In dit artikel delen we de highlights van de workshop Roosterwensenformulier: van roosterwensen naar randvoorwaarden van het Formatie-event 2025.

Roosterwensen in het kort

• Roosterwensen zijn een manier voor docenten om hun voorkeuren, wensen en eisen over de indeling van hun werkweek bekend te maken.

• Zermelo maakt gebruik van dagen en dagdelen om dit uit te drukken, losse lesuren uitgezonderd.

• De CAO-VO bepaalt hoeveel dagen en dagdelen een docent mag werken, op basis van de werktijdfactor.

Roosterwensen in het portal

• De roosterwensen worden ingewonnen via een formulier dat de docenten invullen

• De wensen kunnen worden geaccordeerd door een teamleider en/of formatiebeheerder

• De roostermaker haalt daarna de wensen binnen, die worden omgezet in randvoorwaarden in het roosterprogramma.

Hoe lees je de roosterwensen?

• Er zijn vier smaken mogelijk om de wensen in het vullen: lichte wensen, sterke wensen, blokkades en verplicht werken.

• Blokkades (zwart), stellen een eis in dat er op een dag geen lessen mogen komen.

• Verplicht werken (groen) stelt een eis in dat een dag níet vrij mag zijn.

• Sterke wensen (donkerblauw) drukken een voorkeur uit voor een dag vrij. Deze wegen 2,5% tot 10% van een eis.

• Lichte wensen werken hetzelfde, met een lagere weging: 0,5% tot 1% van de waarde van een eis.

Prioriteit van de wensen

• De kolom 'Prioriteit' past het belang van de wensen aan.

• 'Belangrijk' modificeert de wensen niet.

• 'Zeer belangrijk' betekent globaal dat aan één van de wensen voldaan moet worden.

  • Voorbeeld: een docent mag één dag vrij zijn en stelt wensen in voor maandag of vrijdag. Met prioriteit 'zeer belangrijk' moet het één van deze dagen worden. Met 'belangrijk' kan het elke dag worden.

  • Let op: als een docent slechts één wens opgeeft en de prioriteit 'zeer belangrijk' blijft staan, is die ene wens feitelijk een blokkade van die dag.

• 'Verplicht' regelt dat aan álle wensen voldaan moet worden.

Het is dus zeer belangrijk om als school goed te overwegen wat het beleid met deze prioriteit moet zijn. Zermelo heeft deze standaard op 'zeer belangrijk' staan voor iedereen. Aan één wens moet dan verplicht voldaan worden. Maar klopt dat met het schoolbeleid omtrent de roosterwensen?

Op onze handleiding leest u meer over de prioriteit van roosterwensen en de vertaling naar de desktop.

Vertaling naar de desktop

Hoe ziet een roostermaker deze wensen en eisen in de Zermelo desktop?

• Bovenstaande docent mag 3 dagen en 5 dagdelen werken en geeft een sterke wens op voor woensdag vrij. De prioriteit is 'belangrijk'.

  • De dekstop maakt dan een voorwaarde aan dat de docent 2 dagen en 5 dagdelen lesvrij moet zijn.

  • De sterke wens voor woensdag zorgt voor een extra voorwaarde die stuurt dat het deze dag moet worden, maar die weegt slechts 2,5% van een eis

  • Ophogen van de prioriteit zorgt in dit geval dat de wens een eis wordt!

• De blokkade spreekt voor zich: daar mogen geen lessen komen. Maar wat doet het groene vakje in het roosterprogramma? Deze docent geeft aan dinsdag absoluut te willen werken.

  • Er komt een randvoorwaarde die regelt dat de docent 2 dagen en 6 dagdelen vrij is.

  • Daarbij komt ook een voorwaarde die zorgt dat alleen maandag, woensdag, donderdag en vrijdag meegenomen worden in de vrij te houden dag. Dinsdag is verplicht bezet.

Overwegingen bij de roosterwensen

• Wanneer zijn eisen toegestaan?

  • Mag een docent een zwart vlakje (dus een blokkade-eis) invullen voor een dag studeren of een andere baan? Of omdat hij mantelzorger is? Is de beschikbaarheid van een kinderdagverblijf een geldige reden?

• Hoeveel wensen mogen docenten opgeven?

  • Heeft een docent recht op een vrije dag? Hoeveel wensen mag iemand aangeven? Wat doe je bij één wens met de prioriteiten?

  • Veel mensen met één wens maken het omlaag bijstellen van de prioriteit noodzakelijk, anders zitten de wensen vol eisen.

• Hoe pak je een lesvrij dagdeel voor een taak aan?

  • De roosterwensen gaan over het rooster en spreken dus over dagen en dagdelen waarop lessen geroosterd mogen worden. Een lesvrijdag dagdeel voor een taak houdt dus een dagdeel minder beschikbaarheid in.

  • Is het dan in orde om de beschikbaarheid handmatig omlaag te zetten? Dat kan, maar er kleven nadelen aan: als de aanstelling van de docent later nog wijzigt, wordt de beschikbaarheid niet automatisch bijgewerkt.

  • Alternatieven: de roostermaker kan dagdeel lesvrij houden met een blokkade in de Zermelo-desktop, of door dummylessen op een dagdeel te roosteren.

Tips voor goede roosterwensen

• Zorg voor een goede uitleg bij het roosterwensenformulier

  • Wat verwacht je van de invulling van collega's? Hoeveel wensen moeten of mogen aangegeven worden?

  • Wanneer zijn eisen legitiem?

• Let op de instelling van de prioriteit

  • Eén wens ingevuld? Stel de prioriteit bij of vraag om meer wensen.

• Wensen van parttimers

  • Hebben veel parttimers dezelfde wensen qua vrije dag of juist voor dag waarop ze wel willen werken? Dat kan een groot effect hebben voor de mensen met grote aanstellingen: zij zullen ondanks ruime beschikbaarheid veel lessen krijgen op de dagen waar parttimers afwezig zijn en op dagen waarop alle parttimers er zijn betrekkelijk weinig les hebben omdat de klassen allemaal al bezet zijn.

• Communicatie formatiebeheerder en roostermaker

  • Bespreek geregeld de wensen die al binnen zijn en kijk of ze goed zijn ingevuld en of er problemen ontstaan.

  • Neem de formulieren ook door met de roostermaker.

  • Roostermakers kunnen in portal en desktop controleren of er knelpunten ontstaan op sectie-, team of zelfs stamklasniveau. Als veel docenten dezelfde dag of een aantal dagen vrij willen zijn, kan dat een vak of lesgroep dwingend op bepaalde dagen wegdrukken.