De juiste formatie informatie zo goed mogelijk in één keer goed op alle plaatsen. Dit vraagt naast nauwkeurige en volledige invoer vanaf de bron ook om een goede aansluiting tussen die systemen. Door personeelsgegevens in één keer goed te registreren, voorkom je fouten en vertragingen in het proces. Dit zorgt ervoor dat alle systemen met dezelfde, correcte informatie werken en dat administratieve processen (zoals roosterplanning, salarisadministratie en contractbeheer) efficiënt verlopen.

AFAS is een programma waarin de school zowel alles voor Human Resource beheer als ook Financieel beheer (salarissen) kan bijhouden. Daarnaast is AFAS sterk in het uitwisselen van data met andere systemen. AFAS bevat basisdata voor verloning, toegang tot systemen (IDM), rollen/functies in systemen en voor planning. Denk bij planningsinformatie aan: werkdagen, omvang/looptijd contract, sectie, bevoegdheden, verlof, verzuim en keuzes in het kader van LBP (levensfase bewust personeelsbeleid). Kortom: alle informatie die u in Zermelo nodig heeft voor een goede formatie-planning!

AFAS <> Zermelo

Bij de formatieplanning van het volgende schooljaar is vaak het formatiebeheer in Zermelo leidend. Waar juist bij de start van het schooljaar of gedurende het schooljaar in AFAS alles overeen moet komen om verloning goed te laten verlopen. Door te kiezen voor een bronsysteem die past bij het moment van het schooljaar voorkom je  een stroom van mailtjes om alle betrokken te informeren over alles wat er geregeld moet worden in diverse systemen.

U zet zelf, als formatiebeheerder, de benodigde gegevens in AFAS. U maakt bijvoorbeeld een tijdelijke uitbreiding aan voor een werknemer. AFAS maakt het mogelijk om processen te automatiseren in workflows, zodat u hiervoor slechts enkele velden hoeft in te vullen (start- en einddatum, reden dienstverband (bijv. tijdelijke vacature) en werktijdfactor per dag). Daarna zorgt het geautomatiseerde proces in AFAS ervoor dat alle andere partijen die deze informatie nodig hebben of moeten goedkeuren deze ook te zien. Dat betekent bijvoorbeeld: door naar de personeelsadministratie voor het automatisch aanmaken van de formele arbeidsovereenkomst, naar de leidinggevende/budgethouder, eventueel naar HR en ter informatie naar de medewerker zelf. U kunt in AFAS de rechten krijgen om deze processen op te starten, zonder het recht te hebben om alles in te zien. Volledig AVG-proof dus!  Deze werkwijze kunt u gebruiken voor allerlei aanpassingen gedurende het schooljaar. Uw AFAS-beheerder kan u verder helpen om deze processen in te richten in AFAS.

AFAS-koppeling met Zermelo

Via de AFAS-koppeling haalt u de benodigde informatie gemakkelijk binnen in Zermelo. In Zermelo bepaalt u zelf welke informatie u op elk moment synchroniseert. 

De volgende gegevens kunt u direct vanuit AFAS in Zermelo  binnenhalen.

Werknemer gegevens; Personeelsnummer - Roostercode - Hoofdvestiging-Voornaam (roepnaam) - Tussenvoegsel - Achternaam - Docent vanaf - Op school vanaf

Aanstellingsgegevens: Werktijdfactor - Dienstverband tijdelijk en/of vast - Functiecategorie (DIR/OP/OOP) - Start- en einddatum - Opmerking

Vooraankondiging

We zijn bezig met het testen van een uitbreiding van de AFAS-koppeling, zodat straks ook alle informatie omtrent verlof en verzuim vanuit AFAS direct in Zermelo kan worden overgenomen.

In 2025 zal dit nieuwe onderdeel worden toegevoegd aan de onze AFAS-koppeling.

Meer informatie?

Voor informatie over de inrichting van werkstromen en rechten in AFAS verwijzen we u naar uw AFAS-beheerder.

Interesse in de AFAS-koppeling met Zermelo? Vraag een demo of offerte aan via formatie@zermelo.nl. 

Heeft u de AFAS-koppeling al? Dan vindt u hier onze handleiding over het werken met de AFAS-koppeling.