Wanneer er lessen vervangen moeten worden komt het regelmatig voor dat ook lessen van de vervanger overgenomen moeten worden. Deze vervanger wil of kan niet meer lessen geven dan oorspronkelijk gepland. In dit artikel leggen wij u aan de hand van een voorbeeld uit hoe u dit stapsgewijs verwerkt in het portal.
Wat komt u tegen in dit voorbeeld?
Een docent A heeft (langdurig) verlof en wordt vervangen in het onderhoud.
Een docent B vervangt (een gedeelte van) de lessen van docent A en stoot daarvoor lessen af in de planning. Er vindt een opvolging in de lessenverdeling plaats.
Een docent C neemt de lessen over van docent B als reguliere docent.
Onze voorbeeldsituatie speelt vanaf week 49. We weten nog niet hoe lang het gaat duren, dus we gaan er nu vanuit tot en met einde schooljaar. De volgende docenten spelen een rol in dit scenario:
Docent malb is ziek. De examenklas van deze docent, m4.ak1 vier lessen, wordt vervangen door docent mbel. Voor de overige lessen neemt school een vervanger aan.
Docent mbel heeft aangegeven niet meer te kunnen werken. Dus stoot deze docent vier lessen af om de examenklas van docent malb over te nemen. Deze lessen gaat de vervanger ook doen.
De vervanger vmalb neemt dus op één groep na alle lessen van docent malb over en neemt ook vier lessen van docent mbel over. Dit wordt docent vmalb.
Hoe verwerkt u dit in het portal?
U maakt eerst de lessenverdeling in orde. De lessen van docent malb moeten worden vervangen. Dit wordt in Zermelo in het onderhoud verrekend. Docent mbel stoot een aantal lessen af om ruimte te maken voor de vervanging. Dit verwerkt u als een aanpassing van de planning in Zermelo. Daarna maakt u een de aanstelling voor de vervangende docent aan.
U voert een ziekteverlof in voor docent malb vanaf week 49.
Zet docenten mbel en vmalb als vervangers op de lessen van docent malb.
Docent mbel stoot vier lessen af aan docent vmalb vanaf week 49. Dit is geen vervanging, maar een opvolging! Het gaat hier om reguliere lestoekenningen.
Docent mbel heeft nu een positief saldo in de planning en een negatief saldo in het onderhoud.
U heeft de mogelijkheid dit te corrigeren door een overboeking van planning naar onderhoud te maken in het scherm Personeel > Formatie > Planning aanstellingen en verlof. Daarmee hevelt u niet ingezette klokuren in de planning over naar het onderhoud.
Dit geeft het volgende resultaat op de formatiekaart:
De vervanger, docent vmalb, moet nog een aanstelling krijgen. Deze docent heeft zowel een inzet in de planning als een inzet in het onderhoud.
Docent vmalb heeft een totale inzet van 135 + 540 = 675 klu. Maak hiervoor de benodigde onderhoudsaanstelling aan. Dat geeft het volgende resultaat op de formatiekaart:
U heeft de mogelijkheid dit te corrigeren door een overboeking van planning naar onderhoud te maken in het scherm Personeel > Formatie > Planning aanstellingen en verlof. Door een negatieve waarde in te voeren doet u de omgekeerde actie; u hevelt niet ingezette klokuren in het onderhoud over naar de planning.
Dit geeft het volgende resultaat op de formatiekaart: