Skip to main content

Rechten toekennen via schoolfuncties

Gebruikers- en rechtenbeheer

Uw portal zit vol met (persoons)gegevens. Deze gegevens wilt u niet zomaar voor iedereen toegankelijk maken. Daarom is het belangrijk om de juiste mensen de juiste rechten te geven binnen uw portal. U, de applicatiebeheerder, regelt dit met schoolfuncties.

U kunt bij Beheer > Schoolfuncties aangeven welke gebruikers binnen uw school welke rechten hebben.

Gebruikers kunnen op twee verschillende manieren rechten krijgen op het portal, namelijk via het gebruikerstype (leerling, ouder, werknemer of admin) of via de schoolfunctie van een werknemer. In de laatste categorie vallen bijvoorbeeld roostermakers, mentoren en teamleiders.

Als een gebruiker een gebruikerstype heeft of een schoolfunctie krijgt, dan krijgt de gebruiker automatisch de bijbehorende rechten in het portal. Op deze pagina geven we u meer informatie over het toekennen van rechten en hoe u de instellingen beheert.

Rollen niet meer gebruiken voor medewerkers, ouders en leerlingen

Sinds 2018 is het niet meer nodig om via rollen rechten toe te kennen. Sterker nog: het kan er voor zorgen dat bepaalde functionaliteit niet meer naar behoren werkt!

De rollen bestaan nog wel, omdat ze nodig zijn voor externe partijen. Controleer daarom bij Beheer > Gebruikers > Gebruikers of u gebruikers heeft met een rol. De enige gebruikers die wél een rol nodig hebben zijn mercesitslearning, magister en somtoday.

portal Beheer > Schoolfuncties

Algemeen

Het menu Schoolfuncties heeft vier tabbladen waar u het volgende kunt regelen:

  • Instellingen gebruikers: rechten toekennen aan gebruikerstypes van een roosterproject. (Leerlingen, ouders en werknemer de juiste rechten geven)
  • Instellingen schoolfuncties: lees- en bewerkrechten van schoolfuncties aan- en uitzetten binnen een roosterproject. (Aangeven welke schoolfuncties wat mag doen)
  • Toekenningen schoolfuncties: schoolfuncties toekennen aan werknemers in een roosterproject.
  • Toekenningen schoolfuncties (details): Handmatig een extra recht toekennen of afnemen bij een werknemer.

We leggen u hieronder uit wat u bij elk van de tabbladen kunt instellen en hoe u dat doet.

Instellingen gebruikers

Op het tabblad Instellingen gebruikers  bepaalt u wat gebruikers van een bepaald gebruikerstype per project mogen bekijken of bewerken. We onderscheiden vier gebruikerstypes:

  • Leerling
  • Werknemer
  • Ouder/verzorger
  • Admin (applicatiebeheerder)

De applicatiebeheerder kan een gebruiker een gebruikerstype geven bij Beheer > Gebruikers > Gebruikers. Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar Gebruikers toevoegen en verwijderen.

De instellingen voor de gebruikerstypes leerling, werknemer en ouder kunt u zelf beheren. U kunt de instellingen van de admin niet zelf aanpassen.

In het tabblad Instellingen gebruikers ziet u per roosterproject de instellingen voor leerlingen, werknemers en ouders.

2021-08-Instellingen-gebruikers.png

Linksbovenin selecteert u een roosterproject. U kunt eventueel ook kiezen voor Geen filter, u ziet dan alle actieve roosterprojecten als een kolom weergegeven. Een groene cel betekent dat die instelling (dat recht) aan staat voor het gebruikerstype in dat roosterproject. Een grijze cel betekent dat die instelling uit staat voor het gebruikerstype in dat roosterproject.

U kent een instelling (een recht) als volgt toe:

  1. Klik op de knop <Bewerken>
  2. Klik op een cel om een instelling voor een gebruikerstype in een roosterproject aan of uit te zetten.

Conceptrooster alleen voor docenten

Als u als roostermaker een conceptrooster wilt publiceren, kunt u dit via het portal doen. U geeft werknemers de instelling om het eigen rooster of alle roosters te bekijken voor het volgende schooljaar. Bij leerlingen en ouders zorgt u er juist voor dat de cel grijs is, zodat zij het rooster niet kunnen zien.

Instellingen schoolfuncties

Het tweede tabblad Instellingen schoolfuncties is uitgebreider dan het eerste tabblad Instellingen gebruikers, er zijn immers meer schoolfuncties dan gebruikerstypes. U kiest een roosterproject om per roosterproject een overzicht te krijgen van de instellingen voor schoolfuncties.

2021-08-Instellingen-schoolfuncties-hele-tabblad.png

U ziet in dit tabblad een tabel met groene toegekende rechten en grijze niet-toegekende rechten. U heeft de mogelijkheid om lees- en bewerkrechten voor de verschillende schoolfuncties in te stellen. We hebben de rechten onderverdeeld in 5 verschillende categorieën die overeenkomen met menu's uit het portal:

  • Onderwijs
  • Leerlingen
  • Personeel
  • Management
  • Roosters

Op deze manier kunt u eenvoudig zien met welk recht u bepaalde informatie kunt vrijgeven voor lezen of bewerken voor een bepaalde schoolfunctie.

U kunt niet alle rechten vrij instellen. De groene cellen zijn al toegekend. Als u <Bewerken> aan heeft staan, dan ziet u ook lichtgrijze cellen, dit zijn rechten die toe te kennen zijn bij die schoolfunctie. Grijze cellen kunt u niet verder instellen.

U kent een lees- of bewerkrecht als volgt toe aan een schoolfunctie:

  1. Klik op de knop <Bewerken>
  2. Klik op een cel om een recht aan of uit te zetten.

In de tabel hieronder ziet u wat de betekenis is van mogelijke kleuren en symbolen die u bij Instellingen schoolfuncties tegen kan komen.

Teken Betekenis
2021-08-Instellingen-schoolfuncties-Zermelo-standaard-toegekend.png Zermelo standaard toegekend
2021-08-Instellingen-schoolfuncties-niet-in-te-stellen.png Niet toe te kennen
2021-08-Instellingen-schoolfuncties-extra-in-te-stellen.png Toe te kennen
2021-08-Instellingen-schoolfuncties-niet-Zermelo-standaard.png Toegekend en wijkt af van Zermelo standaard
2021-08-Instellingen-schoolfuncties-niet-Zermelo-standaard-niet-toegekend.png Niet toegekend en wijkt af van Zermelo standaard
2021-08-Instellingen-schoolfuncties-niet-bewerkbaar.png Toegekend en niet bewerkbaar

Schoolfuncties toekennen

In het derde tabblad Toekenningen schoolfuncties kunt u een schoolfunctie met de daarbij behorende rechten toekennen aan een werknemer. Dit doet u per roosterproject en per schoolfunctie.

image.png

Met behulp van het volgende voorbeeld laten we u zien hoe u twee werknemers de schoolfunctie decaan geeft:

  1. Klik op het tabblad Toekenningen schoolfuncties
  2. Selecteer het gewenste roosterproject
  3. Selecteer de schoolfunctie Decaan
  4. Selecteer eventueel nog de juiste vestiging
  5. Zet de knop <Bewerken> aan
  6. Klik op de knop <Toevoegen>
  7. Selecteer de eerste beoogde decaan en afdeling(en)
  8. Klik op de knop <Toevoegen>
  9. Herhaal deze stappen voor de tweede decaan

Het is mogelijk later nog extra afdelingen toe te wijzen of juist afdelingen weg te halen. U kiest hiervoor de modus plaatsen en klikt de betreffende afdeling aan.

U kunt voor één of meerdere werknemers een individuele aanpassing in de rechten doen. Hieronder leest u hoe u dit doet. Let u hierbij op dat als u de standaard instellingen van bijvoorbeeld decanen vervolgens wijzigt, deze wijziging niet geldt voor uw medewerkers met individueel instelde rechten. Deze rechten worden pas meer aangepast indien u voor de gebruiker de Zermelo standaard instelt.

Vanuit de modus bewerken kunt u de individuele instellingen wijzigen voor een (groen) toegekend recht. In ons voorbeeld gaat het dus om een aangepast recht voor een individuele decaan op een afdeling. U regelt dit als volgt:

  1. Ga naar het tabblad Toekenningen schoolfuncties
  2. Selecteer de modus bewerken
  3. Zet de knop <Bewerken> aan
  4. Klik op een groene cel, een toegekende afdeling bij uw werknemer
  5. Een extra venster opent
  6. Zet het vinkje onder het potlood aan voor het recht waarbij u wilt afwijken van de Zermelo standaard
  7. Klik op de cel van het lees- of bewerkrecht dat u aan of uit wilt zetten
  8. Bevestig met de knop <Ok>
  9. Het grijze hoekje in de hoek van de cel geeft aan dat er een individuele instelling is, het getal geeft aan hoe vaak er is afgeweken van de standaard.

image.png

Een medewerker met de schoolfuncties roostermaker kan teamleiders en mentoren toevoegen. Ter bescherming van de persoonsgegevens van uw werknemers is het voor een roostermaker niet mogelijk zichzelf als teamleider toe te voegen. Een teamleider heeft namelijk toegang tot veel persoonsgegevens. Als een roostermaker ook teamleider is dient de applicatiebeheerder dit in te stellen.

U kunt in het scherm Toekenningen Schoolfuncties ook zien hoeveel schoolfuncties uw werknemers hebben. U ziet dit in de kolom [Aantal schoolfuncties]. Als u op het vergrootglas klikt kunt u specifiek zien welke schoolfuncties dit betreft.

aantal-schoolfuncties.png

Toekenningen schoolfuncties (details)

In het tabblad Toekenningen schoolfuncties (details) vindt de applicatiebeheerder een overzicht van alle rechten werknemers binnen het roosterproject hebben. Ook de individuele instellingen zijn zichtbaar en kunt u op deze pagina bijwerken. U filtert op werknemer, categorie of recht. Hierdoor kunt u eenvoudig zien:

  • welke rechten een werknemer heeft;
  • welke werknemers een bepaald recht hebben, bijvoorbeeld het wijzigen van de pakketkeuzes.

U kent een extra recht als volgt toe:

  1. Ga naar het tabblad Toekenningen schoolfuncties (details).
  2. Zet de knop <Bewerken> aan.
  3. Filter op de werknemer waarvoor u een recht wilt toekennen.
  4. Klik op <Toevoegen>.
  5. Selecteer het recht dat u wilt toekennen.
  6. Afhankelijk van het recht wat u heeft toegekend vult u in het niveau, het bereik, en of de werknemer alleen mag lezen of ook bewerken.
  7. Klik op <Toevoegen>.

Toekenningen-schoolfuncties-details.png

U maakt een overzicht van welke werknemers een bepaald recht hebben door de volgende stappen te volgen:

  1. Ga naar het tabblad Toekenningen schoolfuncties (details).
  2. Selecteer bij Recht het recht waarop u wilt filteren.
  3. Zorg dat u bij Werknemer en Categorie geen filter selecteert.

Rechten-bekijken.png

Schoolfunctie verwijderen

Om een schoolfunctie te verwijderen bij een medewerker gaat u naar het tabblad "Toekenningen schoolfuncties". U selecteert daar de schoolfunctie, bijvoorbeeld Decaan.

Zorg dat Bewerken aan staat en de modus is ingesteld op Plaatsen. U kunt nu de groene blokjes bij de medewerker wegklikken. Als het scherm ververst wordt, verdwijnt de medewerker uit beeld.

image.png

Gepubliceeerd: 03/08/2021