Ieder schooljaar maakt Zermelo voor haar klanten het rooster voor het Centraal Schriftelijk Eindexamen. Dat betekent dat u een bestand downloadt waarin wij het toetsrooster voor het Centraal Schriftelijk Examen al gemaakt hebben. Het grote voordeel is dat alle examens direct op de juiste dagen staan en dat ook de duur en de aanvangstijden al voor u geregeld zijn. Dit scheelt veel tijd. U hoeft als gebruiker nu alleen nog in uw eigen project de bijbehorende vakken aan te klikken en de surveillance en lokalen te regelen.  

Eindexamen administratie in het portal

In het portal geeft u aan voor welke vakken u eindexamens afneemt op uw school. We leggen u hieronder, in stap 1 en 2, uit wat u hiervoor in het portal regelt.

Stap 1: Wat zijn de examenvakken

Als applicatiebeheerder of roostermaker geeft u in het portal bij Onderwijs > Keuze-aanbod > Examenvakken op voor welke vakken er eindexamens zijn op uw school.

In het groen ziet u het keuze-aanbod dat gekoppeld is aan de afdelingen en met groene vinkjes geeft u aan welke van de vakken examenvakken zijn.

Niet toegestane handeling Krijgt u een foutmelding over een niet toegestane handeling bij het aanmerken van vakken als eindexamenvakken? Dan staan de instellingen van uw schoolfunctie roostermaker niet goed. U moet het recht hebben om de onderwijsvraag te bewerken. De applicatiebeheerder kan dit voor u instellen.

Stap 2: Examenvakken van de leerlingen

In deze stap doet u niets.  Heeft een leerling een eindexamenvak in zijn pakket, dan doet hij/zij mee met het eindexamen van dat vak.

Welk vakkenpakket gebruiken we?

Een leerling kan door pakketwijzigingen in theorie verschillende vakkenpakketten hebben in een schooljaar. Daarbij moet opgemerkt worden, dat in een examenjaar dit zeer onwaarschijnlijk is. Het vakkenpakket dat hier gebruikt wordt, is het pakket dat actief was in week 19 (de eerste week van het centraal examen). Via de knop <Pakketkeuzes> bij Leerlingen > Examenindeling wordt u teruggeleid naar de Keuzepakketten. Bij Leerlingen > Pakketkeuze > Keuzepakketten ziet u wat de onderliggende pakketten zijn. 

Kan een maatwerkleerling (versneller) ook examen doen?

Ja, dat kan. We houden bij de invoer rekening met leerlingen die vakken op een andere afdeling volgen. Het werkt als volgt: 

1. Een Havo 5 leerling volgt een vak op Vwo 5 niveau, krijgt dus géén examen
2. Een Havo 4 leerling volgt een vak op Havo 5 niveau, krijgt wél een examen.

Om de keuze van een leerling te bewerken, navigeert u eerst naar zijn of haar reguliere afdeling.

De maatwerkleerling (versneller) wil graag zijn examenvak op zijn eigen niveau nogmaals regulier afnemen, kan dat?

Ja, dat is mogelijk. In dat geval moet u (de roostermaker en/of decaan van de leerling) het vakkenpakket wijzigen van een leerling. Door bij het vak de niveau-aanpassing eraf te halen, wordt het examen op het eigen niveau opnieuw aangeboden.  Voer de wijziging in week 19 in, zodat bij de leerlingen de lessen blijven staan tot week 19.

Let op Let op, u moet deze pakketwijzing wel downloaden naar de desktop!

Verwerking examenrooster in de desktop

In de desktop kunt u zoals normaal uw toetsroosterbestand aanmaken en voor de eindexamens haalt u de ingevoerde informatie uit het portal op. We leggen u hieronder, in stap 3 t/m 7, uit wat u in de desktop doet om het examenrooster voor uw school kloppend te maken.

Stap 3: Aanmaken van eindexamens

1.  Via de optie <Dagen afknippen>, knipt u de examenweken af van het basisrooster als toetsrooster. 

2.  U downloadt het tekstbestand met daarin het examenrooster en slaat het op uw computer op. In het tekstbestand vindt u alle examens van het Centraal Schriftelijk Eindexamen van alle schooltypes van het eerste en tweede tijdvak, zoals deze op de site www.eindexamen.nl staan, geroosterd en al.

Scroll naar het einde van deze pagina om het tekstbestand van het examenrooster te downloaden!

Kloppende gegevenscontrole Voordat u verder gaat, is het van belang dat uw gegevenscontrole op orde is. Dan hebben we het vooral over de pakketkeuzes. Als deze niet overeenkomen tussen portal en desktop, dan krijgt u foute informatie en dus een foute verdeling bij de examens.

3. U opent het toetsroosterbestand dat u zojuist heeft aangemaakt in de toetsroostermodule. Voordat u in het scherm komt, krijgt u twee meldingen, de eerste gaat over het splitsen van de tijdvakken en de tweede over het splitsen van de lessen. Bij beide meldingen klikt u op <Ja>.

4. In het scherm Toetsen roosteren voegt u de examens toe door deze te importeren in de afgeknipte examenweken. U doet dit via Eindexamen2022 > Importeer examens.

Scroll naar het einde van deze pagina om het tekstbestand van het examenrooster te downloaden!

5. U wijst het tekstbestand aan en daarna krijgt u de mogelijkheid om te kiezen welk tijdvak u graag wilt inlezen.

U kunt 1 groot centraal eindexamenrooster maken met alle tijdvakken erin. Het is in veel gevallen verstandiger om per tijdvak een apart toetsroosterbestand te maken.

Alle examens die niet van belang zijn voor uw school omdat u geen Basis/Kader opleiding heeft op uw school of geen Fries aanbiedt, selecteert u eerst in de betreffende kolom en daarna verwijdert u deze met de knop <Verwijder>:

Stap 4: Aangeven welk pakketvak bij welk examen hoort

Vervolgens is het belangrijk om aan te geven welk pakketvak op uw school hoort bij elk van de ingelezen toetsnamen van het centraal eindexamen. 

1. U klikt op de regel in de kolom pakketvak en in het volgende scherm geeft u aan welk vak (of vakken) daarbij horen (1). 

2. U sluit het scherm met <OK, vervang ook de lesgroepen> (2), zodat ook de bijbehorende lesgroepen van uw school worden gekoppeld aan de examens. 

3. U doet dit voor alle eindexamen toetsen.

Let op Hoofd- en kleine letters in de vakcode U stuit mogelijk op een probleem als u in de desktop gebruik maakt van vakcodes met hoofdletters. De examenindeling kan dan niet correct worden opgehaald. U lost dit op door in de desktop de vakcode met hoofdletters te veranderen in een vakcode met kleine letters. Dit doet u bij Beheer > Vakken in de kolom Vakafkorting.

U krijgt in het scherm Toetsen roosteren nu een overzicht.

In het onderstaande voorbeeld zijn er in h5 83 leerlingen met biologie in hun pakket. Er zijn 2 leerlingen die dit vak volgen als zelfstudie en zijn dus niet ingedeeld zijn in de lesgroep. Deze leerlingen moeten natuurlijk wel examen doen. 

Wanneer u bovenaan op de knop   ( <Examenindeling> ) klikt, haalt u de wijzigingen bij de examenvakken op uit het portal, én worden de leerlingen toegevoegd die van een andere afdeling komen of die het vak volgen als zelfstudie. In stap 5 beschrijven we nog een manier om de examenindeling uit het portal over te nemen, deze is iets uitgebreider en geeft u meer informatie.

Het kan zijn dat u een pakketvak aanwijst, terwijl het vak (nog) niet is aangemeld als een examenvak in het portal. In dat geval wordt het pakketvak rood en ziet u in de tooltip in de kolom Exam.2022 dat het geen examenvak is.

Juiste keuzepakketten Het is op dit punt heel erg belangrijk dat u in de desktop de juiste vakkenpakketten van de leerlingen heeft staan. Als de pakketkeuze in portal en desktop niet overeenkomen, dan krijgt u foute informatie en dus een foute verdeling bij de examens.

Stap 5: Overnemen van examenkeuzes uit het portal

De desktop neemt de examenvakken over als u klikt op de knop <Examenindeling>. U kunt echter ook een overzicht krijgen van alle verschillende bijzonderheden U vindt dit overzicht bij Eindexamen2022 > Examenindeling.

U ziet nu per afdeling die betrokken is bij het Centraal Eindexamen wat de bijzonderheden zijn:

• Het vakkenpakket staat niet goed in de desktop.
• De leerling heeft een vrijstelling voor het examenvak.
• De leerling heeft een examenvak met een niveau-aanpassing.

Stap 6: Uitschakelen van de lessen

U heeft de examens in uw toetsrooster staan, met de bijbehorende pakketvakken en toetsgroepen. U kunt nu verdergaan met het uitschakelen van de lessen, het compleet maken van het toetsrooster met lokalen en surveillanten, én het publiceren van het examenrooster als toetsrooster, zoals u dat gewend bent.

U schakelt alle lessen van de examenklassen uit met als uitval reden toets, op dezelfde manier zoals u dat ook gewend bent om te doen bij een regulier toetsrooster (via Onderhoud > Groepen vrijmaken).

Versnellers afmelden Versnellers dient u ook af te melden bij hun reguliere les anders krijgen zij botsingen in hun rooster.

Stap 7: Surveillance toewijzen en lokalen

U past per toets het gewenst aantal surveillanten en lokalen aan. 

Denkt u er ook aan dat u de lokaalcapaciteit van lokalen kunt aanpassen via Opties > Lokaalcapaciteit. In dat venster kunt u het maximaal aantal leerlingen laten berekenen voor toetsroosters, als percentage van de reguliere capaciteit.

Vervolgens wijst u de surveillanten en lokalen toe bij Roosteren in de tijd.

Uw examenrooster is af

U heeft het eindexamenrooster compleet en u wilt het rooster verspreiden en voorbereiden voor het dagrooster. In de volgende twee stappen leggen we u kort uit wat u nu nog moet doen.

Stap 8: Eindexamens publiceren

Proces verbaal, examens publiceren en Somtoday? Voor het proces verbaal is het belangrijk dat u een bewuste keuze maakt voor Somtoday óf voor Zermelo. Als u de proces verbaal functie van Somtoday wilt gebruiken, dan moet u de examens (toetsen) uit Zermelo handmatig verwerken in de examenplanner van Somtoday. Als u dit niet doet (u publiceert dus de examens naar het portal en laat de dynamische roosterkoppeling deze inlezen in Somtoday), dan krijgt u dubbele afspraken in uw rooster in Somtoday. Als u het examenrooster vanuit Zermelo wilt laten inlezen door Somtoday met de dynamische roosterkoppeling, dan moet u het proces verbaal uit Zermelo halen. De gegevens die het beste aansluiten bij het proces verbaal vindt u in de Toetslijsten, die haalt u uit de toetsroostermodule.

Om voor leerlingen en docenten overzichtelijke roosters te publiceren, is het aan te bevelen de toetsen van het eindexamenrooster als basisrooster te publiceren zodra deze klaar is. De leerlingen die examens hebben, zien dan alleen de toetsen in het rooster staan en niet alle uitgevallen lessen die daar oorspronkelijk stonden. Dat geldt ook voor de docenten die nu een surveillance-uur hebben gekregen.

U doet dit via Publiceren > Roosterpublicatie. U selecteert de eindexamenweken die u wilt publiceren. In het venster selecteert u vervolgens Alleen toetsen en Basisrooster. U klikt op het wolkje met de groene pijl om de (nieuwe) toetsen te publiceren.

Voor een uitgebreidere beschrijving van het publiceren van uw eindexamenrooster verwijzen wij u naar Publiceren van het rooster.

Stap 9: Examens inlezen in het basisrooster

Wanneer u klaar bent met het roosteren van de eindexamens, heeft u waarschijnlijk wijzigingen doorgevoerd in uw basisrooster. Uw toetsroosterbestand heeft u echter weken geleden reeds afgeknipt en bevat geen wijzigingen van uw basisrooster. Voordat u gaat dagroosteren, kunt u daarom als beste eerst de eindexamens inlezen in uw basisrooster. Denkt u er daarbij aan dat voordat u gaat importeren, u eerst eventuele oude toetsen en mondelingen uit eerdere toetsweken verwijdert uit uw basisrooster.

U importeert de eindexamens in uw basisrooster via Importeren > Toetsen en mondelingen en selecteert het roosterbestand met de eindexamens in uw roosterprojectmap.

Nu hoeft u alleen nog maar de weken af te knippen als dagrooster en het roosterbestand ook het type Toets mee te geven. In uw afgeknipte dag/toetsroosterbestand met eindexamens kunt u de laatste problemen rondom het toetsrooster gaan oplossen en starten met dagroosteren.

We geven u een gedetailleerde uitleg over het inlezen van toetsen (examens) op de pagina Toetsen inlezen in het basisrooster.

Disclaimer Hoewel de uiterste zorgvuldigheid is betracht bij het overnemen van de gegevens, is Zermelo niet verantwoordelijk te houden voor de juistheid van de gegevens van deze examens! Die blijft bij u als gebruiker liggen.

Bijlage

Download het examenrooster (tv1, tv2) door met de rechtermuisknop op de link te klikken en te kiezen voor Link opslaan als / Koppeling opslaan als (afhankelijk van uw browser).