Wanneer u begint met het inrichten van het nieuwe schooljaar zijn er formatief een aantal stappen die u doorloopt. In dit artikel staan deze stappen met daaronder een aantal controle vragen die de formatiebeheerder samen met de roostermaker kan doorlopen. Wilt u meer informatie over het betreffende onderwerp klik dan op de link.

Stap 1: controle van het project

• Kunt u inloggen in het portal?

• Heeft u de schoolfunctie formatiebeheerder voor uw school?

• Is het nieuwe roosterproject voor het volgende schooljaar aangemaakt?

Stap 2: formatieparameters inrichten

In deze stap controleert u de basisinstellingen ten aanzien van de formatie. Denk hierbij aan de vertaling van uw schoolbeleid naar het portal.

• Komen de projectinstellingen overeen met het schoolbeleid?

• Zijn de taakgroepen, taken en geactiveerde taken opgeschoond en bijgewerkt?

Stap 3: onderwijsvraag bepalen

In deze stap bepaalt u wat de onderwijsvraag is die uw leerlingen hebben op basis van hun prognose en pakketkeuze. Ook de instellingen voor de verschillende afdelingen en de lessentabel zijn van invloed op de grootte van de onderwijsvraag.

• Is de standaardprognose voor leerlingen toegepast voor alle afdelingen?

• Zijn de afdelingsinstellingen bijgewerkt?

  • Hoeveel instroom wordt er verwacht?

  • Zijn er pakketdelen die standaard op zelfstudie moeten staan?

  • Is er een aangepaste splitsingsnorm?

  • Is er een aangepaste lesvergoeding?

• Is het keuze-aanbod per afdeling gecontroleerd en aangepast indien nodig?

  • Is er een aangepaste lesvergoeding?

• Is de lessentabel gecontroleerd en aangepast indien nodig?

• Zijn eventueel de vakkenpakketten voor de leerlingen verwerkt?

• Zijn de instellingen bij geplande groepen bijgewerkt?

  • Is bij elke regel voor een vak-op-afdeling een sectie ingevuld? Dit is input voor de inzetbalans.

  • Welke vakken zijn klassikaal?

  • Welke vakken zijn keuzevakken?

  • Zijn er afdelingskeuzelessen?

  • Zijn de vakkeuzelessen aangemaakt?

  • Is er een aangepaste splitsingsnorm bij specifieke groepen?

  • Op basis waarvan wordt de leerling telling voor het verwacht aantal leerlingen gedaan?

  • Zijn de verwachte groepen ook daadwerkelijk gepland?

• Zijn de instellingen bij geplande lessen bijgewerkt?

  • Zijn er koppelingen tussen groepen of lesuren?

  • Is er een aangepaste lessentabel voor lessen?

  • Wijkt het aantal docenten per les af van het standaard ingestelde?

  • Is er een aangepaste lesvergoeding?

• Wat is de totale onderwijsvraag per sectie? Dit kun je terugzien in de inzetbalans.

Stap 4: onderwijsaanbod bepalen

In deze stap gaat u de personele gegevens invoeren, bijwerken en verwerken. Dit alles bepaalt de inzetbaarheid van uw personeel.

• Zijn de contracten opgeschoond?

• Zijn de planningsaanstellingen geïmporteerd en bijgewerkt?

• Zijn de tijdelijke planningsuitbreidingen toegevoegd?

• Is eventueel de inzet op een nevenvestiging of nevencontract verwerkt?

• Is de toepassing van het persoonlijk budget per werknemer verwerkt?

• Zijn de planningsverloven toegevoegd en bijgewerkt?

• Is de startersregeling voor een startend docent aangemaakt?

• Zijn eventueel de grote taken toegekend?

• Zijn de bevoegdheden ingevoerd bij de docenten?

• Zijn de docenten in de juiste vaksecties geplaatst?

• Zijn de roosterwensen van docenten vastgelegd?

• Wat zijn de richtgetallen (formatie planningsoverzicht) bij de docenten voor de lesruimte en taakruimte?

Stap 5: onderwijsvraag en onderwijsaanbod matchen

In deze stap gaat u de formatie-inzet bepalen door middel van de sectieverdeling en lessenverdeling. Dit geeft input voor de formatiekaart van een werknemer.

• Is de lesinzet van docenten verdeeld over de secties? Dit is input voor de inzetbalans.

• Wat is de vacatureruimte of het overschot bij de verschillende secties?

• Zijn de lessen verdeeld over de docenten?

• Zijn de taken verdeeld over de docenten?

• Bekijk de formatiekaart van de werknemer. Maak hier eventueel een export van.

• Bekijk het formatie planningsoverzicht en finetune hier eventueel uw formatieplanning.
  

Bovenstaande stappen vormen de formatie-planning. Gedurende het schooljaar krijgt u hoogstwaarschijnlijk ook te maken met formatie-onderhoud. Hier leest u meer over het verschil tussen planning en onderhoud in het portal.