlof op de juiste manier verwerken bij afwezigheden

• Bijzonderheden afwezigheden en verlof bij inzet op nevencontracten

Afwezigheid of verlof?

Elke afwezigheidsmelding wordt direct zichtbaar bij Verloven Incidenteel (Personeel>Aanstellingen, tabblad Verloven Incidenteel) en kan daar bewerkt worden (aanpassen afwezigheidstype of aantal klokuren) of worden omgezet naar een Onderhoudsverlof. 

Zo kunt u een serie ziekmeldingen direct omzetten naar een langdurig ziekteverlof bij Verloven Onderhoud. Daardoor wordt dit verlof ook zichtbaar op de formatiekaart.

Een afwezigheid van het type PB-Basis of Compensatie kan nu ook worden omgezet naar een onderhoudsverlof, zodat de datum van de opgenomen dag ook zichtbaar is op de formatiekaart van de medewerker.

Alternatieve werkwijze: als u niet alle afwezigheden op de formatiekaart wilt hebben en de werknemer toch inzicht wilt geven op welke dagen zij afwezig zijn geweest, dan is het mogelijk om ze hiertoe het recht te geven bij Beheer>Schoolfuncties, tabblad Instellingen Gebruikers. Vink hier het recht "Eigen afwezigheden bekjiken" aan. De werknemer kan nu in de portal en in de WebApp de eigen afwezigheden zien.

Welke informatie u ziet bij Verloven Incidenteel hebben we beschreven op onze op onze handleiding..

Aanmaken nieuwe verloftypes en koppelen aan afwezigheidstypes

Het is nu mogelijk om eigen verloftypes en afwezigheidstypes aan te maken. Deze moeten gekoppeld worden aan een afwezigheidscategorie, zodat in de managementstatistiek de juiste categorie wordt gebruikt. Het is hierdoor dus ook mogelijk om binnen de categorie Persoonlijk Budget de verlof- en afwezigheidstypes anders te noemen, bijvoorbeeld IKB of Snipperdag. In de handleiding staat hier hoe je de nieuwe verlof- en afwezigheidstypes aanmaakt. 

Langdurig zieke werknemer: afwezigheid wordt ziekteverlof

Als een werknemer zich ziek meldt, zal dit vaak eerst door de dagroostermaker verwerkt worden bij Personeel>Afwezigheden. Als later blijkt dat de werknemer langdurig ziek zal blijven, zal door de formatiebeheerder een ziekteverlof worden aangemaakt. 

Door gebruikt te maken van het tabblad Verloven Incidenteel zijn de afwezigheden wegens ziekte gemakkelijk als bundel om te zetten naar een ziekteverlof.

De formatiebeheerder heeft nu een ziekteverlof dat als startdatum de eerste dag van ziekmelding heeft.

Door aan te vinken dat het ziekteverlof ook zichtbaar moet zijn bij afwezigheden is het voor de dagroostermaker ook zichtbaar dat de werknemer langdurig ziek is. 

De dagroostermaker kan, zolang de lessen van de langdurig zieke werknemer nog niet vervangen zijn in het basisrooster, bij Personeel>Afwezigheden zien dat er een ziekteverlof is aangemaakt.

Door dit aan te klikken wordt er alsnog een afwezigheid aangemaakt, die zichtbaar is in de Desktop voor het dagrooster, zodat de lessen incidenteel vervangen kunnen worden.

Compensatieverlof op de juiste manier inzetten bij afwezigheden

Het afwezigheidstype compensatie is door Zermelo gebouwd om opgebouwde meerwerkuren te kunnen opnemen. Een compensatieverlof dat bij Personeel>Afwezigheden of bij Verloven wordt ingevoerd wordt daarom automatisch verwerkt op de Formatiekaart.

Als de werknemer geen meerwerkuren heeft opgebouwd, leidt dit tot een negatief saldo meerwerk op de formatiekaart. Hier vindt u meer informatie over het gebruik van meerwerk binnen Zermelo.

Om een negatief saldo op de formatiekaart te voorkomen kan het aantal klokuren voor compensatieverlof handmatig op 0 worden gezet. Op de formatiekaart is het compensatieverlof nu niet meer zichtbaar. Vanaf het tabblad Verloven Incidenteel kan een (bundel) compensatie-afwezigheid worden omgezet naar een compensatie-verlof zodat de datum van het verlof zichtbaar wordt op de formatiekaart.

Bijzonderheden afwezigheden en verlof bij inzet op nevencontracten

Als in een Zermelo-portal meerdere scholen een eigen roosterproject hebben en een werknemer is werkzaam op 2 (of meer) scholen, dan krijgt de werknemer op 1 school een hoofdcontract. De inzet op de andere scholen levert een nevencontract op.

De school waar het hoofdcontract zich bevindt, beheert de totale aanstelling van de werknemer en het Persoonlijk Budget. Bij het invoeren van afwezigheden bij het hoofd- of nevencontract moet hiermee rekening gehouden worden. Als basis geldt: een afwezigheid of verlof dat bij 1 van de roosterprojecten wordt ingevoerd, is niet zichtbaar bij de afwezigheden van andere roosterprojecten. 

PB-basisverlof en Compensatieverlof (met klu): Alleen invoeren bij het roosterproject waar afwezigheid leidt tot lesuitval. Invoeren bij beide projecten leidt tot dubbele verwerking op de formatiekaart.

Andere afwezigheidstypen: Dit moet worden ingevoerd bij elk roosterproject waar het relevant is (waar lessen of andere activiteiten uitvallen). Deze meldingen zijn niet bij een andere roosterproject zichtbaar.

Neem gerust een kijkje bij ons artikel over de invloed van afwezigheden op de formatie.