Skip to main content

Gebruik nieuwe roosterpublicatie - veelgestelde vragen - Artikelen / Algemeen - Zermelo Support

Gebruik nieuwe roosterpublicatie - veelgestelde vragen

Authors list

Alle afspraken vanaf 1 maart worden gepubliceerd met de nieuwe publicatiecode, u hoeft hier niets voor te doen. Tot die tijd publiceert u met de oude publicatiemethode. 

U kunt er voor kiezen om deze datum  (portalbreed) te vervroegen, zodat u al eerder met de nieuwe publicatiemethode kunt werken. In dit artikel vindt u informatie over de nieuwe roosterpublicatie, een uitgebreide werkwijze om over te stappen, en antwoorden op veelgestelde vragen.


Voordelen van de nieuwe roosterpublicatie

De oude publicatie vergeleek versie 1 en versie 2 van het dagrooster en dit verschil werd weer met het portal vergeleken. Dit ging allemaal op basis van groep, vak, docent, lokaal en positie. Soms werden hierbij een desktop-afspraak en een portal-afspraak gematcht terwijl die niet bij elkaar hoorden, met gevolgen voor de inschrijvingen. De nieuwe roosterpublicatie geeft lessen een unieke code mee bij publicatie. Ook bij keuzelessen: inschrijvingen worden hierdoor niet meer onterecht verwijderd.

Met de nieuwe roosterpublicatie zullen vanaf februari docentdeelnames worden gepubliceerd.  Deze deelnames zijn nodig om de Docentstatistiek te kunnen vullen. Deze Managementinformatie zal ook in februari worden toegevoegd aan het portal. 

Opmerkingen worden opgeslagen en worden gepubliceerd. U kunt met de nieuwe roosterpublicatie bij activiteiten en afspraken een opmerking plaatsen die wordt gepubliceerd als "opmerking roostermaker" bij de afspraak in het portal. Deze opmerkingen worden ook opgeslagen in uw bestand.


Nieuwe roosterpublicatie vervroegen

Werkwijze

U kunt vanaf de release in oktober de ingangsdatum waarmee u wilt werken met de nieuwe roosterpublicatie vervroegen. U vindt in het admin-paneel in het portal het informatieveld: ingangsdatum van de nieuwe roosterpublicatie. Deze ingangsdatum geldt voor het gehele portal en kunt u, indien gewenst, vervroegen. 

  1. Om de datum te vervroegen dienen alle roostermakers in het portal al twee weken te werken met minimaal desktopversie 20.10.
    Tip:  In het scherm Admin-paneel > Versiecontrole Zermelo Desktop vindt u het overzicht van de gebruikte desktopversies door gebruikers met de schoolfunctie roostermaker van de afgelopen twee weken.
  2. Voor u de ingangsdatum kunt vervroegen, dient u alle afspraken die tussen de nieuwe ingangsdatum en de oorspronkelijke ingangsdatum (waarschijnlijk 1 maart '21) vallen te verwijderen uit het portal, dit kan in het scherm Roosters > Afspraken.
    Let op: Het verwijderen van afspraken heeft gevolgen voor inschrijvingen, opmerkingen bij afspraken in deze periode, en voor systemen die met behulp van de automatische roosterkoppeling het rooster ophalen uit het portal.  Zie 'Afspraken verwijderen' en 'Gevolgen koppelingen' hieronder.

Afspraken verwijderen

De ingangsdatum van de nieuwe roosterpublicatie staat op 1 maart 2021. Stel: u wilt deze vervroegen naar 1 januari 2021. Om dit te kunnen doen, zult u alle afspraken (lessen, mondelingen, toetsen en activiteiten) tussen 1 januari en 1 maart 2021 van alle projecten moeten verwijderen uit het portal. Dit doet u in het scherm Roosters > Afspraken.

Heeft u inschrijvingen voor deze periode? Of hebben docenten opmerkingen geplaatst bij lessen in deze periode? Deze inschrijvingen of opmerkingen worden met het verwijderen van de afspraken ook verwijderd.

Gevolgen koppelingen

Als u de datum wilt vervroegen én er staan vanaf die datum al afspraken in het portal, dan dient u deze afspraken eerst te verwijderen. De automatische roosterkoppelingen zullen deze afspraken dan ook verwijderen. Dit kan gevolgen hebben voor zaken die daar aan de afspraken zijn toegevoegd, zoals huiswerk. 

Somtoday
Als u een afspraak verwijdert in het portal en u werkt met de automatische koppeling wordt in Somtoday het huiswerk 'zwevend' gemaakt. Het blijft op dezelfde dag staan en als op die dag weer een les voor dat vak wordt ingelezen, komt het huiswerk bij dat uur te staan.

Magister

In Magister kunt u met de knop 'Lesgegevens' huiswerk van een vervallen les overnemen naar een andere les. Bij het ophalen van lesgegevens worden alleen de vervallen lessen met hetzelfde vak en dezelfde groep van de afgelopen twee weken getoond.


Voorbeelden nieuwe roosterpublicatie

Hoe werkt de nieuwe roosterpublicatie? Hieronder staan een aantal voorbeelden 

Voorbeeld 1: Publiceren basisrooster met lessen en toetsen

U wilt voor een week alle afspraken in het bestand publiceren als basisrooster. In het portal is voor deze week nog niets gepubliceerd.

U kiest bij de filters bovenin voor 'Alle afspraken' en voor 'Basisrooster'.

Alle afspraken komen met status 'nieuw' in het overzicht te staan. Bij het type ziet u zowel lessen als toetsen staan.


Links bovenin het scherm kunt u de afspraken publiceren.


Voorbeeld 2: Publiceren dagrooster met lessen en toetsen

U wilt voor een week waarin al afspraken in het portal staan, wijzigingen publiceren.

U kiest bij de filters bovenin voor 'Alle afspraken' en voor 'Dagrooster'.

De gewijzigde afspraken komen met status 'aangepast' in het overzicht te staan. Bij de 'Omschrijving wijziging' ziet u wat er is veranderd aan de afspraken.


Links bovenin het scherm kunt u de afspraken publiceren.


Voorbeeld 3: Gewijzigde afspraak als basisafspraak publiceren

U heeft al afspraken naar het portal gepubliceerd. Voor één van deze afspraken komt een wijziging. U wilt deze gewijzigde afspraak als nieuwe basisafspraak publiceren.

U kiest bij de filters bovenin voor 'Alle afspraken' en voor 'Handmatig Basis/Dag'.

De gewijzigde afspraak staat als 'Dag' aangemerkt. Door te klikken op 'Basis' in de kolom 'Basis/Dag' zet u de afspraak naar een basisafspraak (de omschrijving van de wijziging verdwijnt). 


Links bovenin het scherm kunt u de afspraak publiceren.


Veelgestelde vragen

Ik wil vanaf 1 januari werken met de nieuwe roosterpublicatie, kan ik nu al het rooster publiceren?

Als u de ingangsdatum in het portal al heeft vervroegd naar 1 januari, kunt u nu al het rooster vanaf 1 januari publiceren. U doet dit met de nieuwe publicatiemethode.

Ik wil de ingangsdatum van 1 maart niet vervroegen. Vanaf wanneer kan ik het rooster vanaf 1 maart publiceren?

U kunt nu al het rooster vanaf 1 maart nu al publiceren met de nieuwe roosterpublicatie. U gebruikt de nieuwe roosterpublicatie en heeft daarvoor een desktopversie 20.10 of hoger nodig. 

Kan ik de inschrijvingen van oude naar nieuwe publicatie voortzetten en andersom?

Ja, zolang het rooster inhoudelijk hetzelfde is, kan dat gewoon.

Een deelname in de peilweek matcht met een deelname in de doelweek/doelweken als:

  • het moment  overeen komt
  • het vak overeen komt
  • de docent overeen komt
Hoe kan ik zien of er inschrijvingen verwijderd zullen worden?

Sorteer op de kolom "!". Dit uitroepteken verschijnt bij lessen waarvoor er een inschrijving of een deelname verwijderd wordt. Deze verschijnt dus ook als er een leerling uit een les gehaald wordt omdat deze van groep is veranderd of het vak niet meer in het pakket heeft. Als er inschrijvingen verwijderd zullen worden, dan krijgt u daarnaast een waarschuwing als u de publicatie doorvoert, zodat u nog kunt annuleren. Klik eventueel op het getal in de kolom "Lln" voor details. 

Kun je vanaf nu ook wijzigingen binnen toetsen publiceren?

Ja dat kan. Ook bij een toets kunt u aangeven of deze als basisrooster of als dagrooster gepubliceerd moet worden. Dit betekent dat bijvoorbeeld een docent- of lokaalwissel van een toets nu ook als wijziging zichtbaar gemaakt kan worden.

Wanneer kunnen er nog inschrijvingen worden verwijderd?

In principe kunnen inschrijvingen voor een afspraak alleen verwijderd worden als de inschrijving voor de bijbehorende les (voor die leerling) niet meer mogelijk is, of als de inschrijving irrelevant is geworden.
Er is een aantal scenario's waarin dit voorkomt:

  • Een leerling heeft het vak niet meer in het pakket
    → de hele afspraakdeelname van de leerling wordt verwijderd
  • Een leerling zit niet meer in de lesgroep
    → de hele afspraakdeelname van de leerling wordt verwijderd
  • De les wordt verwijderd
    → alle bijbehorende afspraakdeelnames van leerlingen worden verwijderd
  • Een keuzeles wordt regulier
    → de inschrijving door de leerling zelf wordt verwijderd (leerling komt standaard op 'verplicht' te staan, het is namelijk geen optionele les meer). Eventuele aan-/afmeldingen van de maatwerkcoördinator blijven wel staan.
Waarom krijg ik een melding dat er nieuwe afspraken worden gepubliceerd en de oude afspraak uitvalt? 

U krijgt een nieuwe afspraak (en dus een nieuwe unieke code (de UUID)) als de vak-afdeling-combinatie van de afspraak verandert.

Deze melding kunt u dus in verschillende scenario's krijgen:

  • Als een les van vak is veranderd.
  • Als een les van afdeling is veranderd.
  • Als een les naar een tijdvak is verplaatst waar diezelfde les ook al in voor kwam. 
  • Als een toets van vak is veranderd.
Waarom krijg ik de waarschuwing dat nog niet alle afspraken zijn gepubliceerd? 

U krijgt deze melding bij het openen van de dagroostermodule, indien er afspraken zijn die nog niet in het portal staan. U kunt met deze afspraken gaan dagroosteren en bijvoorbeeld een lokaalwijziging doen. U kunt de afspraak vervolgens wel publiceren naar het portal, maar alleen als 'basisafspraak'. Het nieuwe lokaal staat gewoon in het portal, alleen het feit dat dit een wijziging was ontbreekt. 

Om te zorgen dat u ook wijzigingsinformatie voor deze afspraken in het portal te zien krijgt, dient u het rooster eerst te publiceren via Publiceren > Publiceer roosters.