In de formatie module van Zermelo maken we onderscheid tussen formatieplanning en formatieonderhoud. In het artikel Planning vs Onderhoud leest u hierover meer. In dít artikel geven we u een aantal voorbeelden van wat er in de planning thuishoort en wat in het onderhoud. Ook attenderen we u op een aantal uitzonderingen.

Planning

portal Personeel > Aanstellingen > Aanstellingen planning

In de planning zet u alle planningsaanstellingen, zowel de tijdelijke als de vaste aanstellingen. Planningsaanstellingen zijn vaak aanstellingen voor een heel jaar. Grofweg kunt u stellen dat planningsaanstellingen aanstellingen zijn voor 'eigen uren' en voor aanstellingen voor een vervanging die een heel jaar duurt. Tijdelijke aanstellingen gebruikt u voor nieuw aangenomen docenten en voor docenten die bovenop een vaste aanstelling een tijdelijke uitbreiding van een jaar krijgen. Zo'n docent met een tijdelijke uitbreiding geeft bijvoorbeeld een extra les of voert meer taken uit. U kunt een medewerker dus meerdere planningsaanstellingen geven.  

Een planningsaanstelling die niet voor een heel schooljaar is?

In principe zijn planningsaanstellingen voor een heel schooljaar. Er zijn een aantal situaties waarbij dat niet het geval is:

• bij ontslag gedurende het schooljaar, hierbij kan het ook om deeltijdontslag gaan;
• bij pensionering;
• bij opvolging door ontslag en pensionering gedurende het schooljaar.

In deze situaties gaat het om 'eigen uren'. Er is geen sprake van vervanging, maar van opvolging.

Voorbeeld

Een medewerker (bijvoorbeeld docent doca) met een aanstelling van 1 fte neemt per 1 februari deelontslag van 0,4 fte. Daarom gaat deze medewerker per 1 februari 9 lessen minder geven en stoot een aantal taken af. De school neemt een nieuwe medewerker (docb) aan om deze 9 lessen op te volgen. Wat voert u in?

1. Geef doca een planningsaanstelling van 1 fte van het begin van het schooljaar t/m 31 januari.
2. Geef doca een planningsaanstelling 0,6 fte van 1 februari t/m het einde van het schooljaar.
3. Geef de 9 lessen die doca afstoot een einddatum (t/m week) bij Lessenverdeling (details).
4. Verminder het aantal taakuren van doca en geef eventueel een einddatum (t/m week) bij Takenverdeling (details).
5. Geef docb een planningsaanstelling per 1 februari t/m einde schooljaar passend bij het aantal lessen en taken van deze docent.
6. Geef docb een startweek voor de 9 lessen die docb opvolgt van doca in de lessenverdeling.
7. Geef docb taken met bijbehorende taakuren, eventueel met een startweek.

Planningsverloven

Verloven die voor een heel jaar gelden zijn planningsverloven. Denk hierbij aan een studieverlof vanwege de lerarenbeurs, ouderschapsverlof wat een heel jaar duurt, enzovoort. Een medewerker kan ook meerdere planningsverloven hebben.

De planningsaanstellingen en planningsverloven bepalen samen de inzetbaarheid op jaarbasis.

Wanneer is een verlof voor een deel van het jaar toch een planningsverlof?

Verloven voor een deel van het jaar voert u toch als planningsverlof op wanneer verschillende types verloven van dezelfde omvang elkaar opvolgen in datum.

Voorbeeld

Een medewerker heeft de volgende verloven:

• vanaf het begin van het schooljaar t/m 30 november betaald ouderschapsverlof voor 0,2 fte;
• vanaf 1 december t/m 7 mei onbetaald ouderschapsverlof voor 0,2 fte;
• vanaf 8 mei t/m einde van het schooljaar PB-basis verlof voor 0,2 fte.

Deze verloven hebben dezelfde omvang en volgen elkaar in datum op. Deze medewerker is op jaarbasis 0,2 fte niet inzetbaar. Door deze drie verloven als planningsverlof in te voeren, zorgt u er voor dat de inzetbaarheid op jaarbasis voor deze docent wordt verminderd. De vervanger van deze medewerker geeft u daarom ook drie opeenvolgende tijdelijke planningsaanstellingen om onderscheid te maken in de reden van vervanging.

Of u kiest ervoor om dit in te voeren als één tijdelijke planningsaanstelling.

In deze situatie voert u geen vervangingen in de lessenverdeling in. De docent met verlof is minder inzetbaar op jaarbasis en de docent die een planningsaanstelling krijgt om het verlof te vervangen is juist meer inzetbaar op jaarbasis.

Onderhoud

portal Personeel > Aanstellingen > Aanstellingen onderhoud

Om vervangingen van lessen en/of taken te vergoeden gebruikt u onderhoudsaanstellingen . Deze lessen en taken voert u in als vervangingen in de lessenverdeling- en/of takenverdeling (details), zodat ze in het onderhoud van Zermelo terecht komen. U geeft per onderhoudsaanstelling aan of u AST, DESK en/of PB wilt toekennen. Een onderhoudsaanstelling heeft geen invloed op de planning op jaarbasis.

Een onderhoudsaanstelling terwijl er geen vervanging is ingevoerd?

Docent B vervangt docent A en stoot daarvoor eigen lessen af. Docent C geeft de uren die docent B afstoot. Docent C doet feitelijk geen vervanging, dat doet docent B, maar docent C geeft u wel een onderhoudsaanstelling. Hoe u dit in Zermelo verwerkt leest u in onze tutorial Doorschuiven van lessen bij oppakken van vervanging.

Onderhoudsverloven

U maakt een onderhoudsverlof aan voor een medewerker die een gedeelte van het schooljaar afwezig is of als u niet weet of de afwezigheid een heel schooljaar duurt. Voorbeelden hiervan zijn:

• een ziekteverlof;
• zwangerschapsverlof;
• PB-basis verlof voor snipperdagen;
• een sabbatical van een maand of 3.

U geeft per onderhoudsverlof aan of het verlof invloed heeft op de AST en DESK. Een onderhoudsverlof heeft ook geen invloed op de planning op jaarbasis.

Combinatie van een onderhoudsverlof en planningsverlof

Soms is het nodig om een verlof op te splitsen in een planningsverlof en een onderhoudsverlof. Deze situatie doet zicht voor als een medewerker vanaf de start van het schooljaar zwangerschapsverlof heeft en aansluitend ouderschapsverlof opneemt. Hoe voert u dit netjes in Zermelo in? Dat leest u in onze tutorial Zwangerschapsverlof met aansluitend ouderschapsverlof.