Skip to main content

Stap 2: Plaatsingen naar Somtoday

Stappenplan koppeling Somtoday

Stappen binnen deze stap

portal Koppelingen > Exports

U kunt de plaatsingen exporteren vanuit Zermelo. Deze zorgt ervoor dat de leerlingen in Somtoday een opleiding en een stamklas krijgen. Zodra de prognoses zijn afgerond en iedere leerling een prognose heeft van 100%, dan is het mogelijk deze te exporteren naar Somtoday.

Kort samengevat zijn er binnen deze stap weer enkele stappen te volgen. Drie voorbereidende stappen en twee stappen om de export te maken. Iedere stap wordt hieronder uitgebreid beschreven.

Voorbereiding:

  • Voorbereiding stap 1: Menu Beheer > Portal-inrichting > Leerpaden: Richt de leerpaden in
  • Voorbereiding stap 2: toekennen van opleidingen
  • Voorbereiding stap 3: Menu Beheer > Portal-inrichting > Vestigingen: Vul bij LAS-code het BRIN-nummer in

Plaatsingen-export:

  • Plaatsingen-export stap 1: Menu Leerlingen > Overzicht > Afdelingsdeelnames: Geef elke leerling een leerpad via <Bereken leerpaden>
  • Plaatsingen-export stap 2: Menu Koppelingen > Exports: exporteer de plaatsingen via <Plaatsingen>

somtoday Importeren in Somtoday: U krijgt een csv-bestand. Deze kunt u in Somtoday importeren bij Beheer > Import&Export > Imports > Zermelo / PKP plaatsingen.

We hebben een kort instructiefilmpje voor u gemaakt.

Voorbereiding stap 1: Inrichten leerpaden

Het is mogelijk om de plaatsingen voor Somtoday te exporteren vanuit het portal. Om dit te kunnen doen richt u portalbreed Leerpaden in. Een leerpad is een combinatie van een Opleiding, een Profiel en een Jaarlaag binnen een vestiging.

U geeft bij het inrichten van de leerpaden aan wat de officiële elementcode is en welke code er voor de administratie wordt weggeschreven. U richt leerpaden in bij Beheer > Portalinrichting > Leerpaden. Zie ook: Werken met leerpaden

Om een leerpad toe te voegen klikt u op de knop Toevoegen en u vult de informatie voor het leerpad in.

image.png

U kunt de leerpaden in Zermelo inrichten met dezelfde code als de leerlingadministratie (LAS) gebruikt. Is de LAS-code bijvoorbeeld erg lang, dan kunt u in Zermelo ook werken met een andere (kortere) code en in de kolom 'LAS-code' noteren wat er in de export moet komen.

image.png

LAS-code opzoeken: welke code wordt in Somtoday gebruikt?

image.png

U kunt dit scherm ook exporteren en (na eventueel bewerken) importeren in het portal. Let op dat de elementcodes meestal met een 0 (nul) beginnen!

Voorbereiding stap 2: toekennen van opleidingen

Alle leerlingen voor wie u plaatsingen wilt exporteren dienen de juiste opleiding in hun pakket te hebben.

Let op: de afdelingsstructuur binnen het Zermelo-portal heeft geen invloed op de berekening van het leerpad. Een leerling moet dus altijd de juiste opleiding ('basis', 'kader', 'mavo', 'havo', 'atheneum', 'gymnasium' of iets dergelijks) in het keuzepakket hebben om het bijbehorende leerpad te kunnen berekenen.

Ook in de onderbouw moeten leerlingen de bijbehorende opleiding in hun pakket hebben om tot een goed plaatsingsbestand voor Somtoday te komen. U zult misschien opleidingen moeten toevoegen om de juiste leerpaden te kunnen berekenen:

  • Voeg bij Beheer > Portalinrichting > Keuzes de opleidingen toe die ontbreken
  • Koppel bij Onderwijs > Keuze-aanbod de opleidingen aan de bijbehorende afdelingen
  • Selecteer bij Leerlingen > Pakketkeuze > Keuzepakketten de leerlingen en geef hen met de knop 'Vak toevoegen' in bulk de juiste opleiding

U hoeft uw keuzeformulier niet aan te passen als u leerlingen een nieuwe opleiding in het pakket geeft. Zolang de opleiding niet voorkomt op het keuzeformulier heeft het ook geen invloed op de status van het keuzepakket.

Kan ik voor de export naar Somtoday leerlingen een extra opleiding geven?

Als u al andere opleidingen bij leerlingen heeft staan (bijvoorbeeld 'tto' en 'regulier'), dan kunt u de opleiding voor de export naar Somtoday (bijvoorbeeld 'atheneum') gewoon toevoegen aan het pakket van de leerling. Een leerling mag namelijk meerdere opleidingen hebben. Als de opleiding niet voorkomt op het keuzeformulier, zal het geen invloed hebben op de status van het keuzepakket. Bij de leerpaden hoeft u geen onderscheid te maken tussen tto en regulier, en maakt u bijvoorbeeld de leerpaden 'ath-cm', 'ath-em', 'ath-ng' en 'ath-nt' aan.

Voorbereiding stap 3: Instellen van de vestiging

In het bestand dat straks aangemaakt wordt, staat een kolom met de vestigingscode. Wat er in de kolom in gevuld moet worden, kunt u instellen in het Zermelo portal.

Via menu Beheer > Portal-inrichting > Vestigingen kunt u in de kolom LAS-code de Vestigingsafkorting uit Somtoday invullen. Het maakt niet uit of u hier hoofdletters of kleine letters intypt.

image.png

U vindt deze LAS-code in Somtoday onder Onderwijs > Inrichting.

image.png

Plaatsingen-export stap 1: Leerpaden berekenen voor leerlingen

Na het inrichten van de leerpaden kunt u voor de leerlingen laten berekenen welk leerpad zij volgens het portal volgen.

U berekent de leerpaden in het project voor aankomend schooljaar.

In het scherm Leerlingen > Overzicht > Afdelingsdeelnames kunt u leerlingen selecteren en met de knop 'Bereken leerpaden' de suggestie van het portal vragen. U kiest vervolgens voor de knop 'Accepteren' om de suggestie voor het leerpad door te voeren.

image.png

Elke leerling met een Leerpad krijgt in het scherm met de Afdelingsdeelnames de status 'OK'

image.png

Handmatig een leerpad bewerken

U kunt een leerpad ook handmatig bewerken voor een leerling door te dubbelklikken in de cel voor het leerpad:

image.png

Onlogisch leerpad

Een leerling kan, bijvoorbeeld na een pakketwijziging, een onlogisch leerpad hebben op basis van de combinatie opleiding en profiel. Het portal signaleert dit voor u en u kunt het leerpad opnieuw laten berekenen of handmatig aanpassen.

image.png

Plaatsingen-export stap 2: Exportbestand maken

Voor de leerlingen met een leerpad kunt u het exportbestand maken voor de plaatsingen in Somtoday. Ga in het portal naar Koppelingen > Exports en kies onder het logo van Somtoday voor Plaatsingen

image.png

U selecteert het aankomend schooljaar om het exportbestand met de plaatsingen te maken.

Selecteer binnen het project de afdeling waarvoor u een exportbestand wilt maken.

image.png

Kies voor de knop image.png en pas eventueel het drempelpercentage aan en klik op 'Exporteren'.

image.png

Het bestand heeft de volgende opmaak:

image.png

Standaard staat het drempelpercentage op 100% ingesteld, waarbij dus alleen leerlingen met één afdelingsdeelname worden geëxporteerd. U kunt er voor kiezen het percentage naar bijvoorbeeld 80% te zetten als u ook de leerlingen met een voorlopige plaatsing wilt exporteren.

Het is niet nodig om het bestand na opslaan nog te bewerken. Wij raden dit zelfs af, omdat een eventuele nul aan het begin van een elementcode verdwijnt wanneer u het bestand in Excel opent en opslaat.

Belangrijk

Als een leerling in het portal een stamklas heeft, dan wordt deze ook geëxporteerd. Controleer in de desktop of er verschillen zijn tussen de desktop en het portal wat groepsindelingen betreft. Zie hiervoor de pagina Groepsindelingen synchroniseren.

Importeren in Somtoday

Het exportbestand met de plaatsingen kunt u in Somtoday importeren via Beheer > Import & Export > Zermelo / PKP plaatsingen

image.png

De stamgroepen moeten al wel bestaan, anders worden deze niet aan de leerling toegekend. Het is mogelijk om de import meerdere keren te doen: de plaatsing wordt dan overschreven.

Tijdens het importeren krijgt u de vraag of vakken meegenomen moeten worden. Kies hier alleen 'Ja' voor afdelingen waarbij het vakkenpakket doorloopt, bijvoorbeeld van Havo-4 naar Havo-5. In andere gevallen, zoals onderbouwafdelingen, kiest u voor 'Nee'.

image.png

Let op: raadpleeg de handleiding van Somtoday voor de locatie van de import. Na updates is dit mogelijk veranderd.

Gepubliceeerd: 06/11/2020