In dit artikel delen we de highlights van de workshop Duik in de statistieken: managementinformatie voor formatiebeheerders van het Formatie-event 2025.

Voor formatiebeheerders is een aantal managementoverzichten handig om meer inzicht te krijgen in de formatie. Bij de workshop zijn de schermen die voor formatiebeheerders interessant zijn uitgebreid besproken. Hier vindt u een korte samenvatting.

1. Procesbewaking

In de schermen van procesbewaking is meer informatie te vinden over prognoses, pakketkeuzes en lessenverdeling.

• Bij prognoses is een voortgang te zien. Zijn de prognoses al verwerkt? En zijn de prognoses correct verwerkt?

• Bij pakketkeuzes is de voortgang te zien van de vulling van de pakketten door leerlingen of decanen. Ook is de status van de zichtbaarheid en bewerkbaarheid van pakketten te zien.

• Bij de lessenverdeling is te zien of het aanbod en de lesvraag matchen. Is iedere les voorzien van een docent? Zijn er lessen zonder docent? Zijn er lessen met teveel docenten?

1. Overgangsmatrix

In de overgangsmatrix is te zien hoeveel leerlingen of welk percentage leerlingen naar welke afdeling gaat in het volgende schooljaar. Daarnaast kan ook zichtbaar gemaakt worden waar de leerlingen vandaan kwamen. Dit is een handige tool voor de 1 oktober meting. Als er meerdere roosterprojecten in een portal zitten, kunnen ook doelafdelingen van een ander project zichtbaar gemaakt worden.

1. Formatie-inzicht

In de schermen van formatie-inzicht is een overzicht te zien van diverse zaken: o.a. urenaantallen, instellingen, verloven. Dit zijn de onderwerpen per tabblad:

• Overzicht formatie: het totaalsaldo in klokuren van toegekende lesuren en taakuren staat per project naast elkaar.

• Overzicht instellingen: de instellingen per project staan naast elkaar. Ook is het aantal leerlingen en werknemers zichtbaar (OP apart zichtbaar).

• Inzetbalans: een overzicht van overschotten en tekorten aan fte’s per vak per project. Indien meerdere projecten in het portal aanwezig zijn, kan er gematcht worden. De inzetbalans is alleen inzichtelijk indien de sectieverdeling bij Onderwijs > Geplande groepen is gedaan en de docenten een bevoegdheid en sectieplaatsing hebben.

• Inzet verlof: een overzicht van alle verloven. Ook bij dit scherm kunnen meerdere projecten naast elkaar vergeleken worden. Er kan ook gespecificeerd worden in alleen planningsverloven.

1. Docentstatistiek

Er zijn 4 tabbladen waar je als formatiebeheerder informatie uit kunt halen die van belang zijn:

• Realisatie lessen: de kolommen ‘gegeven lessen’, ‘vervangingen’, en ‘meerwerk’ zijn interessant voor formatiebeheerders

• Contacttijd: de contacttijd wordt uitgezet tegenover de jaarnorm. Er is een realisatie tot nu toe en een verwachting voor de rest van het schooljaar.

• Afwezigheden: deze zijn per categorie weergegeven. Je kunt filteren op weekbereik en verloftype. Daarnaast zijn er mogelijkheden om details te bekijken via de loepjes in de tooltips.

  

• Vervangingen: je kunt per docent de vervangingen bekijken. Ook kun je zien wat de reden van uitval van de les was.

1. Groepsstatistiek

De schermen ‘realisatie lessen’ en ‘afwezigheden’ zijn interessant voor formatiebeheerder.

• Realisatie lessen: hierbij kan gefilterd worden op afdeling of sectie. De uitvalstatistieken komen inzichtelijk in beeld.

• Afwezigheden: per categorie komen de afwezigheden in beeld.

1. Keuzelesstatistiek

• De bezettingsgraad (hoeveel leerlingen hebben zich ingeschreven t.o.v. de capaciteit van een lokaal) versus de deelnamegraad (hoeveel leerlingen van het totaalaantal heeft zich ingeschreven). Moeten er lessen bij? Zijn er vakken waar lessen af kunnen?

• Keuzelessen per positie: welke momenten zijn populair en welke juist niet?

1. Lokaalstatistiek

Het percentage leegstand geeft aan welke mogelijkheden je hebt.