Soms is er een wens om bestaande portals samen te voegen. Bijvoorbeeld na een fusie. In dit artikel beschrijven we de (on)mogelijkheden.
Zermelo kan geen portals voor u samenvoegen. Dat betekent dat als u besluit meerdere portals samen te voegen, u zelf aan de slag gaat. Het komt er op neer dat u de gegevens van het éne portal gaat importeren in het andere portal. Dat is veel werk!
Wanneer samenvoegen?
Om u te helpen bij de beslissing om samen te voegen, hebben we een aantal voor- en nadelen op een rijtje gezet.
Voordelen van één portal
Formatiegegevens staan naast elkaar.
In de inzetbalans heeft u een school-breed overzicht.
U kunt leerlingen prognosticeren naar collega-scholen.
Decanen kunnen van leerlingen uit andere scholen pakketten invoeren.
Docenten die op meerdere scholen werken krijgen hun rooster in één app te zien.
U koopt Atlas gezamenlijk in.
Nadelen van één portal
Codes van docenten en leerlingen moeten uniek zijn.
Vak-codes moeten afgestemd zijn.
Het kost veel tijd om gegevens om te zetten.
Gebruikers van het andere portal krijgen nieuwe inlogcodes, deels al in het lopende jaar.
Gebruikers moeten de WebApp instellen op de nieuwe omgeving.
Het proces
Vooraf
U neemt contact op met uw accountmanager bij Zermelo om het proces door te spreken. Samen met u kijken we of samenvoegen inderdaad verstandig is.
Op het moment dat u besluit om door te gaan met één portal, is er nog de vraag of dat portal dezelfde naam behoudt of een andere naam krijgt.
U neemt contact op met personen binnen de school, of externe bedrijven die koppelen met het Zermelo Portal, en geeft aan dat u met één portal wilt gaan werken. Het kan zijn dat zij dit niet ondersteunen of dat er aan hun kant zaken geregeld moeten worden. Mogelijke koppelingen zijn:
Inloggen via LDAP via een server van de school. Zeer waarschijnlijk hoeft u voor deze koppeling niets aan te passen.
Single-sign-on via SAML 2.0 (ADFS).
Koppeling met de leerlingadministratie of ELO voor roosters of voor ouderavonden.
User provisioning met middleware.
Firewall- of proxy-uitzonderingen voor uw portaladres, voor de roostermaker of voor iedereen. Dit kan dan gaan over het verbinden met het portal via de browser, of over Zermelo Desktop/Client/Ouderavond-client.
Links naar uw portaladres vanuit uw schoolsite, aanmeldingsmails et cetera.
Het samenvoegen
Het huidige schooljaar maakt u af in het huidige portal. In het nieuwe portal maakt u eerst het huidige schooljaar aan. Als de inrichting klopt, dan maakt u het volgende schooljaar aan. In het oude portal maakt u dus geen nieuw schooljaar aan!
Veel gegevens kunt u uit het oude portal exporteren. Voordat u deze importeert in het nieuwe portal, controleert u of de codes die portalbreed gebruikt worden uniek zijn. Twijfelt u? Neem contact met ons op voor advies.
Na afloop
Gebruikers gaan na het samenvoegen mogelijk naar een nieuw adres om in te loggen. U stelt de gebruikers (nogmaals) op de hoogte via een bericht op uw site of via een email.
Gebruikers moeten de Zermelo App mogelijk opnieuw koppelen.
Aan partijen die koppelen met het portal geeft u de nieuwe portaladressen door.
U controleert of iedereen kan inloggen en of alle koppelingen nog goed werken.