Skip to main content

Roosterwensen

Personeel Formatief

Inleiding

In het portal heeft u de mogelijkheid om de roosterwensen van werknemers (docenten) te inventariseren. Hierbij maakt u gebruik van de dagen en dagdelen dat een werknemer beschikbaar is volgens zijn aanstelling.

Als u docenten zelf de roosterwensen wil laten invullen, dan maakt u een roosterwensenformulier. Als formatiebeheerder of teamleider kunt u vervolgens de wensen beheren en accorderen.

portal Personeel > Roosterwensen

Een nieuw roosterwensenformulier toevoegen

Als u in het portal de docenten hun eigen roosterwensen in wilt laten vullen, moet u een roosterwensenformulier maken. In dit formulier geeft u de inschrijftermijn aan en kunt u een eigen bericht toevoegen.

  1. Ga naar Personeel > Roosterwensen
  2. Kies voor het tabje 'Roosterwensenformulieren'
  3. Kies voor <Toevoegen>
  4. Kies een naam voor het formulier
  5. Als roosterwensen niet vanaf het begin van het schooljaar gelden (maar bijvoorbeeld vanaf tijdvak 2) vul de bijbehorende startweek in
  6. Stel de openingsdatum van het formulier in
  7. Stel de sluitingsdatum van het formulier in
  8. Vul eventueel een bericht van de directie in
  9. Activeer de gewenste voorkeurstypen
  10. Kies voor <Toevoegen>.

image.png

Formatiebeheerders hebben standaard het recht om roosterwensenformulieren aan te maken. U kunt ook roostermakers dit recht geven door bij Beheer > Schoolfuncties > Instellingen schoolfuncties te kiezen voor 'Roosterwensenformulieren bewerken'.

Roosterwensenformulier doorlopen als werknemer

In het tabblad Roosterwensenformulieren kunt u ook bekijken hoe een roosterwensenformulier er voor werknemers uit ziet. U klikt dan op de knop <Doorlopen> in de regel van het formulier dat u wilt bekijken.

Roostervoorkeurstypes toevoegen

Veel voorkomende wensen, zoals eerste uren vrij kunt u als roostervoorkeurstype toevoegen. Docenten kunnen deze dan eenvoudig aanvinken en hoeven dit niet zelf op te schrijven op het formulier. U kunt verschillende roostervoorkeurstypes aanmaken, en per type aangeven of docenten hiervoor een dag of dagdeel meer beschikbaar moeten zijn.

  1. Ga naar Onderwijs > Schoolstructuur > Roostervoorkeurstypes
  2. Kies voor <Toevoegen>
  3. Vul een afkorting en omschrijving in.
  4. Geef bij dag-equivalent en dagdeel-equivalent aan wat het inzetten van dit voorkeurstype 'kost'
  5. Kies voor <Toevoegen>

Dag- en dagdeelequivalent

Bij roostervoorkeurstypes geeft u een dag-equivalent en een dagdeel-equivalent op. U vult hier in wat het 'kost' om een wens in te zetten.

Bijvoorbeeld: U maakt een wens aan voor Eerste uren vrij. Een docent die alle eerste uren vrij wil, mag een dagdeel minder vrij opgeven.

U maakt dan het volgende roostervoorkeurstype aan:

image.png

Wensen die geen dag of dagdeel 'kosten' om in te zetten hebben en dag- en dagdeelequivalent van 0.

Let op: heeft een wens een dagequivalent van 1, zorg dan dat u ook aangeeft dat dit 2 dagdelen kost.

Roosterwensen invullen door docent

Als u een roosterwensenformulier heeft gemaakt, kunt u bij Beheer > Schoolfuncties > Instellingen gebruikers het recht voor 'Eigen roosterwensen bewerken' aan te zetten. De roosterwensenformulieren kunnen dan ingevuld worden zolang de inschrijftermijn van de formulieren niet verstreken is.

image.png

Docenten kunnen het roosterwensenformulier invullen door bij Home > Mijn roosterwensen te kiezen voor <Invullen>.

image.png

Roosterwensen importeren

U kunt de roosterwensen importeren in het portal. U kunt dit bijvoorbeeld gebruiken als u de roosterwensen van het vorige schooljaar wilt overnemen in een volgend schooljaar. U exporteert dan eerst de roosterwensen van het vorige of huidige roosterproject. Daarna importeert u deze export in het volgende schooljaar.

Als eerste maakt u een export. U doet dat als volgt:

  1. Ga naar Personeel > Roosterwensen > Roosterwensen
  2. Selecteer het roosterproject van de roosterwensen die u wilt exporteren
  3. Selecteer het team, het meest logische zou zijn om te kiezen voor alle teams
  4. Eventueel: maak een selectie als u niet de roosterwensen van alle docenten wilt exporteren
  5. Klik op de export-knop Export-roosterwensen.png
  6. Klik op <Opslaan>

Vervolgens importeert u de export die u opgeslagen heeft in het volgende roosterproject. Dit roosterproject moet dan al wel aangemaakt zijn en de docenten moeten ook een contract hebben.

U kunt de volgende gegevens importeren:

  • Het aantal dagen en/of dagdelen dat een docent beschikbaar is
  • De startweek (wanneer gaat de roosterwens in)
  • De roosterwens zelf (beschikbaar, geblokkeerd, sterke voorkeur vrij, voorkeur vrij) per dag en per dagdeel.

U importeert de roosterwensen als volgt:

  1. Ga naar Personeel > Roosterwensen > Roosterwensen
  2. Selecteer het roosterproject waarin u de roosterwensen wilt importeren
  3. Selecteer alle teams
  4. Klik op de import-knop Import-roosterwensen.png
  5. Selecteer via <Bladeren> het bestand dat u wilt importeren en klik op <Verder>
  6. Pas eventueel de kolommen aan die u importeert, kolommen die u zet op niet gebruiken worden overgeslagen
  7. Controleer of er problemen zijn bij bepaalde docenten, problemen herkent u aan een rode cirkel met een uitroepteken erin
  8. Pas de problemen aan of haal de regel van de docent weg door deze te selecteren en op <delete> op uw toetsenbord te drukken 2021-05-04-13_52_00-Zermelo-Portal-Roosterwensen.png
  9. Importeer de roosterwensen met <Nieuwe importeren>, <Bestaande bijwerken> of <Synchroniseren>
  10. U heeft nu de roosterwensen geïmporteerd.

Let op

U kunt geen roosterwensen van het soort Voorkeurstype importeren, zoals alle eerste uren vrij. Bij docenten die een dergelijke wens hebben in het export-bestand en daarbij een dagdeel extra beschikbaar zijn, moet u handmatig de beschikbaarheid aanpassen.

Opmerkingen kunt u eveneens niet importeren.

Roosterwensen controleren en beheren

De teamleider, sectieleider, roostermaker en formatiebeheerder kunnen de ingevulde roosterwensen in het scherm Personeel > Roosterwensen bekijken. U kunt daarbij filteren op team en/of sectie. Binnen een team kunt u eventueel nog filteren op Hoofdteam, door deze kolom in beeld te brengen (is standaard verborgen).

De formatiebeheerder kan de roosterwensen accorderen. Afhankelijk van het ingestelde recht bij Schoolfuncties kan ook de teamleider roosterwensen accorderen.

De docenten die hun roosterwensen hebben ingeleverd zijn te herkennen aan het groene vinkje in de kolom 'wn'. Deze wensen kunt u controleren.

image.png

In het overzichtsscherm is te zien welke dagen/dagdelen een docent heeft geblokkeerd of graag vrij wil hebben. Ook kunt u hier de toelichting lezen. Tevens kunt u per dag filteren op beschikbaarheid, voorkeuren om vrij te zijn en blokkades. Zo kunt u eenvoudig zien welke docenten op een bepaalde dag geblokkeerd zijn.

image.png

Als u een medewerker aanklikt, verschijnt onderin het scherm de detailweergave van de ingevulde wensen en de aanvullende wensen.

image.png

U kunt de ingevulde blokkades of wensen wijzigen in het tabelletje aan de onderkant door te klikken op de bolletjes. Zo kunt u een blokkade omzetten naar een wens als u deze niet accepteert:

image.png

Verplicht werken instellen

U kunt als teamleider, formatiebeheerder of roostermaker bij een docent aangeven dat hij of zij verplicht moet werken op een dagdeel. Dit betekent dat een vrije dag of vrij dagdeel waar de docent recht op heeft, niet op deze dag/ dit dagdeel mag vallen.

image.png

Bijvoorbeeld: Als een docent recht heeft op één dag vrij en u vult op de maandag 'verplicht werken' in, dan moet de vrije dag op dinsdag, woensdag, donderdag of vrijdag vallen.

Let op: als op een dag 'verplicht werken' is ingevuld, betekent dat niet dat er ook automatisch een les op die dag geroosterd wordt.

De docent kan zelf niet de optie 'verplicht werken' invullen. Als u op een dag of dagdeel al 'verplicht werken' heeft gezet, dan ziet de docent dit wel bij het invullen van de roosterwensen, maar kan dit niet wijzigen.

verplicht werken geldt voor de gehele dag

Indien u bij een docent aangeeft dat hij een dag verplicht moet werken betekent dat automatisch dat zijn of haar vrije dagdeel ook niet op deze dag kan vallen!

Aanvullende wensen deactiveren

Als een docent aanvullende wensen heeft ingevuld, die u niet wilt inwilligen, kunt u deze deactiveren. Zo kunt u later nog teruglezen wat de wens inhield, maar staat het het accorderen van de roosterwensen niet in de weg.

image.png

Gedeactiveerde wensen zijn te herkennen aan de doorgestreepte tekst: image.png

Opmerkingen toevoegen

De formatiebeheerder en de teamleider kunnen opmerkingen plaatsen. U kunt een algemene opmerking invullen naast de opmerking van de medewerker.

image.png

Ook bij de aanvullende wensen onderin kunt u ook commentaar toevoegen.

Prioriteit verhogen

Alle roosterwensen in het portal krijgen standaard de prioriteit 'Zeer belangrijk' mee. Dit betekent dat de wensen van verschillende docenten even zwaar meewegen. Als formatiebeheerder of teamleider heeft u het recht om bij een docent de prioriteit van de wensen aan te passen. Dit betekent dat de wensen van deze docent lichter of zwaarder wegen dan dezelfde wensen van een andere docent.

Invloed prioriteit op roosterwensen

Let op: de prioriteit heeft alleen invloed op het gewicht van wensen. Geblokkeerde dagen of dagdelen blijven altijd even zwaar meewegen.

De drie prioriteiten zijn de volgende:

image.png


Belangrijk

Er worden geen extra eisen gesteld. Dat betekent dat de voorkeursdagen van de docent als wensen worden behandeld. Er bestaat dus een reële kans dat de vrije dag elders wordt ingeroosterd.


Zeer belangrijk

Minimaal één vrije dag is een voorkeursdag

Minimaal één vrij dagdeel is een voorkeursdagdeel


Verplicht

Elke vrije dag is één van de voorkeursdagen

Minimaal één vrij dagdeel is een voorkeursdagdeel


Voorbeelden roosterwensen

Voorbeeld 1: recht op één vrije dag, docent geeft twee voorkeursdagen op

Docent adm heeft recht op één vrije dag. De docent heeft twee voorkeursdagen opgegeven: de woensdag en de vrijdag

  • Prioriteit blijft op belangrijk staan: de vrije dag kan woensdag of vrijdag worden, maar dat hoeft niet!
  • Prioriteit wordt op zeer belangrijk gezet: de vrije dag wordt als eis op de woensdag of de vrijdag gezet
  • Prioriteit wordt op verplicht gezet: de vrije dag wordt als eis op de woensdag of de vrijdag gezet. In dit voorbeeld (slechts één vrije dag) is er geen verschil tussen zeer belangrijk of verplicht

Voorbeeld 2: recht op twee vrije dagen, docent geeft drie voorkeursdagen op

Docent bou heeft recht op twee vrije dagen. De docent geeft drie voorkeursdagen op: de maandag, de woensdag en de vrijdag

  • Prioriteit blijft op belangrijk staan: de vrije dagen kunnen op maandag en/of woensdag en/of vrijdag komen, maar dat hoeft niet!
  • Prioriteit wordt op zeer belangrijk gezet: één van de vrije dagen wordt de maandag, de woensdag of de vrijdag
  • Prioriteit wordt op verplicht gezet: de twee vrije dagen worden volgens voorkeur geroosterd (maandag en woensdag OF maandag en vrijdag OF woensdag en vrijdag)

Voorbeeld 3: recht op twee vrije dagen, docent geeft twee voorkeursdagen en een sterke voorkeursdag op

Docent bso heeft recht op twee vrije dagen en geeft één sterke voorkeur voor donderdag en twee voorkeursdagen op voor de tweede vrije dag: vrijdag en woensdag

  • Prioriteit blijft op belangrijk staan: er is een kans dat de vrije dag op donderdag, woensdag en/of vrijdag valt, maar dat hoeft niet. De kans op donderdag is wat groter dan woensdag en vrijdag
  • Prioriteit wordt op zeer belangrijk gezet: één van de vrije dagen wordt de woensdag, de donderdag of de vrijdag (met sterke voorkeur voor donderdag)
  • Prioriteit wordt op verplicht gezet: de twee vrije dagen komen op twee van de drie voorkeursdagen, met grootste kans op donderdag

Prioriteit in bulk wijzigen

U kunt de prioriteit van roosterwensen ook in bulk voor meerdere docenten aanpassen met de knop <Bulkwijziging>.

  1. Ga naar Personeel > Roosterwensen >Roosterwensen
  2. Ontgrendel het scherm met de knop <Bewerken>
  3. Selecteer (met behulp van Ctrl+klik of Shift+klik) de docenten waarvan u de prioriteit wilt wijzigen
  4. Klik op de knop <Bulkwijziging>
  5. Zet een vinkje in het veld voor Prioriteit
  6. Selecteer de gewenste prioriteit
  7. Bevestig uw keuze met <Bijwerken>

image.png

Roosterwensen accorderen of afwijzen

U kunt roosterwensen accorderen door een groen vinkje te zetten in de kolom onder 'akkoorden'.

image.png

Klikt u nogmaals in de kolom 'akkoorden' dan keurt u de roosterwensen af.

image.png

De docent kan als de roosterwensen zijn afgekeurd de roosterwensen opnieuw invullen en inleveren, mits de inlevertermijn van het formulier nog niet verstreken is.

Gepubliceeerd: 29/04/2020