Samenvatting

Onderwijs op afstand heeft organisatorisch een nieuwe uitdaging: hoe organiseert u online contactmomenten tussen docenten en leerlingen? 

In dit scenario gaan we er vanuit dat u hetzelfde rooster houdt, maar minder lessen wilt geven:

• geen roosterwijzigingen nodig, uw bestaande rooster is het uitgangspunt
• een deel van de lessen gaat door, een deel van de lessen vervalt
• alleen als de leerling (online) wordt verwacht, staat de les in het rooster

We gaan uit van het reguliere basisrooster, zoals u deze had voor de corona-uitbraak. We gaan er vervolgens voor zorgen dat een leerling voor elk vak aan minder lessen gaat deelnemen dan normaal. Hierbij houden we het rooster exact gelijk, maar schrappen we een groot deel van de lessen. Dit doen we zo dat de leerlingen een rooster overhouden dat evenwichtig verdeeld is over de dagen zonder dat er al te veel lessen achter elkaar komen.

We doen dit door een speciale lesverzameling "onlinelessen" aan te maken van lessen die door moeten gaan. Op basis van deze verzameling maken we randvoorwaarden aan die ervoor zorgen dat deze lessen goed verdeeld worden. 

Download meest recente versie van de desktopsoftware

De speciale betekenis van de lesverzameling "onlinelessen" is in versie 20.04.5 (release 14 april 2020) van de desktop beschikbaar. De meest recente versie is te downloaden via de downloadpagina op onze handleiding. 

Het probleem

We willen het rooster hetzelfde houden maar een aantal lessen (bijvoorbeeld voor elk vak één les per klas/lesgroep) markeren. Dit moeten de lessen worden die de leerlingen gaan bijwonen.

Als we dat willekeurig doen krijgen we zo'n soort rooster:

De gemarkeerde lessen staan slecht verdeeld over de dagen en wellicht wil men ook niet te veel van deze lessen achter elkaar. Dat moet gerealiseerd worden door het onderling ruilen van lessen van dezelfde groep-vak-docent combinatie.

Stappenplan in het kort

We gaan een aantal stappen langs om het nieuwe rooster te maken. In het kort gaat dat als volgt:

1. We maken de lesverzameling "onlinelessen" aan waarin alle lessen zitten die door moeten gaan.
2. We voegen randvoorwaarden toe die gebruik maken van deze lesverzameling.
3. We optimaliseren het rooster 'zonder wijzigingen'.
4. We laten de lessen die niet door hoeven te gaan uitvallen en publiceren het nieuwe rooster.

Stap 1: Maak de lesverzameling "onlinelessen"

Maak een lesverzameling die voor elke groep-vak-combinatie zoveel lessen bevat als u wilt dat er gegeven zullen worden. Hiervoor geeft u eerst in het lesdomein aan welke lessen dit zijn door middel van een extra eigenschap. Dit doet u als volgt:

1. Ga naar Roosteren > Lessen > Overzicht
2. Ga naar Bewerken > Extra eigenschappen
3. Klik op <Nieuwe eigenschap>
4. Geef de eigenschap een naam, bijvoorbeeld "onlinelessen"
5. Klik op <OK>
6. Filter nu eerst op het tijdvak waarin het nieuwe rooster zal gelden
7. Het is handig om te sorteren op 'Vak' en daarna op 'Grp'
8. Typ "ja" bij elke les die door moet gaan (gebruik rechts-klik om deze waarde te kopiëren). U hoeft hierbij geen rekening te houden met het moment waarop de les in het rooster staat.

Nu kunt u de lesverzameling aanmaken. Dit doet u als volgt:

1. Ga naar Roosteren > Lessen > Lesverzamelingen
2. Klik op <Nieuw>
3. Kies voor Lesverzameling (dus géén telgroep)
4. Klik op <OK>
5. Voer de naam "onlinelessen" in (zonder aanhalingstekens)  U moet deze naam gebruiken anders werkt het vervolg van deze werkwijze niet.
6. Vul de volgende formule in: #Filter(onlinelessen,bevat,"ja")
7. Klik op <Bereken>
8. Maak van deze lesverzameling een masker.

Dit is het resultaat:

Tip

Als u na deze operatie in het lesdomein (in de roosterschermen via Structuur > Lesdomein) uw extra eigenschap aanpast, dan moet u de formule laten herberekenen door naar Structuur > Telgroepen en lesverzamelingen inrichten te gaan en op de groene vink te klikken. Als u het lesdomein aanpast buiten de roosterschermen hoeft dat niet.

Stap 2: Voer de randvoorwaarden in

Nu voert u bij de leerlingen in dat de spreiding over de week goed moet zijn, en dat er niet te veel lessen achter elkaar komen. Dit doet u als volgt:

1. Ga naar Randvoorwaarden > Leerlingen > Leerlingen (uitgebreid)
2. U voert eerst de randvoorwaarden in voor afdelingen die groepsgewijs strafpunten krijgen
3. Voer bij de eerste afdeling de randvoorwaarden in zoals in de afbeelding hieronder staan aangegeven:
4. Kopieer deze randvoorwaarden naar de andere groepsgewijze afdelingen. Dit doet u als volgt:
   1. Selecteer beide onlinelessen-randvoorwaarden om deze te kopiëren
   2. Ga naar Bewerken > Bulk kopieren/verwijderen
   3. Klik onder 'Voeg de geselecteerde 2 randvooraarden toe' de juiste afdelingen aan
   4. Klik op <OK>
5. Voeg nu bij de individuele afdelingen randvoorwaarden toe. Dit gaat op dezelfde manier als hierboven, maar geef nu minder strafpunten op (bijvoorbeeld 1.000 en 10.000 i.p.v. 10.000 en 100.000).

Hier ziet u dat deze randvoorwaarden strafpunten opleveren voor de willekeurige aangewezen lessen. De automaat zal proberen de strafpunten zo laag mogelijk te krijgen door lessen met dezelfde groep-vak-combinatie te gaan omwisselen. Hiermee blijft het rooster hetzelfde, maar worden voor de onlinelessen posities uitgekozen die het meest geschikt zijn.

Tip

Uw resultaat wordt waarschijnlijk beter als u andere randvoorwaarden dan deze afzwakt of verwijdert. Sla uw bestand op als een nieuwe versie!

Gebruik de equaliser

Het kan zijn dat u in uw basisrooster (onbedoeld) veel strafpunten bij docenten of onderwijskundig had staan. Als u niet wilt dat deze er nu uit geoptimaliseerd worden en het basisrooster dus echt niet mag worden aangepast kunt u ook de equaliser gebruiken 

Schuif eenvoudig alle strafpunten op 0, behalve de strafpunten bij "Leerlingen" en "Wijzigingen". 

De roosterautomaat zal dan deze strafpunten negeren en alleen focussen op de wijzigingen en de strafpunten van de leerlingen.

Stap 3: Roosteren

We gaan nu naar een roosterautomaat die optimaliseert met beperken van wijzigingen, bijvoorbeeld de Mathematicus. Doe dit als volgt:

1. Selecteer alle lessen
2. Zet de vinkjes bij 'Lessen optimaliseren' en 'Beperk wijzigingen' aan
   
3. Selecteer de Mathematicus
4. Klik op <Automaat starten>
5. Het scherm 'Wijzigingen Wizard voor Roosterautomaten' komt in beeld. Klik op <Volgende>

6. Nu voert u in dat u géén wijzigingen wilt ten opzichte van uw bestand:

   

7. Klik op <Voltooien>

Als u na een tijd de automaat afsluit kunt u het resultaat bekijken. U kunt de lessen als volgt een kleur geven:

1. Ga bijvoorbeeld naar het profiel Afdeling Pro
2. Klik met rechts in het rooster
3. Kies voor Kleuren op basis van > Verzamelingen lessen en "Telgroepen"
   
4. Selecteer de verzameling "onlinelessen" en klik een kleur aan het Zermelo Palet
5. Klik tot slot op het groene vinkje.

NOTA BENE 1: als uw rooster heel veel strafpunten bevat die door de automaat zónder dat u iets aanpast weggewerkt kunnen worden, zal hij toch wijzigingen gaan doorvoeren omdat dit meer verbeteringen oplevert dan de extra strafpunten vanwege de wijzigingen.

Stap 4: Laat de lessen die niet door hoeven te gaan uitvallen

Voor de publicatie van dit rooster kunt u nu op verschillende manieren te werk gaan. U kiest dus één van onderstaande methodes.

• ofwel u roostert de niet-onlinelessen gewoon uit. Filter in het lesdomein deze lessen (klik bij het filter op Lesverzameling, onlinelessen en de knop 'Niet') en klik met rechts op de kolomkop 'Uur' en 'Dag'.

• ofwel u schakelt alle lessen uit die niet in de verzameling onlinelessen zitten. Filter in het lesdomein deze lessen (klik bij het filter op Lesverzameling, onlinelessen en de knop 'Niet') en vul de kolom 'Verval' met een code gevolgd door een dubbele punt, bijvoorbeeld "uitval:"

• ofwel u maakt van alles lessen die niet in de verzameling onlinelessen zitten een groepskeuzeles. De andere blijven regulier en dus verplicht. De leerling blijft de andere optionele lessen nog zien in het Zermelo rooster en u kunt zelf beslissen wat u daarmee wilt doen.  Inschrijving dichtzetten, of misschien dat zwakke leerlingen extra aangemeld kunnen worden bij een les.

• ofwel u maakt juist eerst een groepskeuzeles van alle lessen in de verzameling onlinenalessen, daarna gebruikt u het scherm Voorinschrijvingen zoals beschreven op Hetzelfde rooster, kleinere groepen en u hevelt de inschrijvingen naar het Presentiedomein (zie aldaar). Wanneer u daarna alle lessen groepskeuzelessen maakt dan krijgt de leerling in het rooster te zien dat hij/zij ingeschreven is voor deze lessen.

  Als u slechts 1 les per lesgroep in de verzameling "onlinelessen" heeft, dan kunt u de leerlingen niet verdelen over de verschillende lessen, want er is immers maar 1 les. In dat geval is deze optie niet mogelijk 

Stap 5: Publiceer het rooster

Tot slot publiceert u het rooster naar het Zermelo portal.

De medewerkers van Zermelo zijn graag bereid te assisteren waar dat nodig is, bel eventueel met de helpdesk.