071-5240086 Na het verdelen van toetsen over dagen en het roosteren in de tijd, kent u lokalen toe aan een toets. Deze volgorde is overigens niet heilig, u kunt ook eerst lokalen toekennen en leerlingen verdelen en pas daarna de surveillanten toekennen.
U wilt waarschijnlijk elke lesgroep in een eigen lokaal plaatsen. Dat kunt u doen in het hoofdscherm van de toetsroostermodule.
desktop Onderhoud > Toetsrooster > Toetsroosteren
Toetsen splitsen en verdelen over lokalen
Standaard maakt u toetsen aan op basis van pakketvakken (bijvoorbeeld netl op havo 4) en de software zoekt dan de betreffende lesgroepen bij elkaar om één toets te maken met alle lesgroepen. Uiteindelijk moet (vaak) elke lesgroep in een eigen lokaal geplaatst worden. Eerst verdeelt u toetsen over dagen en roostert ze in de tijd. Er zijn nu twee mogelijkheden voor wat betreft de lokalen:
- U zet eerst de lokalen bij de toets (Toetsen Roosteren in de tijd, modus Lokalen), en verdeelt daarna de lesgroepen over die lokalen met de optie Opties > Verdelen over lokalen. U kunt bij een toets met meerdere lokalen ook de leerlingen individueel over de lokalen verdelen
- U splitst eerst de toets in aparte toetsen per lesgroep met de optie Opties > Toetsen splitsen en zet daarna de lokalen bij de toetsen. Dat laatste kan handig zijn als een klas bij alle toetsen in hetzelfde lokaal zit. U kunt de lokalen dan gewoon invoeren na het sorteren per klas. De splitsing vindt plaats op basis van het gewenst aantal lokalen per toets.
Als u kiest voor Opties > Verdelen over lokalen, dan krijgt u allereerst een mededeling. Daarin wordt uitgelegd dat u kunt kiezen om de leerlingen groepsgewijs, dus per klas of lesgroep, te verdelen over lokalen, of individueel te verdelen over lokalen.
Indien het past is een groepsgewijze verdeling erg handig. Zeker als er verschillende vakdocenten zijn voor de groepen. De toetsen kunnen dan direct per klas of lesgroep verzameld worden en als pakketje aan de juiste docent worden afgegeven. Soms is het echter nodig leerlingen individueel in te delen, bijvoorbeeld als u leerlingen met tijdverlenging in een ander lokaal wilt plaatsen, of later twee toetsen van verschillende afdelingen in één lokaal wilt zetten voor het zogenaamde anti-spiek-beleid.
Groepsgewijs verdelen over lokalen
Wanneer u kiest voor groepsgewijs verschijnt het volgende scherm:
Links ziet u een opsomming van toetsen waar meerdere lokalen aan gekoppeld zijn. Selecteer hier de toets die u wilt verdelen.
Rechts ziet u verticaal de lesgroepen (groepsgewijs) of leerlingen (individueel) die bij de toets betrokken zijn. Als er al surveillanten op de toets gezet waren, ziet u die ook verticaal weergegeven.
Horizontaal ziet u de lokalen en alle lesgroepen (groepsgewijs) of leerlingen (indvidueel) staan in het eerste lokaal. Dit is weergegeven door de donkergroene cellen. U verplaatst een lesgroep of een leerling naar een ander lokaal door in de betreffende regel in de kolom van het lokaal te klikken of te klikken+slepen. U kunt ook de surveillanten verdelen over de lokalen door in de regel van de docent in de juiste kolom te klikken.
U kunt ook een voorstel laten maken door op de knop <Maak voorstel> te klikken. De toetsen worden dan over de beschikbare lokalen verdeeld.
U hoeft dan alleen nog maar de surveillanten te verdelen over de lokalen, de lesgroepen zijn al automatisch verdeeld over de lokalen.
U kunt de kolommen sorteren door op de kolomkop te klikken. Bij het individueel indelen heeft u de extra mogelijkheid de kolommen met leerlinginformatie te bewerken met de knop <Weergave>.
Zo kunt u hier een extra eigenschap uit het leerlingdomein (zoals "Tijdverlenger") presenteren vooraan in de cel, en daarna sorteren.
Daardoor komen de leerlingen die tijdverlenging krijgen bij elkaar te staan en zij zijn dan eenvoudig samen in één lokaal te plaatsen.
Wanneer u op het groene vinkje klikt worden er nieuwe toetsen aangemaakt. Bij groepsgewijs verdelen komt er één toets per klas of lesgroep. Bij individueel verdelen maakt u als het ware nieuwe "toetsgroepen" aan die niet gelijk hoeven te zijn aan een klas of lesgroep. Wanneer u uw indeling wilt wijzigen, voegt u de toetsen eerst samen via het menu Opties > Gelijktijdige samenvoegen op vak, om daarna een nieuwe indeling te maken (zie ook Leerlingen met tijdverlenging.
Onterecht de melding dat leerlingen nog geen toets hebben
Indien u een toets verdeeld over meerdere dagen krijgt u bij 'leerlingen zonder toets' de melding dat er leerlingen zijn die het vak wel hebben, maar geen toets hebben. Deze melding is eigenlijk onterecht, de controle voor deze kolom kijkt alleen naar de toetsen op dezelfde dag en ziet uw toetsen op de andere dagen dus niet.
Individueel verdelen over lokalen
Zodra u kiest voor individueel verschijnt het volgende scherm:
Lokaalcapaciteit aanpassen
Standaard heeft ieder lokaal een capaciteit voor de lessen. Wanneer u deze voor de toetsen wilt aanpassen klikt u op de daarvoor bestemde knop <Lokaalcapaciteit> U kunt zelf een getal invoeren of een percentage van de standaard bepalen.
Instellingen
U heeft de mogelijkheid een tweetal instellingen aan te passen: de pauzemarge (in minuten) en de factor overlopende groepen (getal tussen 1 en 100).
Leerlingen fixeren
Met de toetscombinatie <ctrl> + <klik> kunt u een leerling fixeren in een lokaal. De indeelautomaat zal deze leerling dan niet verplaatsen.
Automatisch indelen
U kunt nu alle leerlingen automatisch laten verdelen over de verschillende lokalen:
- Selecteer de toets waarvan u de leerlingen wilt verdelen
- Klik op de knop <Deel automatisch in>
Mogelijk krijgt u een melding dat er nog problemen zijn. U kunt na het lezen dan de mededeling sorteren op de kolom "Wissels" of "Overloop". Leerlingen kunnen bijvoorbeeld meerdere wissels hebben op een dag of u kunt te veel leerlingen in een lokaal hebben wat betreft de lokaalcapaciteit. In dat laatste geval kunt u een extra lokaal toevoegen in het hoofdscherm. In het geval van de wissels kunt u overwegen een ander lokaal toe te kennen.
De leerlingen worden nu netjes verdeeld over de toegekende lokalen
Herverdelen van leerlingen
Wanneer u leerlingen individueel heeft verdeeld over de lokalen, kan het zijn dat er toch een leerling achteraf in een ander lokaal geplaatst moet worden. Als u kiest voor Opties > Herverdeel leerlingen, dan krijgt u de mogelijkheid om deze leerlingen alsnog in de andere toetsgroep (en dus het andere lokaal) te plaatsen.
Wanneer u leerlingen groepsgewijs heeft verdeeld over de lokalen en u wilt dit terug draaien dan kan dat door Opties > Gelijktijdige samenvoegen op vak te gebruiken.
Gelijktijdige samenvoegen op lokaal
Het komt ook voor dat u verschillende toetsen toch in hetzelfde lokaal of aula wilt zetten. U kunt toetsen samenvoegen op lokaal mits u voldoet aan een aantal criteria:
- De duur van de toets moet gelijk zijn
- De datum en tijd moeten identiek zijn
- Het aantal gewenste lokalen moeten gelijk zijn.
De toets h4 wisd en h4 beco zijn allebei ingeroosterd in hetzelfde lokaal op dezelfde datum en op dezelfde tijd, bovendien is het aantal gewenste lokalen ook gelijk.
Wanneer u nu kiest voor Opties > Gelijktijdige samenvoegen op lokaal krijgt u de mogelijkheid om deze 2 toetsen samen te voegen tot 1 toets.
U selecteert de toetsen en klikt op <OK>.
De toetsen zijn daarna samengevoegd en het komt er op neer dat er één nieuwe toets gemaakt wordt waar alle leerlingen, alle docenten en alle lokalen bij elkaar staan in één toets.
Standaard toetsnamen
Wellicht valt het u op dat de toetsnamen zijn aangepast, nadat u leerlingen individueel verdeeld heeft of gelijktijdige toetsen heeft samengevoegd op basis van het lokaal. U kunt in het menu <Opties> de toetsnamen automatisch laten aanpassen. U heeft daarbij de keuze uit twee opties: vakgebonden of groepgebonden.
