Tijdens het Zermelo Symposium op 12 maart 2025 hebben we verschillende keuzeworkshops aangeboden. Van enkele presentaties publiceren we een korte samenvatting. Op deze pagina vindt u de belangrijkste punten van de workshop Tips en Trucs bij het Toetsroosteren.

In dit artikel laten we u verschillende handigheden zien die u in en rondom de toetsroostermodule kunt instellen of aanmaken om uw roosterproces te vergemakkelijken of verbeteren.

Docentfilters en lokalenfilters aanmaken

Docentverzameling met alle docenten die 1, 2 of 3 dagen werken

Ga naar het scherm Roosteren > Randvoorwaarden > Docenten > Randvoorwaarden verzameling docenten.

Ga vervolgens naar Verzamelingen > Algemeen en kies Nieuw.

Vul een naam in en vul het filter.

Plak de formule in de docentenverzameling en kies Berekenen.

Lokalenverzameling

Ga naar Projectbeheer > Domeinen > Lokset en kies Nieuw.
Geef het filter een naam bij Object, klik op Bewerk verzameling en selecteer de lokalen.

Toetsgroepen

Maak zelf een toetsgroep aan, die u kunt gebruiken in het dagrooster.

Maak een Blanco toets aan.
Gebruik de rechtermuisknop om een toetsgroep toe te voegen.

Gebruik de rechtermuisknop om de toetsgroep te bewerken.

Selecteer de leerlingen.
Verwijder de aangemaakte Blanco toets.
Ga naar Projectbeheer > Domeinen > Groep.
Klik #Toets aan om de toetsgroep te zien.

Bewerk de naam van de toetsgroep.

Deze toetsgroep kan nu worden gebruikt bij een activiteit tijdens het dagroosteren.

Tijdverlengers

Één toets voor zowel reguliere leerlingen als extra tijd leerlingen

Maak een toets aan met de toetsduur de tijd die de leerlingen met tijdverlenging hebben.

Knip de toets waar de extra tijd start.
Zet op het reguliere deel 1 lokaal en op het extra tijd deel 2 lokalen (een dummy lokaal als 2e)

Ga naar Opties > Verdelen over lokalen > Leerlingen individueel indelen.
Plaats de extra tijd leerlingen in het reguliere lokaal en de rest in het dummy lokaal.

De toets bestaat nu uit twee delen. 
Verwijder de toets in het dummy lokaal.

Leerlingen met botsende toetsen

Welke leerlingen botsen?

Ga naar Verdelen over dagen en geef de vakken latl en ges een hoger gewicht, bv 10.

Ga naar Overzicht per leerling en sorteer op gewicht. De leerlingen met gewicht 20 zijn de botsende leerlingen en staan bovenaan.

Toets Latijn voor deze leerlingen verplaatsen of verwijderen

Voeg een extra toetsgroep toe aan latl en een extra (fictief) lokaal.

Ga naar Opties > Verdelen over lokalen > Leerlingen individueel indelen.
Plaats de 3 leerlingen in het (fictieve) extra lokaal.

Er zijn nu 2 toetsen aangemaakt.

Voor de toets met de 3 leerlingen zijn er 2 opties:
- Verplaats de toets naar een ander moment
- Verwijder de toets

Surveillanceverdeling

Ga naar Onderhoud > Toetsrooster > Surveillance Verdeling.
Vul bij alle docenten een Voorgeschreven surveillance in:
- extra ingehuurde surveillanten 1000 (hierdoor komen ze bovenaan te staan)
- docenten met andere werkzaamheden 0 (bv mondelingen, practica)
- gebruik veelvouden van de toetsduur (bv 50, 100, etc).

Zet bij toetsen met zelfde lokaal en surveillant het surveillancegewicht op 0 bij de kortste toetsen.

Op onze handleiding leggen we u graag meer uit.

Toetsen publiceren naar het Portal

Verschillende fases bij het toetsroosteren (het basisrooster verandert voortdurend):

a. Toetsweek afknippen    

• Rooster meteen na het afknippen de lessen van de afdeling uit via Onderhoud > Groepen vrijmaken > #tts.

• Publiceer het rooster als basisrooster (nu zijn er nog geen roosteraanpassingen) via Publiceren > Roosterpublicatie.

• De lessen van de afdeling zijn niet meer zichtbaar.

b. De toetsen plannen en publiceren voor de leerlingen  

• Verwijder de lessen van de afdeling in het Zermelo Portal via: Roosters > Afspraken

Publiceer alleen de toetsen als basisrooster via: Publiceren > Roosterpublicatie

c. De toetsweek is af (surveillanten, lokalen, maatwerkleerlingen) en kan gepubliceerd worden

• Maak een export van het udmz-bestand via: Projectbeheer > Versiebeheer > Exporteren
  

• Knip de week af van het gewijzigde basisrooster als dagroosterbestand. Maak er een DT- bestand van via:
  Projectbeheer > Roostertype wijzigen

• Gebruik het opgeslagen umdz-bestand om de toetsen te importeren in het bestand Week 47 (DT) :
  Importeren > Secundaire gegevens > Toetsen en mondelingen

• Rooster de lessen van v6 op maandag t/m donderdag uit in Zermelo Desktop via:
  Onderhoud > Groepen vrijmaken > #tts

• Publiceer het rooster als basisrooster

Werk vanaf dit moment verder met de dagroostermodule. Rooster de lokalen en eventueel de docenten uit en los de problemen op.
Publiceer het rooster als dagrooster.

We vertellen u hier graag meer over op de handleidingpagina Publiceren van het rooster.