Skip to main content

Randvoorwaarden docenten

Randvoorwaarden inrichten

In dit hoofdstuk leert u verschillende randvoorwaarden bij docenten in te stellen. Het instellen van de beschikbare dagen en dagdelen en eventuele roosterwensen kunt u momenteel nog op twee plaatsen in de software doen.

U kunt ze in het portal invoeren bij Personeel > Roosterwensen en u kunt ze in de desktop invoeren bij Roosteren Pro > Randvoorwaarden > Docenten Basis. Hoe u uw roosterwensen in het portal invoert leest u hier: Roosterwensen invullen en beheren. Wilt u uw roosterwensen in de desktop regelen? Kijk dan op de pagina Roosterwensen in de desktop.

Op deze pagina leert u hoe uw randvoorwaarden in kunt stellen voor een groep docenten of voor een individuele docent.

Overschrijven van wensen die in de desktop staan

Indien u uw roosterwensen downloadt uit het portal overschrijven deze de instellingen die u in uw desktop bestand bij docenten basis heeft ingesteld. U kunt deze twee manieren van docent randvoorwaarden dus niet zonder meer door elkaar gebruiken. Indien u de roosterwensen uit het portal downloadt, kunt u extra randvoorwaarden aanmaken zoals hieronder beschreven wordt.

In dit hoofdstuk leert u basis en uitgebreide randvoorwaarden bij docenten in te stellen. In het basisscherm van de randvoorwaarden voor docenten kunt u veel wensen en eisen vastleggen, zoals het aantal beschikbare dagen, voorkeuren voor vrije dagen en blokkades op posities. Ook kunt u hier voorwaarden opgeven voor bijvoorbeeld het roostervolume of het aantal tussenuren.

Wanneer u de randvoorwaarden bij docenten nog specifieker wilt aansturen, kunt u terecht in het scherm voor de uitgebreide randvoorwaarden. U bepaalt zelf de strafpunten per randvoorwaarde en heeft een groot aantal typen tot uw beschikking.

Let in dit hoofdstuk goed op de symbolen image.png en image.png, deze geven aan waar u de betreffende randvoorwaarde kunt invoeren.

image.png Roosteren > Roosteren Pro

image.png Randvoorwaarden > Docenten > Docenten Basis

U komt ook in het docenten-basis-scherm door op image.png te klikken, of de sneltoets CTRL+D te gebruiken als u in Roosteren Pro bent.

image.png Randvoorwaarden > Docenten > Docenten Uitgebreid

U komt ook in het docenten-uitgebreid-scherm door op image.png te klikken, of de sneltoets SHIFT+D te gebruiken als u in Roosteren Pro bent.

Instructievideo basis docenten

Klik op de afbeelding om het filmpje te bekijken

Randvoorwaarde voor groep docenten instellen

image.png

U kunt randvoorwaarden voor een enkele docent aanmaken, maar het zal regelmatig voorkomen dat u één of meerdere randvoorwaarde(n) voor meerdere docenten wilt laten gelden. Hiervoor kunt u verzamelingen van docenten maken. De randvoorwaarde(n) die u bij deze verzameling aanmaakt, gelden voor alle docenten van die verzameling.

Verzameling van docenten aanmaken

  • Klik in het menu Randvoorwaarden op Docenten > Standaardwaarden verzamelingen docenten
  • Klik in het menu Verzamelingen op Uurgroep
  • Klik op de knop <Nieuw>
  • Geef de verzameling een naam en klik op <OK>
  • Klik op de knop <Participatie>
  • Klik in de kolom van de zojuist gemaakte verzameling om docenten aan de verzameling toe te voegen en klik op <OK>
  • Klik nogmaals op <OK>.

Randvoorwaarde voor de verzameling docenten aanmaken

  • Klik in het menu Randvoorwaarden op Docenten > Standaardwaarden verzamelingen docenten

  • Selecteer de verzameling in de kolom Docset

  • Maak de gewenste randvoorwaarde

  • Verlaat het scherm met het groene vinkje

  • U krijgt een scherm waarin getoond wordt bij welke docenten de randvoorwaarde doorgevoerd zal worden

  • U kunt eventueel een docent hiervan uitsluiten door deze te selecteren

  • Klik op <OK, voer de geselecteerde acties uit>

    image.png

Wanneer u een docent uitsluit voordat u op de knop <OK, voer de geselecteerde acties uit> klikt, is dat slechts eenmalig. Dat betekent dat bij een volgende keer dat u dit scherm te zien krijgt, de docent weer gewoon meedoet! U kunt een docent definitief uit de verzameling halen zodat deze niet meer de randvoorwaarden van die verzameling doorgevoerd krijgt.

Bij Randvoorwaarden > Docenten > Docenten uitgebreid herkent u bij een docent uit de docentverzameling de randvoorwaarde aan de naam van de docentverzameling in de kolom Bron.

image.png

Tussenuren en roostervolume instellen

Voor docenten is het mogelijk om verschillende wensen te hebben wat betreft tussenuren. Zo kunt u aangeven hoeveel tussenuren docenten mogen hebben, of ze in blokken mogen voorkomen en hoe lang een docent op school mag zijn (lessen+tussenuren).

Aantal tussenuren per week

image.png

U kunt bij docenten basis opgeven wat u vindt van tussenuren voor docenten. U kunt bij grens aangeven hoeveel tussenuren per week u nog acceptabel vindt en bij maximum vanaf welk aantal u het niet meer acceptabel vindt.Het verschil tussen grens en maximum is het aantal strafpunten dat er wordt toegekend. Indien de grens wordt overschreden dan worden er minder strafpunten toegekend dan wanneer het maximum wordt overschreden.

image.png

Max 1 tussenuur per dag

image.png

Als u meer gedetailleerde wensen heeft met betrekking tot tussenuren, is dit ook in te stellen.

Stel u wilt maximaal 1 tussenuur per dag, dat gaat als volgt:

  • Selecteer de docent waarvoor u de randvoorwaarde wilt aanmaken

  • Klik in de cel met de tekst <nieuw, klik links>

    image.png

  • Klik op <tussenuren>.

  • Het evaluatietype staat automatisch op "Zo min mogelijk" Laat dit zo staan.

  • Voer in de kolom vul een 1 in.

  • Merk op dat de tekst van de randvoorwaarde wordt aangepast: "tussenuren voor zover meer dan 1 per dag".

  • In de kolom Grens geeft u aan wat nog acceptabel is (in ons voorbeeld 0) en in de kolom Max geeft u het absolute maximum op (in ons voorbeeld 0).

  • Pas eventueel de strafpunten aan.

In onderstaand voorbeeldrooster ziet u:

  • op maandag 1 tussenuur -> is goed, dus 0 strafpunten
  • op dinsdag 2 tussenuren -> mag niet, dus 100.000 strafpunten
  • op vrijdag 1 tussenuur -> is goed, dus 0 strafpunten

image.png

Blokken van tussenuren

image.png

U kunt ook het aantal tussenuren achter elkaar (blokken) beperken. Stel u vindt geen enkel tussenuur-blok per week acceptabel, maar 1 blok is echt het maximum. Dat stelt u als volgt in:

  • Selecteer de docent waarvoor u de randvoorwaarde wilt aanmaken

  • Klik in de cel met de tekst <nieuw, klik links>

    image.png

  • Klik op <tussenuren>

  • Het evaluatietype staat automatisch op "Zo min mogelijk" Laat dit zo staan.

  • Vul in de kolom breed een 2 in.

  • Merk op dat de tekst van de randvoorwaarde wijzigt in: "blokken van 2 tussenuren".

  • In de kolom Grens geeft u aan wat nog acceptabel is (in ons voorbeeld 0) en in de kolom Max geeft u het absolute maximum op (in ons voorbeeld 1)

  • Pas eventueel de strafpunten aan.

In onderstaand voorbeeld ziet u:

  • op maandag 2 tussenuren achter elkaar > mag niet dus 1.000 strafpunten
  • op dinsdag 2 tussenuren maar niet achter elkaar > is goed dus 0 strafpunten

image.png

Verschil Grens en Max

Bij grens vult u in wat nog acceptabel is en bij max geeft u aan wat het absolute maximum is. In ons voorbeeld hebben we een grens van 0 (1.000 strafpunten) en een max van 1 (100.000 strafpunten). In het voorbeeld komt er in het rooster 1 'tussenblok' voor. We krijgen dan de strafpunten behorende bij de grens -> 1.000. Als er een tweede tussenblok zou zijn, gaan we over de max heen en zouden we dus 100.000 strafpunten krijgen.

Wanneer u uw muis boven het evaluatietype houdt (in de gelijknamige kolom), wordt het strafpuntenverloop voor die voorwaarde weergegeven in een tooltip.

Roostervolume

image.png

Roostervolume is het aantal lesuren plus het aantal tussenuren per week. Het is een andere manier om met beschikbaarheid om te gaan. Dit kan voor het roosteren gunstig zijn én soms ook beter tegemoet komt aan de wensen van de docent. Evenals bij het aantal tussenuren kunt u hier een grens en een maximum definiëren.

image.png

Minimaal 3 lessen per dag

image.png

U wilt dat uw docenten niet voor éen of twee lessen naar school hoeven te komen, maar u wilt geen restricties ingeven voor de vrije dagen. U kunt hiervoor een of-of randvoorwaarde aanmaken. Uw docent heeft Of minimaal 3 lessen op een dag, Of maximaal 0 lessen. Indien aan één van deze voorwaarden is voldaan geeft de software geen strafpunten. U maakt eerst de losse randvoorwaarden aan. Met Ctrl + klik kunt u beiden selecteren. Let u op dat u in de kolom 'Score' klikt. Vervolgens kiest u voor Maak of-of randvoorwaarde van geselecteerde.

image.png

image.png

Wens voor vrij dagdeel bij fulltimer

image.png

U wilt bij uw fulltimers instellen dat u een wens heeft voor een dagdeel vrij, maar u wilt dit uiteraard niet zo hard bestraffen als een docent die recht heeft op een dagdeel vrij. U kunt zelf de randvoorwaarde voor een vrij dagdeel nabouwen en de strafpunten hiervan verlagen. Kies hier voor de randvoorwaarde 'bezette lesposities op minst bezette roosterplaatsen' en kies bij roosterplaatsen vervolgens voor 'dagdelen'. U kunt bij Grens st.p. zelf aangeven met hoeveel strafpunten u een les op dit vrije dagdeel wilt bestraffen.

image.png

Eerste uren vrij

image.png

Het kan nog specifieker dan sturen op bepaalde roosterposities. Stel dat een docent graag drie van de vijf eerste uren geen les wil hebben. Om de roosterautomaat zoveel mogelijk ruimte te geven, willen we die drie uren liever niet van te voren vast leggen. Dat betekent dat er drie onbepaalde eerste uren vrij moeten komen.

U regelt dit als volgt:We beginnen met het definiëren van de eerste uren. Dat doen we met behulp van  Roosterplaatsen en roostergroepen. Vervolgens maken we de randvoorwaarde aan.

  • Selecteer de docent waarvoor u de randvoorwaarde wilt aanmaken

  • Klik in de cel met de tekst <nieuw, klik links>

    image.png

  • Klik op <vrije roosterplaatsen>

  • Zorg ervoor dat in de kolom Roosterplaatsen de roostergroep met eerste uren staat

  • Wijzig in de kolom Eval. type "Zo min mogelijk" in "Zo veel mogelijk"

  • De grens moet nu nog op 3 worden gezet

  • Pas eventueel de bijbehorende strafpunten aan, afhankelijk van de zwaarte van de wens/eis.

In onderstaand voorbeeldrooster ziet u:

  • maandag 1e uur les
  • dinsdag 1e uur les
  • vrijdag 1e uur les

In de randvoorwaarde hebben we bepaald dat er minimaal 3 eerste uren vrij moeten zijn. In dit voorbeeld zijn er maar 2 eerste uren vrij, dat is er dus één te weinig. Dat betekent 1.000 strafpunten.

image.png

Werkdruk bepalen

image.png

U kunt ook iets zeggen over de werkdruk van docenten. De werkdruk is daarbij gedefinieerd als het aantal lesuren in een reeks. In de grijze kolommen staan berekende getallen, deze kunt u niet bewerken. Het gaat om het gemiddeld aantal lesuren per dag, het aantal lesuren op de dag met de met de meeste lessen en het aantal lesuren in de langste reeks lessen achter elkaar.

U kunt aangeven wat u vindt van:

  • een nog acceptabel grens-aantal lesuren op een dag
  • een maximum-aantal lesuren op een dag
  • een nog acceptabel grens-aantal lesuren aaneengesloten op een dag
  • een maximum-aantal lesuren aaneengesloten op een dag.

In onderstaand voorbeeld is te zien welke reeksen worden geteld. Bij docent CSJ staan op maandag 6 lesuren in geroosterd. Het werkdruk-maximum van 5 lesuren per dag is daarmee dus overschreden.

image.png

Wissels beperken

image.png

U kunt om verschillende redenen het aantal wissels van docenten willen beperken. U heeft bijvoorbeeld te maken met meerdere locaties waartussen gependeld wordt door docenten, of u heeft docenten die meerdere vakken geven en die niet meer dan 1 wissel per dag tussen de vakken mogen hebben.

We gaan in ons voorbeeld uit van docenten die op meerdere locaties lesgeven en die maximaal 1 wissel per dag mogen hebben. De wissels mogen boven alleen plaatsvinden als er een vrij lesuur tussen zit.

Locaties definiëren

U dient eerst vast te leggen welke lessen op locatie A en welke op locatie B plaatsvinden. Dit doet u bij Afdelingen en Stamklassen. U vindt dit scherm in het hoofdmenu Beheer > Schoolstructuur > Afdelingen en Stamklassen.

image.png

Lesverzamelingen van de locaties

De software maakt automatisch lesverzamelingen aan van alle lessen behorende bij een vestiging. In ons geval dus een verzameling voor locatie a (#a) en een verzameling voor locatie b (#b)

In het hoofdmenu Roosteren kunt u gaan naar Lessen > Lesverzamelingen. U ziet de lesverzamelingen staan. Om deze lesverzamelingen straks te kunnen gebruiken in een randvoorwaarde, dient u er een masker van te maken.

image.png

Wisseltabel bewerken

Er mag door een docent alleen gewisseld worden als er een tussenuur is. We maken hiervoor gebruik van een tabel.

image.png

  • Klik in menu Structuur op Wisselinformatie
  • Selecteer de regel met lesverzameling #locatie A en #locatie B
  • Vul in de cel boven de tabel "wissel zonder tussenuur" het aantal strafpunten in (wij adviseren u hier 1 in te vullen, aangezien u bij de randvoorwaarde zelf het werkelijke aantal strafpunten zult bepalen)
  • Merk op dat in de tabel nu ook het getal 1 wordt geplaatst in een aantal cellen
  • Klik op de knop <Controleer en accepteer>.

image.png

Randvoorwaarde aanmaken

Tenslotte maakt u de randvoorwaarde aan bij de docent(en).

  • Klik op de knop <Docenten uitgebreid> image.png

  • Selecteer de docent waarvoor u de randvoorwaarde wilt aanmaken

  • Klik in de cel met de tekst <nieuw, klik links>

    image.png

  • Klik op Wisselscore uit wisseltabel

  • Het evaluatietype staat automatisch op "Zo min mogelijk". Laat dit zo staan

  • Selecteer in de kolommen Masker de maskers voor locatie a en locatie b

  • De wisselrandvoorwaarde wil een zo laag mogelijke score uit de wisseltabel. U vult dus bij Grens en Max 0 in aangezien er in de wisseltabel een 1 staat bij verboden wissels.

In onderstaand voorbeeldrooster ziet u:

  • een wissel op maandag met een tussenuur, dat mag
  • op woensdag is er ook een wissel na een tussenuur, dat mag
  • op vrijdag moet de docent van locatie b naar a zonder tussenuur. Dat mag niet en dus genereert de wisseltabel een score van 1. Dat is meer dan de max van 0 en dus worden er 1.000.000 strafpunten gegeven.

image.png

Extra opties scherm basis randvoorwaarden docenten

Hoeveelheid informatie op scherm beïnvloeden

image.png

Via het menu Panelen kunt u het aantal panelen uitbreiden of juist verminderen.

image.png

Randvoorwaarden per tijdvak

image.png

Standaard worden de voorwaarden op alle tijdvakken toegepast. Wilt u dat niet, bijvoorbeeld omdat de beschikbaarheid van een docent in een ander tijdvak verschilt van de beschikbaarheid in het eerste tijdvak, dan kunt u dat aanpassen.U klikt in de kolom Tvb op de afkorting "bnd" (staat voor "gebundelde" tijdvakken) hetgeen nu verandert in "apart". Vervolgens kunt u per tijdvak verschillende voorwaarden invullen: selecteer daarvoor eerst in het Tijdvak drop-down menu het correcte tijdvak.

image.png

Filters

image.png

Het is in het docentenbasisscherm mogelijk om de beschikbaarheden te filteren. Dit geeft u inzicht in de verdeling van vrije dagen en/of dagdelen. Er zijn meerdere filteropties mogelijk:

  • Docenten filter: Hiermee kunt u de beschikbaarheden op lesgroepniveau in beeld krijgen, maar ook filteren op bijvoorbeeld docentverzamelingen:

    image.png

    image.png

  • Filter op sectieniveau: Hiermee kunt u de docentbeschikbaarheden per sectie in beeld krijgen. Dit kan handig zijn om te bekijken of er niet teveel docenten binnen een sectie op dezelfde dagen vrij zijn.

    image.png

  • Filter op stamklasniveau: Hiermee kunt u de docentbeschikbaarheden per stamklas in beeld krijgen:

    image.png

Stamklas versus clustergroep

Als u kiest om op stamklasniveau te filteren, dan worden de beschikbaarheden getoond van de docenten die les geven aan de desbetreffende groep, dus docenten die een (cluster)groep lesgeven met een paar leerlingen uit de desbetreffende klas worden niet getoond.

Gepubliceeerd: 24/04/2020