U kunt toetsroosters op verschillende manieren bekendmaken aan leerlingen en docenten:

• Publiceren naar portal en WebApp
• Overzichten maken via desktop Publiceren > Afdrukken > Print Centrum
• Overzichten maken via desktop Publiceren > Toetsen > Individuele toetsroosters
• Overzichten maken via desktop Onderhoud > Toetsrooster > Toetsroosteren
• via Somtoday of Magister

Publiceren via het Portal

desktop Publiceren > Roosterpublicatie

Alleen toetsen publiceren

In het venster dat nu opent, kunt u in het filter aangeven of u Alle afspraken wilt publiceren of Alleen toetsen.

Toetsrooster publiceren als basisrooster

Om voor leerlingen en docenten overzichtelijke roosters te publiceren, is het aan te bevelen het toetsrooster als basisrooster te publiceren zodra deze klaar is. De leerlingen die toetsen hebben, zien dan alleen de toetsen in het rooster staan en niet alle uitgevallen lessen die daar oorspronkelijk stonden. Dat geldt ook voor de docenten die nu een surveillance-uur hebben gekregen.

U kiest bij de filters bovenin voor 'Alle afspraken' of voor 'Alleen toetsen' en daarnaast voor 'Basisrooster'. Alle afspraken komen met status 'nieuw' in het overzicht te staan. Bij het type ziet u zowel lessen als toetsen staan.

Links bovenin het scherm kunt u de afspraken publiceren:

Toetsen en mondelingen met wijzigingen publiceren

Heeft u al eerder een toetsrooster gepubliceerd en nu wat wijzigingen? Er is bijvoorbeeld een lokaalwijziging bij een toets. Als u wilt dat deze wijziging in beeld komt bij de gepubliceerde roosters, kunt u het toetsrooster als Dagrooster publiceren.

U kiest bij de filters bovenin voor 'Alle afspraken' of voor 'Alleen toetsen' en daarnaast voor 'Dagrooster'.

In onderstaande afbeelding ziet u dat de toets nu in lokaal A118 is. Deze wijziging wordt zichtbaar in de roosters van de leerlingen en surveillanten.

Publiceren via het printcentrum

Roosters kunnen ook verspreid worden door ze via het printcentrum te printen, te mailen of door er een aparte website van te maken..

Iedere leerling ziet dan zijn eigen individuele rooster.

Publiceren via individuele toetsroosters

De toetsroosters kunnen ook gepubliceerd worden via Publiceren > Toetsen > Individuele toetsroosters. U kunt roosters genereren van docenten, leerlingen en lokalen.

In het eerste scherm kiest u afdeling(en) of groep(en) waarvan u de toetsroosters wilt genereren. Vervolgens klikt u op de <Leerlingroosters>, <Docentenroosters> of <Lokalenroosters>. In het volgende venster ziet u een overzicht van de gekozen toetsroosters. U kunt eventueel een alternatieve aanduiding opgeven voor een toets, mondeling of les. Tevens heeft u de mogelijkheid om de surveillant en de datum wel of niet te tonen met de bijbehorende knoppen. Onderaan kiest u voor <Maak website> om een aparte website te maken van de roosters of voor <Serie-print> om ze af te drukken met een printer of als PDF.

Publiceren via toetslijsten

In de toetsroostermodule vindt u de optie om toetslijsten te exporteren via het menu Toetslijsten. Ook de optie om stickerlijsten te maken vindt u hier.

U kunt hier leerlinglijsten maken van iedere toets en deze lijsten gebruiken voor bijvoorbeeld een aan- en afwezigheidsregistratie en/of als informatieblad op de envelop met toetsen voor de surveillant.

In het venster Toetsen roosteren selecteert u de toetsen in de kolom Selectie, of u kiest voor Selecteer alle in het menu Toetslijsten. In de kolom Selectie is met een pijltje in een groene cel aangegeven voor welke toetsen er toetslijsten gemaakt zullen worden. Door te klikken kan de selectie worden weggehaald waardoor er voor die toets(en) geen toestlijst aangemaakt wordt. Klikken en slepen werkt in deze kolom ook en met een SHIFT+klik op de kolomkop kunt u de alle toetsen ineens selecteren en deselecteren.

Via het menu Toetslijsten > Weer te geven velden geeft u op welke leerlinginformatie u op uw toetslijsten wilt zien. Het standaardscherm Weergave opent zich met links de context leerlinglijstjes en het domein Leerling.

U kunt nu aangeven welke informatie van een leerling u op de toetslijst wilt zien. Met behulp van de knoppen onderin kunt u een regel invoegen (boven) of (onder). U heeft minimaal één regel nodig om informatie op te zetten.

1. Kiest u voor meerdere regels houdt er dan rekening mee dat de toetslijsten dan sneller over meerdere pagina's komen.
2. De regel met de lichtgroene kleur is geselecteerd en u kunt door te klikken op één of meer informatievelden in de kolom Veld aangeven welke informatie op de regel moet komen. Uw eerste keuze komt vooraan te staan en op dat informatieveld worden de leerlingen gesorteerd. Wilt u dus een lijst op alfabetische achternaam, dan kiest u als eerste het veld Achternaam. Kiest u voor veel informatievelden houdt er dan rekening mee dat de toetslijsten mogelijk horizontaal niet meer op 1 pagina passen en er een tweede pagina per toets wordt aangemaakt. Dit is meestal geen wenselijke situatie.

U kunt een informatieveld weer uit de regel halen door er nogmaals op de klikken. U kunt een geselecteerde regel verwijderen met de knop Verwijder regel. Als u de juiste instellingen heeft aangebracht verlaat u het Weergave scherm met de knop OK.

Via Maak Lijsten gaat u uiteindelijk een bestand aanmaken. Er verschijnt een scherm Exportparameters. Daarin kunt u middels het plaatsen of verwijderen van een vinkje een optie aan en uit zetten. Als u de juiste instellingen heeft gemaakt gaat u door met de knop OK, waarna de verkenner zicht opent om uw bestand op te slaan.

Toetsen naar Somtoday of Magister

Als u geen gebruik maakt van de automatische roosterkoppeling met Somtoday of Magister, worden toetsen niet geëxporteerd naar deze systemen. Wilt u toch de toetsen in uw leerlingadministratiesysteem? Volg dan de volgende stappen:

Als u toetsen vanuit de desktop wilt exporteren naar Somtoday of Magister kunt u in Zermelo uw toetsen omzetten naar lessen. Beide programma's nemen namelijk geen andere afspraken dan lessen over door middel van een export. U kunt toetsen exporteren van het toetsdomein naar het lesdomein. Er zijn twee dingen waarmee u rekening moet houden:

• U kunt alleen toetsen exporteren naar het lesdomein als de toetstijden gelijk zijn aan de lestijden.Als u toetsen exporteert naar het lesdomein, dan worden de toetsen ingeroosterd op een lesuur in plaats van op een tijdstip met een bepaalde lengte. Elk stukje overlap met een lesuur leidt tot een volledige les bij de export. Heeft u normaliter lesuren van 50 minuten en u heeft een toets van 75 minuten, afhankelijk van het startmoment wordt de toets geëxporteerd tot 2 of 3 lesuren en beslaat dan in plaats van 75 minuten maar liefst 100 of 150 minuten.

• Uw leerlingadministratiesysteem herkent toetsgroepen niet. Toetsen met afwijkende toetsgroepen moet u handmatig opbouwen in Somtoday of Magister.Als u leerlingen individueel verdeelt over lokalen, dan zijn uw lesgroepen niet meer intact en heeft u zogenaamde toetsgroepen gemaakt. Toetsgroepen wijken wat betreft indeling af van lesgroepen en krijgen een aparte '#Toets.lesgroep' naam, zoals de lesgroepen '#Toets.b4bi_binask5' en '#Toets.b4bi_binask6' in de onderstaande afbeelding. Het lesdomein herkent deze indeling gewoon. Uw leerlingadministratiesysteem echter niet. Daarom moet u toetsen met een individuele indeling handmatig opbouwen. Zolang u de lesgroepen bij toetsen intact houdt en leerlingen groepsgewijs over lokalen verdeelt, heeft u dit probleem niet.

Als u toetsen wilt exporteren van het toetsdomein naar het lesdomein, doet u dat als volgt:

1. U gaat vanuit uw toetsroosterbestand naar Onderhoud > Toetsrooster > Toetsroosteren
2. In het menu Lestransport kiest u voor Exporteer toetsen naar het lesdomein
3. U krijgt de volgende waarschuwing te zien

4. Als u zeker weet dat u toetsen wilt omzetten naar het lesdomein dan kiest u voor <Ja>

5. Vervolgens krijgt u de mededeling te zien dat de lessen zijn aangemaakt en zijn toegevoegd aan de lesverzameling #Toetsen

   

6. In het lesdomein kunt u de toetsen opzoeken. In het lesdomein zijn een aantal extra kolommen toegevoegd voor uw toetsen, namelijk 'XVakdocent', '#Toetsnaam' en '#Toetsminuten'. In het onderstaande afbeelding ziet u een voorbeeld van hoe uw lesdomein eruit komt te zien met de toetsen:

• De blauw omlijnde lessen representeren een H5 scheikunde toets van 100 minuten
• De rood omlijnde les is een toets met een speciale toetsgroep in de kolom 'Grp', deze toets heeft individueel ingedeelde leerlingen en kunt u niet exporteren naar Somtoday of Magister.

Nu u de toetsen geëxporteerd heeft naar het lesdomein, kunt u de toetsen vermomd als lessen exporteren voor Somtoday of Magister. Dit doet u op dezelfde manier als dat u uw dagrooster exporteert.